淺析醫(yī)院物資招標采購過程中內(nèi)部控制的作用

羅東

醫(yī)院物資 招標采購 內(nèi)部控制 管理要點

對于醫(yī)院而言，物資采購內(nèi)容主要包括藥品、醫(yī)學裝備耗材、醫(yī)學儀器設(shè)備、后勤物品、辦公用品、工程材料等，采購的要求高、參數(shù)復(fù)雜，具有極強的專業(yè)性。如果委托招標公司采購，則周期長、費用高。因此，許多醫(yī)院都采取自行組織招標。實踐證實，物資采購質(zhì)量，直接影響醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量，關(guān)系到醫(yī)院運營成本、患者切身利益，因此成為從業(yè)人員的研究重點。以下從內(nèi)部控制的角度進行探討。

醫(yī)院物資招標采購的管理要點

（1）成立招標采購小組

設(shè)立招標辦公室，根據(jù)醫(yī)院人力組織結(jié)構(gòu)，成立物資招標采購小組，招標辦公室牽頭，財務(wù)、審計、醫(yī)務(wù)、護理、總務(wù)等部門負責人作為組員，專業(yè)部分由機電設(shè)備、醫(yī)用耗材和網(wǎng)絡(luò)信息相關(guān)科室參與。其中財務(wù)、審計部門參與，起到監(jiān)督作用，提高采購工作的透明度；部門負責人參與，能提供專業(yè)意見，把好物資質(zhì)量關(guān)；專業(yè)人員參與，則能提高物資產(chǎn)品的性價比。

（2）確定招標方式和流程

一是招標方式。當前招標方式多種多樣，結(jié)合醫(yī)院物資特點和規(guī)模，可以采用競標為主、議標為輔的方式。首先選擇滿足招標要求的供應(yīng)商，同一時間進行二輪報價；然后招標采購小組綜合分析報價、資質(zhì)、信譽、售后服務(wù)等要素，選定中標公司，簽署供貨協(xié)議。二是招標流程。招標程序中要明確以下要素：其一，起草人和審定人，其二，標書內(nèi)容，其三，供應(yīng)商要求；其四，考察小組成員，其五，招標時間、地點、主持人，其六，中標公司跟蹤人。為了提高工作效率，可以組建項目小組，全程負責招標過程管理；同時將標書審定、招標現(xiàn)場會的控制權(quán)，放在招標采購小組手上，避免滋生腐敗問題。

（3）考察供應(yīng)商

項目小組由3-5人組成，成員是職能部門、使用部門負責人，以及專業(yè)技術(shù)人員。發(fā)標后，項目小組應(yīng)該考察供應(yīng)商，內(nèi)容包括工商注冊證、經(jīng)濟實力、信譽度，并結(jié)合以往客戶的評價，保證產(chǎn)品規(guī)格性能滿足醫(yī)院采購需求，在保證質(zhì)量的前提下，選擇性價比高的供貨商。

內(nèi)部控制在醫(yī)院物資招標采購中的作用

（1）監(jiān)督作用

市場經(jīng)濟體制運行的同時隱藏著風險，醫(yī)院開展經(jīng)濟活動時也存在風險。針對物資招標采購過程加強內(nèi)部控制，能完善監(jiān)督和評價工作，及時識別采購風險，降低采購成本。此外，通過內(nèi)部控制能明確管理缺陷，保證采購的規(guī)范化，避免發(fā)生資源浪費、貪污舞弊等現(xiàn)象，促使醫(yī)院正常運營。

（2）預(yù)防作用

醫(yī)院物資招標采購期間，做好內(nèi)部控制工作，就是審計參與事前、事中、事后全過程，發(fā)現(xiàn)問題及時解決；在財政紀律上提出針對性意見，并向上級領(lǐng)導反映，發(fā)揮風險預(yù)防作用，實現(xiàn)廉政建設(shè)。監(jiān)察部門參與檢查全過程的流程、環(huán)節(jié)是否合規(guī)。各個科室和工作人員按照內(nèi)控制度做事，積極配合審計工作，有利于構(gòu)建和諧的醫(yī)院環(huán)境。

（3）免疫作用

針對醫(yī)院物資招標采購過程進行內(nèi)部控制，有利于完善物資采購管理制度，通過規(guī)范流程、凈化環(huán)境，促使經(jīng)濟活動有序開展。隨著內(nèi)控措施的實施，能明確各部門職責，提高物資管理的透明度，避免采購中出現(xiàn)暗箱操作，真正實現(xiàn)公正、公開的目標，在醫(yī)院和供貨商之間建立長期伙伴關(guān)系。

醫(yī)院物資招標采購中加強內(nèi)部控制的措施

（1）完善內(nèi)審機構(gòu)制度

健全內(nèi)審機構(gòu)和制度，是內(nèi)部控制工作開展的前提。醫(yī)院在物資招標采購期間，可以從環(huán)境控制、風險管理、采購監(jiān)督等方面人手，形成完善的內(nèi)控審計體系。一方面，要明確審計職責，規(guī)范采購審批權(quán)限，優(yōu)化招標采購流程，切實發(fā)揮出咨詢、評價、管理、鑒證等作用，提高采購過程的透明度，有效降低采購成本。另一方面，審計監(jiān)督要從事前、事中、事后開展，認識到內(nèi)部控制的重要性，提高審計工作的精細化程度，提供機制體制保障，保證審計部門的權(quán)威性。

（2）加強招標評標審計

在招標采購文件中，要明確由醫(yī)院的招標采購小組，分析采購方案的可行性，并進行公開評標；預(yù)審?fù)稑巳说馁Y格時，要遵循公平、公開、公開原則，避免發(fā)生舞弊現(xiàn)象。招標審計時，看項目形式的規(guī)范性，看審批手續(xù)的齊全性，看編制內(nèi)容的完整性，以及技術(shù)要求的合理性。評標審計時，要不定期審查投標單位的報價，審查中標價的執(zhí)行情況，看是否出現(xiàn)變相漲價等違規(guī)行為。

（3）提高內(nèi)審部門獨立性

內(nèi)控審計工作的開展，必須要保證審計部門的獨立性，醫(yī)院也不例外。一是，在物資招標采購中，內(nèi)審工作要得到領(lǐng)導的支持，認識到內(nèi)審的重要性，是保障醫(yī)院利益的有效手段。因此審計工作直接向領(lǐng)導匯報，避免受到各職能部門的影響，提高審計數(shù)據(jù)的真實性。二是，根據(jù)審計結(jié)果，對于物資采購中的違規(guī)行為，內(nèi)審部門有權(quán)提出意見和建議，避免監(jiān)督權(quán)力分散，實現(xiàn)統(tǒng)一采購、統(tǒng)一監(jiān)管的目標。三是，引入第三方詢價機制。由財務(wù)人員將醫(yī)院招標的設(shè)備等物資信息提供給專業(yè)網(wǎng)站，獲取廠家提供的價格信息，做為醫(yī)院招標的重要價格參照。第四，從內(nèi)審隊伍人手，落實學習培訓活動，提高業(yè)務(wù)技能和職業(yè)素養(yǎng)，積極防范審計風險。培訓內(nèi)容包括經(jīng)濟法規(guī)、政策制度、財務(wù)會計等，采用座談會、專家講座等多種形式，構(gòu)建一支高素質(zhì)的內(nèi)審團隊。

結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院物資采購是一項重要的經(jīng)濟活動，招標采購中的管理要點，在于成立招標采購小組，確定招標方式和流程，并且考察供應(yīng)商。內(nèi)部控制在招標采購過程中，具有監(jiān)督、預(yù)防、免疫的作用，醫(yī)院應(yīng)該完善內(nèi)審機構(gòu)制度，加強招標評標審計，提高內(nèi)審部門獨立性，實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的目標。