人事檔案信息化管理與服務工作之探析

張青松

摘要：信息化時代要求人們努力從生活中去挖掘各種各樣的信息，這就需要我們去解決如何打造人事檔案管理信息化建設，人事檔案管理工作是一項系統、耗時多、復雜程度高的工作，信息數字化是其發展的必然選擇。在進行檔案管理信息化建設過程中，需要檔案管理部門的工作人員積極地進行參與，同時需要全體部門的人員進行積極的配合，并且對于管理過程中產生的問題進行分析，并采取針對性的措施。推動人事檔案信息化管理，使干部人事檔案能夠適應干部工作的需要，適應干部人事檔案管理服務的新要求。

關鍵詞：人事檔案；信息化管理；探析

1 人事檔案管理信息化建設的重要性

1.1 干部人事管理的需要

干部人事檔案對優秀干部的考察、識別、培養、任用可以提供重要的依據，同時對加強干部隊伍建設，促進工作的監察、黨政管理具有重要的意義。進行干部人事檔案信息化可以提供人員數據庫服務，對干部人事的個人履歷表、人員基本信息、干部職位變動等相關資料能夠快速地查詢，使領導和相關部門對干部隊伍的整體情況進行整體的把握和掌控。

1.2 流動人員人事管理的需要

隨著流動人員人事檔案逐年遞增，流動人員人事檔案管理信息化的建設尤其重要。檔案管理的信息化極大方便了工作人員和服務對象，降低了工作量，提升了服務效率。比如應用系統智能分配方法來管理庫房，使得人事檔案出入庫更加簡便、快捷、高效和準確，讓庫房管理工作變得更加簡單，庫房空間利用更加充分合理。通過檔案信息化可實現檔案系統與互聯網數據的實時同步。同時，還可以通過掃二維碼查詢網絡數據，具備防偽驗證功能。

1.3 人事信息的利用率得到了提高

傳統的人事檔案管理，對檔案的查詢工作比較費時費力，同時其準確度也較低，存在人事部門對檔案更新不及時的情況，例如有些人員已經離職，卻沒有及時對其等資料進行處理等情況。在進行人事檔案信息化建設中，可以通過計算機對人事檔案進行管理，提高檔案工作的工作效率，信息化建設可以直接對檔案信息資源進行分類、分析、提取，和傳統的檔案管理相對比，更容易保存、查詢、修改，提升了檔案的管理的效率，降低了檔案管理的成本。

2 當前存在的一些問題

2.1 人事檔案管理的模式過于單一

當前，人事檔案管理工作雖有運用了先進的信息化技術，但卻沒能建設統一的人事管理系統。目前的檔案人事管理工作的模式比較單一，有一些單位部門比較多，每個科室都有獨立的檔案管理，沒有專門的人事部門進行管理，也沒有統一固定的模式，信息化管理工作僅僅是部門內部的合作，忽略了職工層次的多樣性，管理工作的方式不夠靈活，內容不夠豐富。

2.2 檔案造假現象有禁不止

目前在干部檔案管理中還存在一些造假的行為，干部檔案是進行干部考察的重要依據，目前，有很多的法律法規的對造假行為有所遏制，但是仍然不能杜絕。干部履歷主要包含年齡、工齡、黨齡、學歷、工作經歷和干部身份這幾個方面，干部履歷造假主要之中在年齡、經歷經驗、學歷。甚至有的檔案內容只有性別是真的，其他的都是假的。

2.3 檔案專業人員待遇有待提升，隊伍建設有待加強

檔案管理人員的政治和業務素質參差不齊，特別是對信息化建設的認識不夠。有的檔案工作人員專業知識學習不夠，沒有很好掌握現代信息管理技術，知識面有待進一步拓寬。干部人事檔案工作人員在干部檔案建設和管理工作中任務重責任大，但是他們的職級別待遇普遍偏低。要妥善解決他們的職級待遇，在職務職級的晉升，在職稱評定等方面給予照顧，保持隊伍相對穩定。對那些為檔案工作做出貢獻的同志給予表揚和獎勵。

3 檔案信息化管理對策研究

3.1 健全優化檔案管理制度

按信息化的要求優化干部人事檔案收集制度、鑒別歸檔制度、查（借）閱制度、檔案轉遞制度、保密制度等。檔案管理人員運用信息化更好地對每一份收集上來的材料進行鑒別、甄選，確保干部檔案真實、準確。檔案管理人員要堅決做到“五不查”、“四不借”、“三不轉”，即無介紹信不查、非正式黨員不查、涉及本人不查、牽扯家屬不查、未經領導批準不查；未經領導批準不借，非特殊需要不借，手續不全不借，親屬檔案不借；個人帶檔不轉，沒有調令不轉，材料不全不轉，有效提高檔案的準確性和工作效率。

3.2 強化法規建設嚴肅檔案紀律

組織人事部門，要強化人事檔案管理意識，在進行人事檔案管理工作中，要根據國家的法律法規的，對檔案管理的制度進更新，對人事檔案工作進行研究，創立檔案管理體系，增加檔案管理的信息化進程，注重檔案管理目標和信息化的連接。在進行檔案管理的各個環節進行嚴格的控制，尤其是檔案的存放、調閱等環節更是不能忽視，實行責任制，有專人負責，將各項措施落實到位，強化法規建設嚴肅檔案紀律嚴禁造假，以便檔案能夠更好的得到管理與保護。

3.3 加強檔案人才隊伍建設

干部檔案工作人員在干部檔案建設和管理工作中承擔著十分重要的責任。各級組織要加強檔案工作的領導，要注意加強檔案工作隊伍的建設。人事檔案管理人員必須有較高的政治素質、良好的職業道德和崇高的敬業精神。在加強人事檔案管理人員思想教育的同時也要加強檔案管理人員的培訓工作，要不斷開展繼續教育，加強管理人員的信息化培訓，普及現代知識教育，培養信息化管理理念，改善他們原有知識結構，豐富檔案管理者專業知識能力，將傳統的紙質檔案歸檔能力和現代的信息化檔案歸檔能力結合起來。培養出一支政治可靠、技術過硬、專業協調、結構合理的信息化人才隊伍。使人事檔案管理工作的信息化水平進一步提高。

4 結語

應用信息化管理技術手段，實現了查詢快速化、信息管理標準化、證明出具規范化、數據統計精準化和權限分配科學化，可以在減少對原始檔案損害的同時提升檔案管理的服務效率、管理水平，增加原始檔案的利用價值。人事檔案管理信息化還可以促進人事檔案管理的轉型。因此，研究人事檔案的信息化建設對機關和服務就顯得具有積極的現實意義。

參考文獻：

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