民辦高職院校系部教學秘書工作的幾點思考

張穎

摘 要：教學管理是我國高等院校日常事務中極為重要的環節。尤其大部分民辦高等職業院校，其辦校的主要目的就是通過提升教學水平、擴大學校的社會知名度，吸引更多的學生來校就讀。而提升高等學校教育教學水平的核心舉措：做好學校日常的教學管理工作。尤其一線教學管理人員，他們的綜合素養和業務能力對高職院校的教學管理工作的效率和教學質量水平將產生直接影響。基于此，本文對民辦高職院校系部教學秘書工作的相關知識內容進行了探究分析。

關鍵詞：民辦高職院校；系部教學秘書工作；創新思路

教學作為我國民辦高職院校校務工作的核心，其教學工作質量受日常教育教學管理工作水平及質量的直接影響。系部教學秘書是民辦高職院校教學管理組織的重要組成部分，其崗位工作內容就好比一個沙漏的瓶頸，校內各職能部門發布的通知與教學任務都從這里通過。本文主要通過分析民辦高職院校教學秘書的工作職能，提出了相關民辦高職院校教學秘書工作的創新思路，以達到提升民辦高職院校整體教學管理水平與質量的目的。

一、民辦高職院校系部教學秘書的主要工作職能

（一）教學組織職能

對學校提出的教學指令進行傳達，聯合不同院系來對教學計劃進行制定，提出切實可行的教學實施方案。大致有：制定院系專業的課程教學表、對教學計劃書予以下達、對教師工作量做好統計、對教學資源進行分配、對授課教師予以調配、對書本教材進行征訂以及對教師人事信息或是業務檔案做好管理。另外，需結合教學的基本情況，對教學計劃進行適當地調整。班級課表編排是高職院校教務管理工作的難點與重點，其必須以每學期開課計劃為前提，并需廣泛收集與征求各專業授課教師的意見，充分利用學校本身具有的教育教學資源，以為教學過程提供便利和良好服務；同時需充分調研各班級學生的學習接受能力和學生課外時間的均衡性來編制課本，以確保滿意的教學質量。結合院校提出的教學目標，對教學計劃書進行下達，同時需事先對教材進行征訂。在執行教學計劃的活動中，系部教學秘書需積極參與到教學質量監控工作中，做好教學工作量的統計工作。

（二）學籍管理、考務管理和成績管理職能

對學籍管理進行貫徹落實，對在校生的學籍檔案做好存檔；對入校學生及其流動狀況做好統計，如轉學、休學、復學、退學等，準確對該類學生檔案進行歸檔。作為教學管理活動中比較繁瑣的環節，教務管理從最初的命題下達、明確、印刷和分封試卷，到最后提出考場規劃以及入場考試，上述環環緊密相扣，不能出現半點差池。若出了錯，勢必會對考務管理的質量產生很大影響。所以，考務管理具有極強的嚴謹性特征，這也是對系部教學秘書工作能力的最大考量。教務管理工作的質量，也是教學秘書工作能力的重要體現。成績管理包含對考試成績做好統計處理，對補考或是重修學生進行梳理，了解學生自身的學習成效，為今后的教學計劃或是管理工作提供可靠的幫助。

（三）教學質量管理職能

教學秘書對高校整體教學質量起到重要作用。教學活動中，需聯合系部主任共同對不同專業的教學文件及其教學情況進行考核。各學期期中、期末階段，應當搭配院校教務處等多個職能部門，共同對教學工作做好徹底地檢查；不定期安排學生舉辦教學座談會或是網絡評教活動，了解他們對教師教學有何種看法，匯總并反饋給各部門領導與授課教師，深化教學改革，提高教育教學質量。教學秘書發揮著重要的教學質量管理職能。

二、民辦高職院校教學秘書工作的創新思路

（一）拓展視野，提升工作的主觀能動性

教學秘書必須將工作主要精力放在教學管理工作之上，可有效利用業余時間多多關注同類型院校在其教學管理、專業設置方面的有點，并將相關信息進行歸納整理，及時向本校部門領導匯報，真正做好院系領導的助手，并強化自身的教學質量管理意識，積極主動的參與教學管理。

（二）強化“以人為本”的彈性化管理理念

高校管理進程中，“管”必須以制度、規章為依托；“理”則需注重分析研究和自主創新。說到底，即體現人性化的基本原則。高校管理，不僅要形成完善的組織紀律以及規章制度，也要懂得在具體的執行與實施過程中堅持“以人為本”理念，不要一味地被條條框框規章制度所制約。教學管理，說到底是為了更好地位教師、學生提供優質的服務。教學秘書應當了解本職工作的從屬性、服務性和輔助性，堅持“以人為本”的核心理念，強化“為院校教學服務，為在校師生著想”的工作意識，真正將教學工作做好，體現出具有人情味濃郁的服務。針對學生來說，需學會以師長的身份引導學生更好地處理事務；針對教師，需以朋友的身份去協助其處理教學管理工作中的問題，盡可能地發揮出高效的服務水平。

（三）促進知識學習，提升教師的科研水平，注重職業規劃

整體來講，高職院校的教學管理活動全過程均牽涉到教學秘書。教學監督、組織協調、事務電話以及活動執行等，均需面向全體師生的各種問題。當前，國內民辦高校并沒有為系部教學秘書提供在職業培訓、學習交流以及學歷進修的可靠機會，導致大部分教學秘書的視野狹窄、知識匱乏，以致造成我國高職院校的整體教學水平不高。因此，廣大高職院校教學秘書要盡可能創造條件，積極參與到一起業務知識及專業水平提升方面的培訓班、講座等，積極參與與同類院校的經驗交流學習，努力提升自身的工作及科研水平，不斷創新，并做好職業規劃，為院校創造更大的效益。

（四）注重培養日常工作的邏輯思維，清晰處理問題

通常教學管理決策都是由院校領導層決定，教學秘書就是要主導執行具體事項，這就要求其必須有日常工作的思考習慣，養成良好的邏輯思維，以便能針對教學管理中的每一個問題都能準確、正確處理。同時要鍛煉自身的創造力和提升創新能力，提升自身的綜合管理能力。

三、結語

總的來說，民辦高職院校要實現教學秘書機制的可持續發展，必須發揮出領導層、職能部門及各教學管理人員之間的協調作用。同時，每一位系部教學秘書要不斷學習，努力提升自身的專業能力和業務水平，不斷創新和成長，為我國民辦高職院校的教育事業貢獻力量。

參考文獻：

[1]范小云.高職院校教學秘書工作探析[J].高教高職研究，2012，（76）.

[2]沈俊美.民辦高校秘書工作現狀與優化措施[J].河南科技學院學報，2011，（9）.