淺析基于館藏統計的圖書館館藏數據維護工作

符潤花

摘 要：圖書館的館藏數據維護工作是一項長期性、復雜性、連續性的工作，清晰準確的館藏數據是提升圖書館業務水平和服務質量的基礎和前提。定期的館藏統計分析是發現館藏異常數據的有效途徑，結合各館的實際情況，采取適合自身的有效措施，找出館藏異常數據，進行全面處理，保證館藏數據的清晰、準確、規范。

關鍵詞：圖書館；館藏統計；館藏數據；館藏維護

圖書館的館藏文獻數據維護是指的圖書館內所有館藏資源，涉及面極其廣泛，是一項兼具長期性與復雜性的重要工作[1]。筆者認為館藏數據維護工作的前提是找出需要維護的對象，也就是館藏中存在的異常及錯誤數據，而文獻統計是發現館藏數據異常最直觀而有效的途徑。館藏統計是指對圖書館的館藏在數量、質量及使用上進行綜合統計與整體分析，它是館藏管理及數據維護的關鍵要素，也是對本館館藏自我檢查的重要步驟[2]。定期的館藏統計，圖書館可以了解現有館藏是否符合本館發展的方針任務，文獻信息是否滿足讀者需求，本館館藏數據是否存在問題等，以便工作人員隨時進行數據維護。當然各館也可以結合自己的實際情況，選擇合理的文獻清點核對方式，找出館藏異常數據。

一、館藏文獻數據維護工作的特點

（1）復雜性。

異常數據信息的產生是非常復雜的，編目人員日常的疏忽、操作不當，沒有及時修改及清除；編目系統的不穩定、系統之間不兼容等，系統的更新換代過程中，產生了大量的錯誤數據，如書名與條碼不符，條碼不存在圖書，典藏地錯亂等，造成讀者無法正常借閱的圖書并不在少數。有些異常數據可以直接從數據庫里看出，大部分只有通過實物統計才能發現，總之這些異常數據類型簡直多種多樣，不能用單一的方式批處理，批修改，要結合實際，做到具體問題具體分析。

（2）長期性。

隨著文獻信息資源的不斷發展，圖書館也越來也被政府重視，購書經費逐年遞增，圖書館館藏資源不論是種類還是數量都得到了很大的增長，而異常數據也在與日俱增， 需要維護的館藏數據日益龐大，因而檢查修改錯誤信息必然是一個長期的過程， 絕不是一朝一夕， 一蹴而就的， 特別是一些年代久遠、 不常用的書目數據， 極不容易被發現錯誤， 因此， 館藏數據的維護工作必然是圖書館長遠的、 持久的工作任務。

（3）連續性。

對于書目數據的修正應始終保持認真謹慎的態度， 應該盡量避免由于工作人員及使用系統等主客觀因素導致數據維護標準不統一的情況，相關工作人員對于數據維護中發現的問題必須及時加以歸納總結，制定出一套統一的維護標準，以確保館藏數據維護的一致性和連續性。

二、館藏數據維護工作的意義

（1）清晰準確的館藏數據是圖書館提升服務質量的有力保障。

館藏數據是讀者了解館藏文獻資源的窗口，是讀者獲得所需書目數據的重要途徑，因此館藏數據的準確性對讀者服務工作是至關重要的。清晰準確的館藏數據是圖書館提升服務質量的有力保障。

（2）規范準確的館藏數據是圖書館館藏建設依據。

規范準確的館藏文獻是圖書館服務讀者的基石，而文獻資源建設質量決定了圖書館文獻保障能力的高低。每個圖書館都在追求館藏質量的發展與提升。館藏統計與分析評估有助于圖書館了解自身館藏結構的狀況，優化館藏文獻資源建設策略，并以此作為制訂與調整館藏發展政策、開展資源推廣、圖書采購等工作的可靠依據[3]。

三、基于館藏統計的館藏數據維護措施

圖書館對館藏統計采取的手段和措施都不盡相同，然而筆者認為逐一的、全面的、定期的對全館實物數據和系統數據進行統計對比分析，能全面的發現并找出館藏異常數據，從而采取相應的修改對策。

（1）無效數據問題。無效數據是指由于各種原因導致數據庫中存在的大量無用數據，如：條碼項亂碼，條碼數位錯誤，空數據記錄等占用大量信息空間，致使數據信息混亂，嚴重影響讀者對書目數據的檢索。

（2）有書無數據問題。通過館藏統計對比分析，發現一些真實存在架上的館藏圖書，數據庫中卻沒有相對應的數據，這一部分圖書讀者無法通過檢索系統檢索到書目信息，以至無法正常借閱，需要編目人員在數據庫中完善書目信息，實現這類圖書的正常流通。

（3）文獻流通數據存在的問題。隨著互聯網的不斷發展，圖書館讀者借閱方式也隨之發生著翻天覆地的變化 ，由傳統單館手工借閱，自動化24小時自助借還，館際互借，再到如今的在線借閱等，這一序列文獻流通的關鍵識別途徑是條碼。然而在集中回溯書目條碼過程中， 為了讀者的方便快捷，有的圖書館往往直接建立了快捷流通的冊信息庫， 如我館的“你閱讀我買單”項目中，它們與書目記錄很可能無法歸并，形成各自的記錄，導致同一書目下多條記錄的混亂場面。因此必須通過館藏的全面統計與分析，找出錯誤所在，分門別類的批量或逐一維護。如典藏與編目分屬不同子系統， 則書目數據恢復則須由編目人員或由數據維護人員來進行。[4]

（4）館藏與數據不一致的問題。在圖書館管理理論中 ，要求定期對館藏進行統計清點 。在手工編目時代已存在館藏與卡片不一致的問題 。由于圖書館藏量的不斷增加 ，幾乎沒有幾個館有能力進行全面清點工作 。回溯建庫 ，實際是對館藏進行了一次全面清點 。但建庫多年后 ，館藏與數據不一致的情況又擺在了我們面前 。它對讀者服務工作 、對館藏建設工作的影響是眾所周知的 ，因此館藏維護工作刻不容緩。計算機雖然為清點工作的進行提供了可能性 ，自動化管理系統中也已具有清點館藏的功能 。然而從筆者維護數據多年的經驗來看，館藏數據統計對比分析是比較有效的，如我館從統計分析中發現一部分數據庫有數據而書庫無書 ，這部分數據的館藏地點批量修改為“丟失”；書庫有書而數據庫無數據的，根據具體情況及時添加完善數據。

綜上所述，基于館藏統計分析開展的館藏數據維護工作是最全面的數據維護手段，可以集中、直觀地發現異常數據，通過工作人員的分析判斷，對癥批量或逐一處理。規范、清晰、完整的館藏數據及館藏結構是圖書館長足發展的基礎，是提高讀者服務工作水平的有力保障。

參考文獻：

[1]王微.基于圖書盤點的圖書館館藏數據維護工作探析[J].吉林廣播電視大學學報，2017，（7）.

[2]吳建江.基于流通統計分析驗證館藏結構的合理性[J].長春理工大學學報，2012，（7）.

[3]劉香蘭.圖書館館藏數據中存在的問題及對[J].農業圖書情報學，2009，（6）.

[4]孫秀娟.現代圖書館的數據維護[J].航海教育研究，2006.1.