會(huì)計(jì)檔案的管理研究

李曉霞

【摘 要】論文深入探討分析了會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在的問(wèn)題以及相應(yīng)的改進(jìn)措施，希望能夠?yàn)闀?huì)計(jì)檔案管理工作的不斷完善，保證企事業(yè)單位的發(fā)展提供一定的借鑒和參考。

【Abstract】In this paper， we will delve into the problems in accounting file management and the corresponding improvement measures， and hope that the management of accounting files can be continuously improved to ensure the development of enterprises or institutions.

【關(guān)鍵詞】會(huì)計(jì)檔案；管理；單位

【Keywords】accounting files； manage； unit

【中圖分類(lèi)號(hào)】G271 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A 【文章編號(hào)】1673-1069（2018）04-0035-02

1 引言

會(huì)計(jì)檔案管理工作涉及檔案的收集、整理、銷(xiāo)毀、借閱以及利用，其中記錄的各類(lèi)數(shù)據(jù)對(duì)于企業(yè)或者事業(yè)單位都是非常重要的。所以我國(guó)對(duì)于會(huì)計(jì)檔案管理工作也是非常重視的，但是隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，會(huì)計(jì)檔案管理工作中的很多管理辦法已經(jīng)不再適用于當(dāng)前的會(huì)計(jì)檔案管理工作。其中顯現(xiàn)出來(lái)的問(wèn)題就是會(huì)計(jì)檔案管理工作與當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的不適應(yīng)。要保證會(huì)計(jì)檔案管理工作的順利進(jìn)行，我們必須針對(duì)其存在的問(wèn)題采取針對(duì)性措施。

下文將具體探討分析我國(guó)會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在的問(wèn)題及對(duì)應(yīng)的整改措施。

2 會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在的問(wèn)題

會(huì)計(jì)檔案管理工作的規(guī)范性、高效性對(duì)于企業(yè)或者事業(yè)單位做出及時(shí)科學(xué)的決策有很大的引導(dǎo)作用。但是因?yàn)闀?huì)計(jì)檔案管理工作中存在的問(wèn)題在很大程度上阻礙了檔案管理工作的順利進(jìn)行，下文將具體闡述我國(guó)會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在的問(wèn)題，以便找尋更好的會(huì)計(jì)檔案管理工作方法。

2.1 會(huì)計(jì)檔案管理制度的缺失

會(huì)計(jì)檔案管理工作的高效有序進(jìn)行離不開(kāi)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案管理制度的規(guī)范。但是隨著企業(yè)和事業(yè)單位的不斷發(fā)展，之前很多會(huì)計(jì)檔案管理制度與當(dāng)前檔案管理工作的方式在很多地方是不太契合的，也就是會(huì)計(jì)檔案管理制度對(duì)于當(dāng)前檔案工作的管理存在很多漏洞，會(huì)計(jì)檔案管理制度存在一定的缺失，不能對(duì)于會(huì)計(jì)檔案管理工作的方方面面都進(jìn)行規(guī)范。這種現(xiàn)象的發(fā)生非常容易導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案管理工作出現(xiàn)問(wèn)題，因?yàn)楹芏鄷?huì)計(jì)檔案管理工作的人員甚至是一些其他人都有可能利用制度中的缺失怠慢工作，這對(duì)于提高會(huì)計(jì)檔案管理工作的工作效率是非常不利的，而且制度方面的缺失也會(huì)在很大程度上降低每一環(huán)節(jié)的工作效率從而影響整體檔案管理工作的進(jìn)程。

2.2 會(huì)計(jì)檔案裝訂規(guī)范性

會(huì)計(jì)檔案管理工作中檔案裝訂的規(guī)范性對(duì)于日后檔案進(jìn)行調(diào)閱、利用是非常重要的。但是會(huì)計(jì)檔案管理工作中，有一部分工作人員工作態(tài)度不認(rèn)真就非常容易在裝訂過(guò)程中出現(xiàn)各類(lèi)問(wèn)題。比如裝訂線蓋住了檔案內(nèi)容，這樣在后期進(jìn)行檔案調(diào)閱時(shí)是非常不方便的。當(dāng)然也有可能發(fā)生裝訂不牢固的現(xiàn)象，相對(duì)比較容易出現(xiàn)問(wèn)題的就是會(huì)計(jì)檔案中很多原始的會(huì)計(jì)憑據(jù)，這些憑據(jù)是調(diào)查取證中的重要證據(jù)。但是如果裝訂不牢固，儲(chǔ)存管理種非常容易丟失，這也是當(dāng)前會(huì)計(jì)檔案管理工作中的一個(gè)漏洞。

2.3 會(huì)計(jì)檔案借閱的手續(xù)不健全

會(huì)計(jì)檔案管理工作中借閱環(huán)節(jié)的規(guī)范性是一直影響會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要原因。因?yàn)闀?huì)計(jì)檔案的借閱人有很多對(duì)于會(huì)計(jì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不太足，所以對(duì)于很多會(huì)計(jì)檔案的借閱手續(xù)不是太了解。而且很多檔案管理工作人員因?yàn)橹T多原因?qū)τ诮栝喪掷m(xù)的辦理不太重視，這就使得現(xiàn)在會(huì)計(jì)檔案借閱中出現(xiàn)亂借亂還、有借無(wú)還、私借私還，沒(méi)有專(zhuān)人負(fù)責(zé)，出借時(shí)間、返還時(shí)間、借閱人姓名沒(méi)有記錄等不良現(xiàn)象。這給檔案管理工作中的檔案整理、調(diào)閱都帶來(lái)了很大的不利。所以說(shuō)會(huì)計(jì)檔案管理工作借閱的手續(xù)不全也是影響會(huì)計(jì)檔案管理工作工作效率的一個(gè)重要原因。

2.4 對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠

現(xiàn)在我們已經(jīng)進(jìn)入信息化社會(huì)，所以信息對(duì)于很多行業(yè)發(fā)展的影響是不容忽略的，尤其是會(huì)計(jì)檔案管理工作中涉及很多企業(yè)或者事業(yè)單位內(nèi)部的財(cái)務(wù)以及其他方面的報(bào)表，但是很多會(huì)計(jì)檔案管理工作的工作人員是工作年限比較長(zhǎng)的老員工，他們對(duì)于會(huì)計(jì)檔案管理工作現(xiàn)在在企業(yè)或者事業(yè)單位工作規(guī)劃等方面的作用沒(méi)有正確的認(rèn)識(shí)。這就使得他們對(duì)待工作的態(tài)度存在一定的問(wèn)題，最終容易導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案管理工作出現(xiàn)很多問(wèn)題。

3 改進(jìn)會(huì)計(jì)檔案管理工作的有效措施

會(huì)計(jì)檔案管理中存在的這些問(wèn)題會(huì)在很大程度上影響工作效率和工作質(zhì)量，而會(huì)計(jì)檔案對(duì)于企業(yè)和事業(yè)單位很多工作的安排和布置都具有很重要的參考價(jià)值。如果不能認(rèn)真探討這些問(wèn)題并找到相對(duì)應(yīng)的解決措施，最終企業(yè)和事業(yè)單位很多工作決策都會(huì)受到很大的影響。上文中我們已經(jīng)對(duì)當(dāng)前會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析，接下來(lái)本文將探討如何解決這些問(wèn)題，以改善我國(guó)很多企業(yè)和事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理工作，促進(jìn)各企業(yè)或者事業(yè)單位的發(fā)展。

3.1 必須建章立制

“沒(méi)有規(guī)矩不成方圓”，很多工作的順利開(kāi)展必須有相應(yīng)的規(guī)章制度來(lái)保證。但是因?yàn)闀r(shí)代發(fā)展變化，之前的檔案管理制度在實(shí)際實(shí)施過(guò)程中在很多方面都存在一些缺失。所以要想改善會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀，首要的任務(wù)就是應(yīng)該建章立制。而且規(guī)章制度對(duì)于會(huì)計(jì)檔案管理工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)的多個(gè)方面都應(yīng)該考慮，這樣規(guī)章制度才會(huì)更加全面。所以規(guī)章制度的確立應(yīng)該通過(guò)會(huì)計(jì)檔案管理工作中領(lǐng)導(dǎo)人員的討論商議進(jìn)行不斷完善。

3.2 會(huì)計(jì)檔案裝訂規(guī)范化管理

上文中我們已經(jīng)了解到會(huì)計(jì)檔案裝訂規(guī)范化的必要性，但是如果裝訂工作不能實(shí)施規(guī)范化管理，裝訂工作中存在的問(wèn)題是沒(méi)有辦法得到根本性解決的。所以會(huì)計(jì)檔案管理工作應(yīng)該逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，對(duì)于裝訂工作的監(jiān)督也應(yīng)該增強(qiáng)，這樣才能更好地保證檔案裝訂工作的順利進(jìn)行。此外為了避免出現(xiàn)裝訂問(wèn)題，裝訂完成后的檢查工作也是非常重要的。檢查工作也應(yīng)該不斷細(xì)化，不同人負(fù)責(zé)不同方面的檢查工作，使工作人員各司其職，這樣工作效率和工作質(zhì)量都會(huì)有所提升。

3.3 完善會(huì)計(jì)檔案借閱手續(xù)

檔案借閱手續(xù)的不完善會(huì)使會(huì)計(jì)檔案借閱秩序混亂，而且非常容易導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案管理工作其他環(huán)節(jié)出現(xiàn)失誤，所以完善會(huì)計(jì)檔案管理借閱手續(xù)是非常必要的，借閱手續(xù)必須對(duì)于借閱人、借閱時(shí)間、借閱內(nèi)容以及歸還檔案的時(shí)間等多種信息都做一個(gè)記錄。此外應(yīng)該實(shí)現(xiàn)專(zhuān)事專(zhuān)人，責(zé)任到人，這樣對(duì)于手續(xù)完善工作的有效開(kāi)展也有很大的促進(jìn)作用。

3.4 開(kāi)展專(zhuān)項(xiàng)講座，提升會(huì)計(jì)檔案管理工作人員的工作素養(yǎng)

檔案管理工作人員對(duì)于會(huì)計(jì)檔案管理工作重要性的了解會(huì)大大改善他們對(duì)于該項(xiàng)工作的工作態(tài)度。但是很多工作人員特別是一些老員工對(duì)于當(dāng)今社會(huì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性沒(méi)有了解，這可能會(huì)在很大程度上影響會(huì)計(jì)檔案管理的工作質(zhì)量。所以應(yīng)該定時(shí)開(kāi)展專(zhuān)項(xiàng)講座或者對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，提升他們的工作素養(yǎng)。這樣他們才能以更加專(zhuān)業(yè)的態(tài)度對(duì)待每一份工作，工作的完成質(zhì)量和速率也會(huì)有所提升。

4 結(jié)語(yǔ)

當(dāng)今社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅猛，會(huì)計(jì)檔案管理工作對(duì)于各個(gè)企業(yè)和事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)管理有著很大的影響，但是當(dāng)前我國(guó)會(huì)計(jì)檔案管理工作中仍然存在很多問(wèn)題，如果不進(jìn)行改善對(duì)于社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展是非常不利的。本文對(duì)此進(jìn)行了深入的探討，也針對(duì)性提出了解決問(wèn)題的有效措施，希望對(duì)提升會(huì)計(jì)檔案管理工作的工作質(zhì)量和工作效率有所幫助。

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