試論如何有效提升高校二級(jí)學(xué)院辦公室管理水平

胡俊峰

【摘要】隨著高等教育改革的不斷深入，高校管理重心逐漸下移到二級(jí)學(xué)院，二級(jí)學(xué)院辦公室的地位與作用將會(huì)愈發(fā)重要。分析當(dāng)前二級(jí)學(xué)院辦公室工作面臨的困難，找到提升二級(jí)學(xué)院辦公室工作水平的方法，對(duì)二級(jí)學(xué)院的建設(shè)發(fā)展將起到積極作用。

【關(guān)鍵詞】學(xué)院；辦公室；管理

隨著高等教育改革的不斷深入，構(gòu)建和完善中國(guó)特色現(xiàn)代大學(xué)制度步伐不斷推進(jìn)，高校管理重心逐漸下移到二級(jí)學(xué)院。二級(jí)學(xué)院的管理任務(wù)和內(nèi)容顯著增加，承擔(dān)著高校基本的教學(xué)、科研、人才培養(yǎng)、社會(huì)服務(wù)和文化傳承功能。作為高校基層管理機(jī)構(gòu)和二級(jí)學(xué)院核心樞紐的二級(jí)學(xué)院辦公室發(fā)揮著越來越重要的作用，其管理與建設(shè)水平直接影響著高校事業(yè)發(fā)展。當(dāng)前，我們要從分析現(xiàn)實(shí)存在問題入手積極探索優(yōu)化策略，才能有效提升高校二級(jí)學(xué)院辦公室管理水平。

一、當(dāng)前高校二級(jí)學(xué)院辦公室工作面臨的困難

（一）客觀表現(xiàn)。一是工作領(lǐng)域越來越寬、承擔(dān)的任務(wù)越來越重。日常事務(wù)的不斷增多和逐漸泛社會(huì)化趨向，也增加了工作執(zhí)行的復(fù)雜性。二是工作標(biāo)準(zhǔn)越來越高。在辦公室承擔(dān)的工作中，既有事關(guān)全局的大事，還有關(guān)系師生切身利益的實(shí)事，既要參與政務(wù)，又要管理事務(wù)，還要搞好服務(wù)，每項(xiàng)工作都要以較高的標(biāo)準(zhǔn)來衡量。此外，隨著高校發(fā)展的不斷深入，各種矛盾日益突出，亟待解決的事件也越來越多，辦公室人員需要時(shí)刻保持高度的政治敏感性和處理突發(fā)事件的敏銳性。三是對(duì)業(yè)務(wù)能力的要求越來越高。處于信息化的時(shí)代，各大高校均從紙質(zhì)辦公向信息化辦公轉(zhuǎn)換，各類信息系統(tǒng)相繼創(chuàng)建，也對(duì)各二級(jí)學(xué)院的配合管理提出了相應(yīng)的要求。這類工作是由辦公室來承擔(dān)的，這就使辦公室增加了很多全新工作內(nèi)容，對(duì)辦公室工作人員的學(xué)習(xí)能力、業(yè)務(wù)能力、新技術(shù)的再接受能力都提出了很高的要求。也無形當(dāng)中給辦公室工作增加了難度。四是辦公室工作的非專業(yè)化，使得其認(rèn)可度得不到提升。辦公室工作往往是服務(wù)工作，因此辦公室工作雖然千頭萬緒，但往往成效不顯著，不容易有亮點(diǎn)，難以得到認(rèn)可。

（二）主觀表現(xiàn)。一是由于辦公室工作的專業(yè)度低，存在很多辦公室工作人員對(duì)自身的工作認(rèn)可度不高，對(duì)崗位的依賴性也不高的情況。這種狀況導(dǎo)致辦公室崗位的流轉(zhuǎn)性較強(qiáng)，往往在辦公室崗位上不能長(zhǎng)久，穩(wěn)定性不高。二是部分學(xué)院機(jī)關(guān)工作人員的思想觀念和行為方式滯后于發(fā)展的需要，對(duì)自己的工作沒有目標(biāo)，安于現(xiàn)狀，固守陳規(guī)。依然存在辦公室人員認(rèn)為領(lǐng)導(dǎo)讓做什么就做什么，甚至部分辦公室人員在完成領(lǐng)導(dǎo)交給的任務(wù)時(shí)還會(huì)打折扣，敷衍了事，創(chuàng)新更是無從談起。三是有些工作人員沒能牢固樹立為教學(xué)科研服務(wù)，為師生服務(wù)的根本宗旨，認(rèn)為自己是管理者，存在著重管理、輕服務(wù)的“官本位”思想，淡忘為師生服務(wù)的主導(dǎo)性，缺乏人性化的管理和人性化的服務(wù)，工作中會(huì)表現(xiàn)為充當(dāng)“二傳手”的角色。

二、如何提升高校二級(jí)學(xué)院辦公室管理水平

（一）加強(qiáng)教育培訓(xùn)提升辦公室人員自身素質(zhì)。高校二級(jí)學(xué)院辦公室工作人員來自不同的專業(yè)背景，基礎(chǔ)素質(zhì)參差不齊，因此需要建立分層次、多形式的培養(yǎng)培訓(xùn)體系，有組織、有計(jì)劃、有步驟地對(duì)辦公室人員加強(qiáng)培養(yǎng)培訓(xùn)工作。采用日常培訓(xùn)與專題培訓(xùn)相結(jié)合的辦法，幫助辦公室人員系統(tǒng)學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代高等教育理論和管理學(xué)知識(shí)。同時(shí)，應(yīng)積極鼓勵(lì)辦公室人員加強(qiáng)自學(xué)能力，改善知識(shí)結(jié)構(gòu)，全面提高自身的素質(zhì)，在實(shí)際工作中鍛煉工作的協(xié)調(diào)能力、溝通能力、應(yīng)變能力和創(chuàng)新能力，提高管理工作的實(shí)效。

（二）制定并完善辦公室管理制度和考核制度。根據(jù)辦公室工作的特點(diǎn)和性質(zhì)，制定和完善符合辦公室工作要求的管理制度，使辦公室人員有制度的規(guī)范和約束，辦事有章可循。明確辦公室人員各自的管理崗位，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，建立崗位責(zé)任制，把辦公室工作內(nèi)容納入制度管理軌道，使辦公室人員能夠責(zé)任明確、各負(fù)其責(zé)。同時(shí)，以師生評(píng)議、領(lǐng)導(dǎo)評(píng)價(jià)和其他評(píng)議相結(jié)合的綜合考核辦法，著重對(duì)履行崗位職責(zé)與工作規(guī)程情況、遵守學(xué)校學(xué)院相關(guān)考勤制度情況、工作效率和工作質(zhì)量、工作態(tài)度和工作作風(fēng)、教師和學(xué)生的投訴率等方面對(duì)辦公室人員的工作進(jìn)行考核。

（三）引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制。按崗擇優(yōu)聘用符合崗位要求的辦公室工作人員，創(chuàng)造競(jìng)爭(zhēng)平臺(tái)，營(yíng)造優(yōu)勝劣汰的良性競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，增強(qiáng)辦公室工作人員的緊迫感和危機(jī)感。實(shí)施“薪酬激勵(lì)”

“成長(zhǎng)激勵(lì)”與“精神激勵(lì)”相結(jié)合的激勵(lì)機(jī)制，把工作人員的工作績(jī)效與其獎(jiǎng)金分配、晉升晉級(jí)、榮譽(yù)表彰等切身利益聯(lián)系起來，做到獎(jiǎng)懲分明，激勵(lì)并滿足工作人員的合理需求，增加其成就感和榮譽(yù)感，充分發(fā)揮其積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。

（四）樹立“以人為本”的管理觀念。辦公室的工作能否做好，歸根結(jié)底要靠辦公室全體工作人員的努力。人的因素是第一位的，沒有一支高素質(zhì)的干部隊(duì)伍，就不可能有一流的工作成績(jī)。要樹立以“以人為本”的觀念，從思想上重視管理工作，把管理和教學(xué)、科研放到同樣的層面上來抓。貫徹“人本管理”的思想，要引導(dǎo)辦公室人員調(diào)整心態(tài)，明確工作目標(biāo)，認(rèn)清管理工作的重要性，樹立濃厚的服務(wù)意識(shí)，尤其是超前服務(wù)的觀念。只有擁有了“以人為本”的管理觀念的管理隊(duì)伍，才能主動(dòng)、創(chuàng)造性地開展工作。

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