如何推進機關事業單位檔案管理工作規范化標準化

賈春麗

【摘要】本文就機關事業單位檔案管理工作存在的不足展開分析，并對推進檔案管理工作規范化標準化的策略進行了詳細論述，希望論述內容能夠為相關業內人士帶來一定啟發。

【關鍵詞】機關事業單位；檔案管理工作；公文制發

雖然長期以來我國事業單位始終對檔案管理工作高度重視，但受檔案數量不斷增多、檔案管理時間不斷延長的影響，近年來我國很多機關事業單位檔案管理工作暴露出了不少問題，管理方式陳舊、認識水平不足均屬于這類問題的代表，為了從根本上解決相關問題，本文就推進機關事業單位檔案管理工作規范化標準化展開具體研究。

一、機關事業單位檔案管理工作存在的不足

考慮到我國機關事業單位檔案管理工作存在不足且涉及范圍較廣，本文僅對其中代表性較強的不足進行簡單介紹。

（一）管理方式陳舊。雖然近年來我國機關事業單位的檔案管理工作實現了信息化升級，但很多機關單位的檔案管理工作卻仍殘留著過去的痕跡，這種痕跡在檔案資源開發利用欠缺、不按法定程序擅自銷毀應歸檔保存文件資料等方面均有著較為直觀的體現，檔案管理工作的有效性自然會受到這類情況的嚴重影響。

（二）認識水平不足。認識水平不足同樣屬于機關事業單位檔案管理工作存在的不足之一，機關事業單位領導、員工將檔案管理工作視作后勤類工作便是這一不足的主要表現，這種情況的出現主要是由于檔案管理工作不能凸顯工作成績、不能帶來實際利益，這一認知下機關事業單位檔案管理部門多由水平差、將近退休的員工組成，檔案管理積極性降低、檔案填寫敷衍了事等問題也很容易因此出現。

二、推進檔案管理工作規范化標準化的策略

結合檔案管理工作不足的論述，本文提出四方面推進檔案管理工作規范化標準化的策略。

（一）確保公文制發質量。公文制發屬于機關事業單位檔案管理的基礎性工作，這是由于公文本身屬于檔案的前身，因此公文制發水平直接影響檔案質量，檔案工作的規范化和標準化實現也直接受其影響。結合公文制發相關認知，本文建議機關事業單位首先做好公文制發的規范化與標準化，保證公文用紙質量、統一幅面尺寸規格、結合國家有關規定、采用橫寫排版、開展左側裝訂均屬于公文制發的關鍵內容，由此機關事業單位檔案管理工作規范化與標準化實現將獲得有力支持。

（二）確定“以我為主”原則。在筆者的實際調查中發現，相近公文的重復、立卷組合的無序直接影響著檔案管理工作的規范化與標準化實現，而為了保證檔案管理工作能夠實現檢索利用便捷化、安全完整化、檔案價值最大化，本文建議機關事業單位檔案管理工作確定“以我為主”的原則。具體來說，“以我為主”原則需要在嚴格執行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上圍繞以下三方面應用：1.保證時效性。時效性指的是機關事業單位檔案管理工作中立卷歸檔的時效性，機關事業單位必須保證現行文件階段任務完成才能夠避免檔案管理無序、混亂問題的出現，避免未完成文件歸檔屬于這一環節工作的關鍵。2.明確歸檔重點、開展合理立卷分工。在“以我為主”原則的具體應用中，機關事業單位需要明確檔案資料的區分，這一區分需要圍繞內容、形式、作用等方面開展，由此檔案的重復讀和信息冗余度將大幅下降，檔案的規范化標準化管理將由此提升檔案利用的效率和質量。3.提高案卷質量。案卷材料的完整與否直接影響檔案管理工作質量，因此這一環節檔案管理人員需要關注立卷方法、案卷裝訂質量問題的解決。

（三）規范著錄工作。著錄工作同樣影響機關事業單位檔案管理工作開展水平，因此本文建議相關單位從以下兩個方面加強這一環節的工作質量：1.規范著錄工作。隨著信息化手段成為機關事業單位檔案管理工作的重要組成，信息化帶來的真實性與可靠性問題受重視程度不斷提升，因此工作人員必須按照《檔案著錄規則》規定開展著錄工作，不同事業單位檔案管理部門還應結合單位實際制定相應著錄細則。2.統一分類號。計算機開展的檔案檢索多利用分類號，分類號的統一與否屬于機關事業單位檔案管理工作規范化標準化的重要指標，因此本文建議檔案管理人員結合《中國檔案分類法》規定進行分類號的統一，這一過程還需要高度關注分類審查力度的加強、不合理分類的糾正，最終實現統一標準、前后標引一致、同類文件標引一致、以及工作人員的統一認識，檔案管理工作的規范化標準化程度即可實現長足提升。

（四）理順管理體制。除了上述幾方面外，機關事業單位還需要在檔案管理體制方面予以高度重視，這種重視需要體現在員工選拔方面。具體來說，相關領導需要改變以往錯誤認知，真正認識到檔案管理工作的重要性，由此挑選責任心強、能力強、工作嚴謹的員工負責檔案管理工作，單位的檔案管理工作規范化標準化程度提升便能夠獲得更為有力支持。

三、結論

綜上所述，檔案管理工作的規范化標準化直接影響機關事業單位整體工作的開展。而在此基礎上，本文涉及的確定“以我為主”原則、理順管理體制等具體內容，則證明了研究的實踐價值。因此，在相關領域的理論研究和實踐探索中，本文內容能夠發揮一定參考作用。

【參考文獻】

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