淺談央企文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制

駱詩怡

【摘要】本文重點針對企業在編制《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》的程序中，通過讓各個部門負責編制本部門所產生的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限的方法，確保收集的文件材料范圍齊全，同時成立專業審核小組，加強對編制《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》的審核工作，嚴格按照國家檔案局10號令及上級單位的要求，對文件的分類和保管期限的劃分進行把關，保證了重新編制的《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》指導企業的實際歸檔工作。

【關鍵詞】歸檔范圍；保管期限；10號令

一、《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》編制意義

（一）《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》是開展文書檔案工作的前提。文件材料的收集和整理是檔案管理部門的基礎工作，科學規范的《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》能夠有效建立企業文書檔案的框架，指導文件材料變成文書檔案，使企業文件材料的歸檔范圍及保存年限劃定制度化、規范化，保證室藏文書檔案的質量，確保企業檔案利用和服務的水平。

（二）《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》是做好文書檔案工作的保障。企業的《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》確保檔案工作順利開展。企業文書檔案的整個生命周期都與其息息相關，檔案工作人員根據《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》對有價值的文件進行收集，按照范圍和期限來分類、整理、裝盒、上架，確保歸檔工作的系統性和規范性；檔案管理部門根據《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》來開展檔案檢查工作，作為考核文書檔案整理是否符合規范的依據；檔案銷毀時也需要通過《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》來鑒定定期保存的文書檔案的存毀。

二、《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限》編制程序

（一）學習規范性文件和參考資料。組織企業檔案管理人員和各部門負責整理文件的人員認真學習相關制度、規定，以國家檔案局發布的第10號令和上級單位的《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》為參考，結合企業的實際工作情況，開展編制工作的前期準備。文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制工作不僅僅是檔案部門的事，也是業務部門的事，需要充分發揮業務部門作用。業務部門在梳理文件材料內容、確定檔案保管期限過程中常常發揮著重要的作用，編制過程中應充分吸收業務部門人員參與。有條件的企業應成立文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制領導小組和編制辦公室或工作小組。領導小組由分管檔案工作的企業負責人任組長，檔案部門負責人任副組長，職能部門負責人、業務部門負責人為成員。領導小組負責批準文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制工作計劃，審定文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，協調編制工作中的重大事項；如有下屬單位，領導小組還應負責所屬單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的審查。編制辦公室或工作小組由檔案部門、職能部門、業務部門人員組成，職責是：制定文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制工作計劃；具體組織文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制工作；起草文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表；負責文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的宣貫；如有下屬單位，還應負責指導所屬企業開展文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的編制工作。

（二）征集各部門意見。很多企業的檔案管理部門在編制《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》時，都存在一個共同的難題——不熟悉企業的實際業務情況，編制文件材料歸檔范圍不夠全面。為了編制適合本企業的《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》，檔案管理部門需要對企業內各個部門進行意見征集，確保歸檔的文件材料范圍齊全。各個部門根據本部所產生的文件材料，按照模板的格式，認真編制歸檔的范圍和保管的期限，編制完成后由檔案管理部門統一收集整理。檔案管理部門收集齊全后，按照企業部門的排列順序整理編排，并根據規范進行修改，最后報上級單位審核。如“表1”所示：

（三）審核工作。企業應把審核批準作為一項重要的工作任務開展。上級單位要集中企業中有經驗的檔案管理人員組成審核小組，對上報的《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》要逐字逐句進行閱讀審核，及時發現存在的問題反饋給編制企業修改，直到符合要求為止。

三、編制《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限》注意事項

（一）保管期限盡量高劃而非低劃。編制人員在劃分文件材料的保管期限中，要嚴格按照國家檔案局10號令、上級單位《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》等規定進行編制，定為“永久”的檔案不能擅自改成“定期”；但是定為“定期”的檔案，可以根據企業的實際情況延長保管期限。

（二）明確歸檔主體。在實際工作中，經常出現由多個部門聯合辦理的文件材料，往往容易出現歸檔責任不明確的問題，導致編制《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》時發生歸檔責任不明確的事情，并產生大量重復的文件材料，浪費人力和資源。因此，應該根據文件材料產生的主體來確定歸檔責任，按照誰主辦誰歸檔的原則，由主辦部門進行歸檔。

（三）歸檔范圍應全面考慮未來業務發展情況。企業內各個部門在編制文件材料歸檔范圍時，不能只局限于當前的業務進展情況進行編制，應當盡可能將本企業各個發展時期的文件材料詳細列入歸檔范圍中。例如企業的海外項目暫時還沒開展，沒有產生海外投資項目的相關文件，但是海外業務部門在編制《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》時，也應該把海外投資項目管理的文件材料編制入表，以適應企業將來文件材料的歸檔需求。

四、結束語

通過嚴格按照統一的格式和國家檔案局及上級單位的規定，重新編制企業的《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》，準確界定歸檔范圍和保管期限，解決了文件材料收集不齊全和整理不規范的問題，使企業文件材料的收集都能有表可依，按表歸檔；同時規范了文件材料的分類和保管期限，防止各個部門隨意劃分保管期限，大大減輕了專兼職檔案管理人員收集和整理文件的難度，確保企業文書檔案的統一性、規范性。

【參考文獻】

[1]王洪良，王伊寧.淺析機關《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》的編制[J].浙江檔案，2008（03）：43-45.

[2]馮莉穎.編制《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》的方法[J].蘭臺內外，2013（04）：29.