如何創(chuàng)新信息化時代的學校檔案管理工作

徐悅雋

【摘要】信息化時代加強檔案管理工作，必須形成完善的檔案管理工作機制，配備專業(yè)的檔案管理工作人員，依靠信息化檔案管理建設(shè)的快速發(fā)展，有效應(yīng)對當前信息化檔案管理中存在的軟硬件問題，從而切實滿足檔案使用需求。

【關(guān)鍵詞】學校；檔案管理；信息化

本文從學校檔案管理信息化的現(xiàn)狀出發(fā)，在分析信息化檔案管理問題的基礎(chǔ)上，總結(jié)檔案管理信息化的基本原則，以及檔案管理信息化的發(fā)展策略。

一、信息化時代學校檔案管理工作問題

（一）檔案管理風險意識不足。當前學校信息化檔案管理工作還處在完善發(fā)展過程中，雖然不少學校重視加強學校檔案的信息化管理水平，但是信息化檔案管理工作的主要精力集中在電子信息系統(tǒng)的開發(fā)、紙制檔案的數(shù)字化，以及數(shù)字檔案的共享平臺建設(shè)方面，還沒能圍繞日益復雜的開放網(wǎng)絡(luò)環(huán)境加強電子檔案的安全建設(shè)工作。首先，檔案管理電子化給學校檔案帶來新的風險，大量涉及學校及教師、學生個人信息的檔案在未強化的互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中極易造成檔案數(shù)據(jù)丟失的問題。其次，有的學校電子檔案分類管理水平不高，電子檔案使用權(quán)限設(shè)置不明確，造成各級檔案管理人員與使用人員可以隨意訪問數(shù)據(jù)庫，存在著檔案上傳與下載不規(guī)范的問題，因此影響檔案數(shù)據(jù)信息的準確性。第三，目前僅憑檔案管理人員的知識能力不足以應(yīng)對來自網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的威脅，檔案管理安全工作體系亟待建立，還需要盡快形成較為完備的檔案管理體系，加強安全防范的硬件設(shè)施。

（二）信息化管理人員素質(zhì)問題。學校檔案管理信息化發(fā)展，在很大程度上增加了現(xiàn)有檔案管理工作人員的壓力，專職檔案管理人員既要應(yīng)對傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，又要肩負起檔案信息化的重任，這使得學校檔案管理部門的人員捉襟見肘。首先，學校現(xiàn)有檔案管理人員只具備一般的計算機操作能力，普遍缺乏專業(yè)的信息化知識，也不能從事學校檔案管理數(shù)據(jù)庫開發(fā)維護等工作，檔案管理人員沒能在信息化環(huán)境下與各教研室和業(yè)務(wù)部門建立起深入互動體系，無法形成完善的檔案電子數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。其次，學校對現(xiàn)有電子檔案管理人員的培訓不足，缺乏針對性。一般只針對基礎(chǔ)操作的培訓已經(jīng)不滿足檔案管理人員從事日常工作的需求。第三，學校檔案管理高級技術(shù)人才引進的難度較大，現(xiàn)有的高級信息化檔案管理人才沒能充實到學校檔案管理一線。有的學校不能為檔案管理人員提供良好的發(fā)展空間，影響了檔案管理人員的積極性。

（三）檔案管理體系建設(shè)不足。目前學校雖然正在開展檔案的電子化管理，但是學校對檔案電子化的價值認知定位不清，沒能充分重視開展檔案的電子化管理，不滿足開展信息化檔案管理的需求。首先，未能成立完善的兼職電子檔案管理隊伍，有些學校部門未能全面按照標準化的方式進行電子檔案的報送。其次，有的學校數(shù)字化檔案管理體系不健全，電子檔案管理崗位形同虛設(shè)，沒能形成統(tǒng)一領(lǐng)域管轄的體系，導致電子檔案管理工作落實不到位。第三，檔案管理工作硬件建設(shè)缺乏強有力的組織推進，往往檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)受外界的資金、政策影響較大，導致電子檔案管理系統(tǒng)開發(fā)緩慢，影響檔案信息化工作效率。

二、信息化時代學校檔案管理工作的原則

（一）實際出發(fā)原則。做好新時期學校檔案管理工作，包括教職工人事及業(yè)務(wù)檔案、學生學籍檔案等。應(yīng)當從學校的實際情況出發(fā)，要根據(jù)學校檔案管理的現(xiàn)實需求和實際技術(shù)水平，在上級行政主管部門的輔助下，制定符合學生、教師、學校發(fā)展規(guī)劃的信息化檔案管理工作發(fā)展方案。首先，制定學校檔案管理工作的硬件設(shè)施引進計劃，注重逐年完善相關(guān)的設(shè)施設(shè)備，集中力量向上邁臺階。其次，注重加強內(nèi)容制度體系的完善性，根據(jù)學校的規(guī)模，檔案管理系統(tǒng)開放層次，制定完善的信息化檔案管理制度與使用制度。第三，加強本校檔案管理信息化工作的宣傳力度，形成良好的信息化檔案管理工作氛圍，切實促進相關(guān)工作的推進。

（二）提高效率原則。做好學校信息化檔案管理工作，必須形成完善的運作機制，注重融合檔案管理工作機制，全面提高檔案管理工作效率。首先，要加強人力資源的配置，著力形成完善的電子檔案管理工作體系，切實以專業(yè)檔案管理人員為主，以各部門兼職檔案管理人員為輔，推動各部門積極參與信息化檔案管理工作，形成完善的電子檔案運行體系。其次，注重依靠先進的設(shè)施設(shè)備加強具體的檔案管理工作，有效改進傳統(tǒng)的檔案錄入方式，切實在相關(guān)軟硬件設(shè)施設(shè)備的輔助下，全面校正檔案數(shù)據(jù)信息的準確性，提高現(xiàn)有檔案的數(shù)字化工作效率。第三，全面提高學校檔案系統(tǒng)的開放性，在切實加強現(xiàn)有系統(tǒng)管理的基礎(chǔ)上，著力實現(xiàn)有層次的開放，通過檔案管理系統(tǒng)的運行來發(fā)揮檔案資源的價值。

（三）創(chuàng)新發(fā)展原則。做好現(xiàn)代學校的信息化檔案管理工作，必須提高學校檔案管理工作的前沿意識，著力完善檔案管理工作的創(chuàng)新機制，從檔案管理的未來發(fā)展規(guī)劃著眼，從當前的檔案管理工作現(xiàn)實入手。首先，注重提高檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)的智能性，重點加強人才資源庫的建設(shè)，要建立起校內(nèi)外專家、優(yōu)秀人才資源庫，以及學校教育教學人才、后備干部儲備庫等。切實發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)信息的價值，著力提高檔案數(shù)據(jù)信息的個性化服務(wù)，切實根據(jù)不同人員需求，有針對性地開放檔案數(shù)據(jù)信息提供應(yīng)用界面。其次，加強與用戶的實時互動功能的創(chuàng)新，著力提高電子檔案的交互服務(wù)功能，在提供在線幫助的基礎(chǔ)上輔助相關(guān)人員科學安全使用相關(guān)檔案。尤其在學籍檔案管理方面，更要保證數(shù)據(jù)信息的有效傳遞，注重及時記錄學生獲獎信息，發(fā)明創(chuàng)新創(chuàng)造活動信息等。第三，研究檔案管理的大數(shù)據(jù)與云存儲技術(shù)，著力面向未來科學加強檔案管理，切實把檔案數(shù)據(jù)價值開發(fā)引入檔案管理中，從而全面提高學校對檔案管理工作的重視程度。

三、信息化時代學校檔案管理工作策略

（一）打造專業(yè)的檔案管理工作隊伍。為了提高檔案管理工作的有效性，切實解決當前學校檔案管理信息化方面的問題，應(yīng)當加強檔案管理隊伍的建設(shè)工作。首先，強化檔案信息技術(shù)人才的引進工作，著力引進有專業(yè)技術(shù)且熱愛學校檔案管理事業(yè)的人才，重點加強信息技術(shù)人才引進工作。其次，轉(zhuǎn)變現(xiàn)有檔案管理人才的思想水平，更新現(xiàn)有檔案管理人員的觀念，加強針對性培訓，為其提供個性化發(fā)展空間，激發(fā)創(chuàng)新潛質(zhì)，促進檔案管理水平不斷提高。第三，加強檔案管理人員的績效考核工作，針對檔案管理人員的不足提出促進其改進的指導意見。

（二）打造先進的檔案管理平臺。只有打造先進的檔案管理平臺，全面加強信息化檔案管理工作的軟硬件建設(shè)，根據(jù)現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)平臺開發(fā)出完善的檔案管理工作輔助功能體系，才能提高檔案管理工作的有效性。首先，完善現(xiàn)有平臺，著力在上級部門推行的標準平臺基礎(chǔ)上開發(fā)學校檔案管理工作的特殊模塊，應(yīng)當根據(jù)學校、教師與學生檔案不同需求，形成部門、教師個人與學生學籍檔案模塊，并且分別劃定不同人員的使用權(quán)限，切實保證相關(guān)資料安全。其次，加強檔案管理平臺的線上運營服務(wù)能力，著力提高線上服務(wù)的有效性，借助互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)上下游數(shù)據(jù)信息的充分共享，發(fā)揮電子檔案管理平臺的信息收集與存儲方面的多用。如該項工作可以實現(xiàn)學籍檔案與學生管理、學分登記與學生考勤情況的對應(yīng)，實現(xiàn)對學生情況全面記錄與綜合分析，在大數(shù)據(jù)理念下實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的全存儲與深度挖掘等。第三，全面強化相關(guān)數(shù)據(jù)庫的建設(shè)工作，豐富檔案數(shù)據(jù)信息的存儲形式，注重存儲多樣類型的數(shù)據(jù)信息，保證提高數(shù)據(jù)存儲工作的有效性。

（三）全面強化檔案安全工作建設(shè)。只有加強信息化檔案安全工作建設(shè)，形成完善的檔案管理數(shù)字化環(huán)境，才能提高檔案管理工作的有效性，解決檔案管理工作中存在的實際問題。首先，應(yīng)當建立起完善的硬件防護體系，加強相關(guān)數(shù)據(jù)的安全防護工作。其次，加強局域網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)工作，注重涉密檔案在局域網(wǎng)內(nèi)傳播，注重加強檔案數(shù)據(jù)信息的定期殺毒維護。第三，加強檔案數(shù)據(jù)的備份工作，注重提高原始電子檔案數(shù)據(jù)信息的安全性。

四、結(jié)論

完善信息化檔案管理工作機制，必須形成有效的檔案管理工作體系，著力加強專業(yè)人員的配置，通過開發(fā)專業(yè)化的檔案管理平臺，推動學校檔案管理快速發(fā)展，只有提高效率，降低成本，才能滿足檔案管理工作的有效性。

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