大數據時代背景下的檔案管理路徑探究

楊靜

[摘 要] 大數據時代的到來，對檔案管理工作產生了巨大的影響，一方面是檔案儲存形式從紙質檔案變成了數字檔案，需要借助于計算機各種管理軟件完成檔案的保存、檢索和管理；另一方面，檔案管理不僅僅是做好檔案的保存工作，還要深度挖掘檔案的潛在利用價值，實現檔案信息的有效整合，為各項工作的優化開展提供必要的借鑒和參考。因此，在大數據時代背景下探究檔案管理的可行性路徑，也成為檔案管理和研究工作的重要內容。

[關鍵詞] 大數據時代；檔案管理；特點；資源整合

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 07. 058

[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2018）07- 0140- 02

0 引 言

互聯網的普及應用，各種信息呈現出爆發式增長，由此產生的電子檔案也呈現出海量化、復雜化的特點，給檔案管理工作增加了一定的難度。而傳統的檔案管理模式由于效率低下，已經很難滿足當前檔案管理的需要，必須要結合形勢和技術，進行檔案管理的優化。本文首先概述了大數據時代的到來，對傳統檔案管理體系造成的沖擊影響，隨后在列舉新時代檔案管理基本特點的基礎上，結合個人的工作經驗，提出了優化檔案管理的幾點建議。

1 大數據時代對檔案管理體系的影響

1.1 大數據觀

大數據時代數據量的劇增對技術提出了新的挑戰，這個時代的數據不再是樣本，而是所有數據的集合。從而產生了一種新生的理念，即一切數據皆有用。這個“大”并不是對數據量大小的描述，而是對其價值的描述。同時大數據必須是越多越好的。在進行問題分析時，應該主要對數據科學而系統的分類和整合。雖然大數據目前并無同一定義，但所有的說法都是對現有技術而言的，隨著科技的發展，其定義也必然會一次次發生改變。過去因為一些主客觀的原因，在數據處理時并沒有遵循數據處理原則，但是現在，技術相當發達，應該盡快建立起大數據觀，將單個沒有意義的數據放進集體數據庫中發揮它應該有的作用。

1.2 大檔案觀

大數據既然認為一切數據皆有用，就必然對所有數據都很重視，因此要建立檔案觀。檔案是真實活動或是真實信息的集合，通過對這些資料、信息、數據進行整理和編輯，使其產生一定的價值。同時，借助于信息技術實現對相關資料的動態收集，不斷進行檔案內容的更新、豐富，推動檔案資源的動態化發展。大檔案觀要求從更加宏觀的層面上看待、挖掘和利用檔案的價值。也就是說，檔案不能僅僅陳列在檔案館中，還要主動挖掘其內在價值。只有實現檔案的利用，才能達到檔案管理的最終目的。

1.3 大服務觀

大數據存在的目的是為了更好地為人類服務。雖然大數據是技術變革的產物，但大數據又不僅僅只是技術的變革，更體現了計算機行業的來臨。通過計算機更好地利用大數據，改變人類的生產和生活，服務大眾。同時，檔案用戶也不僅僅只滿足于單純的對于文件地利用，而是希望獲得蘊藏的知識能量。多元化方向的發展使得檔案管理必須有所改變，更加重視服務方向。

2 大數據時代檔案管理的新特點

2.1 數據資源豐富化

以往檔案資料的形式主要以雜志、期刊、報紙為主，但是在大數據時代，檔案資源則呈現出豐富化和復雜化的特點。從檔案來源上分析，一切有儲存價值的信息經過整理、編輯或加工后，都可以作為檔案資料的一部分進行管理；從資料形式上分析，以往的檔案主要以紙質材料為主，也包含一部分光盤、圖片，但是在大數據時代，檔案資料則呈現出多種形式并存的局面，除了紙質、影像、聲音外，還有視頻、實物等多種儲存模式，使得檔案資料更加立體和豐富；除此之外，紙質檔案占用空間大，但是存儲的信息少，而數字化檔案幾乎不占用空間，但是一臺計算機存儲的檔案資料比以往一座檔案管還多，這也為數字化檔案管理的推廣應用奠定了基礎。

2.2 服務對象多元化

服務性是檔案管理的根本屬性，大數據時代下檔案管理工作面向的服務對象也更加多元化。根據職業的不同，檔案管理的服務對象可以是黨政機關、教職工等機關人群，也可以是企業家、自由職業者或學生群體。雖然不同服務對象對檔案管理的具體要求有一定差異，但是基本的服務理念是一致的，即保障檔案資料安全，提高檔案利用價值。同時，檔案管理人員也必須主動轉變工作理念，從以往被動式的提供檔案查找、借閱、咨詢，向主動了解檔案服務需求轉變，不斷提高檔案管理水平，充分發揮檔案管理工作的價值。

2.3 管理手段科學化

以往檔案管理主要以人工管理模式為主，由檔案管理員完成檔案的分類、整理、借閱和歸檔等操作。這種管理手段不僅效率低，而且容易造成檔案的丟失。尤其是對于一些珍貴檔案，一旦損壞將嚴重影響其價值。大數據時代背景下，檔案資料的數量成百上千倍的增加，傳統管理手段逐漸被淘汰，取而代之的是科學化、信息化的管理新模式。例如依托計算機、云計算等技術，提高檔案管理效率，運算速度甚至能夠達到每秒10萬億次，這對于提高數字檔案的管理效率發揮了重大作用。同時，大數據時代下的檔案管理，還能夠提供個性化的檔案搜索服務，這對于減輕管理工作壓力、實現檔案的專業化、高效化管理，也提供了技術支持。

2.4 管理隊伍專業化

大數據背景下的的檔案管理工作，不僅要求管理人員具備扎實的專業理論知識和豐富的工作經驗，而且要能夠熟練使用各類信息化的管理軟件，提高數字檔案的管理效率。目前來看，雖然檔案管理中的信息化設備普及程度較高，但是由于管理人員對新設備的操作不熟練，因此這些信息化設備仍然只發揮了基本的檢索、備份等功能，很難為檔案資源的深度挖掘和整合利用提供幫助。因此，為了適應新時達檔案管理需要，也必須建立一支信息化的管理團隊，能夠熟練運用各類辦公和管理軟件，在完成檔案管理基本工作的前提下，也能夠提高檔案利用率，更好發揮檔案的價值。

3 大數據時代檔案管理的新路徑

3.1 依托智能工具，拓展資源收集渠道

資源收集是檔案管理工作中的首要環節，也是決定檔案資料利用價值的關鍵。在大數據時代，各種類型的資源、數據呈現出井噴式的出現，這些信息數據中多數都是一些無用的甚至是垃圾信息，如果不能及時篩選，將會增加檔案管理的工作量。因此，在進行檔案資料收集和整理時，應充分借助于智能化的工具，快速的完成數據檢索，將那些不符合保存條件的信息過濾掉，將剩余的信息存儲到電腦硬盤中，后期經過編輯、加工處理后作為檔案進行留存。隨著互聯網的普及，以及各種智能終端設備的廣泛使用，任何人都可以隨時隨地的分享或接受信息，利用智能工具，還可以對網絡上的一些信息進行識別和篩選，從而保證了檔案資料的不斷完善。

3.2 樹立服務理念，提升檔案服務水平

檔案管理雖然本身并不會直接創造經濟價值，但是卻能夠通過數據分析和挖掘利用，產生隱性的社會效益。因此，作為一名檔案管理職工，必須要意識到本職工作的意義和價值，兢兢業業的完成檔案管理工作，將服務理念貫徹到日常管理工作的各個環節中，包括檔案的整理、備份、更新等。此外，也要不斷提高檔案服務水平，一方面要開展綜合服務，主要是包括一些基礎性的查閱、檢索等工作，另一方面也要針對不同的群體，開展個性化服務，例如一些當代青年人能夠熟練使用計算機等信息工具，可以引導他們使用自助設備進行電子信息的查詢，而對于一些老年人群，則可以為他們提供單獨的閱覽室等。

3.3 重視技術創新，確保檔案信息安全

新技術的應用是推動檔案管理工作優質、高效開展的保證，但是在實際管理工作中，也暴露出來了許多問題，檔案資料的安全管理就是其中比較棘手的問題之一。尤其是對于一些具有珍貴保存價值或是涉及到商業機密的檔案，一旦因為管理疏忽被泄露或竊取，將會造成嚴重的損失。因此，在檔案管理過程中，要重視通過技術手段來保證檔案資料的安全，為檔案管理營造一個安全的環境。具體工作可以從兩方面來開展：其一是重視網絡安全技術的運用。例如防火墻技術、登錄口令或安全秘鑰等；其二是引進專業的技術人才，不斷完善檔案管理系統的安全防護能力，確保檔案信息的安全。

3.4 開展技能培訓，適應檔案管理需要

大數據時代背景下，檔案管理技術的發展速度極快，這些新技術的應用固然能夠為提高檔案管理效率、減輕管理工作壓力起到必要的幫助，但是也對檔案管理人員的專業技能和綜合素質提出了更高的要求。許多檔案管理人員由于不能熟練掌握信息化管理設備的操作技巧，而影響了管理工作質量。因此，為了支持信息化管理工作的有序開展，必須要針對基層檔案管理人員開展技能培訓工作，提高其信息化素養。另外，也要配套開展責任意識教育和職業道德教育，為檔案管理工作的高質量開展提供人力支持。

4 結 語

大數據時代背景下，檔案管理既迎來了新的發展機遇，同時也面臨一系列的挑戰。作為新時代的檔案管理工作人員，一方面要樹立強烈的責任意識，創新服務理念，另一方面又要提升自我工作能力，掌握信息化檔案管理技能。只有多措并舉，才能確保大數據時代下檔案管理工作的順利轉型，在提供更加完善的檔案管理服務的同時，也能夠充分挖掘和彰顯檔案的價值，推動我國檔案管理事業的發展。

主要參考文獻

[1]薛潔，周智力，趙珞.大數據新坐標——試論大數據時代企業檔案工作中知識管理新建[C]//2014年全國檔案工作者年會，2014.

[2]朱彥玲，周光權.大數據時代企業電子文件收集歸檔攻略——檔案管理部門與電子文件產生部門的合作機制[C]//新形勢下檔案資源管理服務，2014.

[3]吳明忠，賈瑞，石博明.關于大數據時代企業檔案信息資源建設的研究[C]//中國航空學會管理科學分會2015年學術交流會論文集，2015.

[4]王建軍，劉洋.大數據時代背景下談檔案管理工作的難點與解決途徑[J].辦公室業務，2016（19）：118.