高校二級學院教學檔案管理信息化建設初探

王艷

高校二級學院教學檔案的特點

教學檔案是指在教學過程中形成的與教學密切相關并為教學服務的各種具有保存價值的文字材料、教學文件、影像等教學資料的總稱。教學檔案的管理涉及到社會各個領域，因為高校的教學是多樣性的并與各個領域的發展有著不可分割的關系。由于高校教學的特殊性，各個不同領域的高校二級學院在教學活動之中會產生不同種類的教學檔案，其中包括人才培養計劃、教學大綱、教學日歷、教學中所記錄的文件、畢業生學籍檔案、實驗的實驗大綱、實驗中所得出的實驗報告等。

高校二級學院是高等教育教學的基本單位，是保障高校為國家輸送高質量人才的核心所在，對高校二級學院教學檔案工作的完善是保障和健全高校教學檔案事業的不可或缺的關鍵環節。

高校二級學院教學檔案信息化的必要性

高校二級學院教學檔案信息化建設是高校檔案建設中非常重要的一部分，也是高校信息化建設所引起的連鎖反應。對高校二級學院教學檔案進行信息化建設，不僅能提高高校的教學管理水平保障高校的教學質量，同時對促進高校檔案事業的發展和增強高校的教育教學能力有推動作用。

在現代社會日益信息化條件下，各類信息以“海量式”的形態增長，教學檔案數量也隨之急劇增加，高校教學檔案的收集、整理、儲存、加工、利用也必然受到沖擊，高校二級學院的教學檔案的管理必須要對傳統的管理方式進行更新換代，引入現代信息技術，實現管理和服務手段的創新和信息化，提升檔案管理的質量和服務的效率。

高校二級學院教學檔案信息化管理的現狀

目前高校二級學院教學檔案主要以自己學院獨自管理為主，高校教務部門一般在學年結束時對這些教學檔案進行抽查。大部分二級學院的教學檔案都是存儲在二級學院管理人員的電腦里，在高校進行相關的教學數據采集時各二級學院再將相關的教學檔案資源上傳至高校教學管理機構以及高校教學檔案管理部門。由此可見，高校對各個二級學院的教學檔案一般采取分散管理的方式，這種管理方式僅能實現高校教學檔案信息的部分共享。各二級學院在互相查閱相關檔案信息時仍然需要高校教學管理機構以及高校教學檔案管理部門的協調。這就造成了高校二級學院教學檔案資源的浪費和管理人員資源配置的不協調。

實現高校二級學院教學檔案管理信息化建設的具體措施

高校二級學院教學檔案管理信息化建設是一項重大的系統工程，僅僅停留在二級學院層面是難以完成的，這樣的建設應當是自上而下從高校教學管理機構以及高校教學檔案管理部進行的。

因此，要實現高校二級學院教學檔案管理信息化建設就應該從以下幾個方面來著手：

實施文檔一體化管理。要實現文檔一體化管理，辦公自動化管理系統（OA系統）、系統域檔案管理系統的協助是必不可少的。在文檔一體化系統中，從文件產生到成為檔案保存下來的每個環節上，都能夠體現檔案工作的要求。這樣就能夠將文件管理系統和檔案管理系統有效銜接起來，對完善檔案管理水平和深入開展編研工作提供了有利的條件。實現了文檔一體化管理，高校二級學院的教學檔案的信息化建設可以搭載文檔一體化系統進行有效的建設。

二級學院要建立教學檔案室，并且配備專門的教學檔案管理人員。有些高校二級學院沒有配備專門的院系教學檔案管理工作人員，通常都是教務人員兼職或是別的工作人員兼任，導致對教學檔案的管理缺乏完整性和延續性，從而嚴重影響了保存和管理教學檔案的效率和質量。專門的教學檔案管理人員應按照集中統一管理的原則，不定時地把分散在教學部門和個人手里應歸檔保存的教學文件材料集中起來，進行統一管理，做到檔案邊形成邊收集。把收集到的教學檔案及時歸檔到二級學院教學檔案室。

要采用多種現代信息技術及時對教學檔案進行存檔。例如：通過使用教學教務管理系統軟件及時整理教學計劃、教學任務、課表、學生的學籍異動以及學生考試成績等日常教學中形成的教學檔案材料等。利用教務教學管理系統管理高校二級學院教學檔案既提高了工作效率，又能更加規范、科學和智能收集高校二級學院的教學檔案。

教學檔案管理人員在教學過程中也可以按照教學檔案形成的時間初步進行整理，在每學期或每學年結束后對同類教學資料進行分類管理，分別存儲到移動存儲設備中再歸檔到教學檔案室。

結語

教學檔案管理信息化是提高高校二級學院教學檔案管理工作效率的客觀需要。多種多樣的現代信息技術的發展為教學檔案工作信息化的可能提供了有力的技術支持。這些現代化信息技術的應用也會使檔案管理手段更加直觀、便捷、完善。實現高校二級學院教學檔案的信息化管理，也有助創新檔案信息服務新模式。因此，高校二級學院應積極爭取高校實施文檔一體化管理和支持二級學院教學檔案管理的信息化，實現教學檔案管理的信息化。