做項(xiàng)目：找正確的人做正確的事

文／高屹

高屹，《項(xiàng)目管理評(píng)論》職業(yè)規(guī)劃研究中心主任，項(xiàng)目管理者聯(lián)盟高級(jí)顧問(wèn)，國(guó)內(nèi)多家培訓(xùn)機(jī)構(gòu)講師。

有一本曾經(jīng)很火的管理學(xué)暢銷書(shū)——《從優(yōu)秀到卓越》，書(shū)中提到了一個(gè)觀點(diǎn)：先人后事。所謂“先人后事”，就是“把合適的人請(qǐng)上車，讓大家各就各位，先讓不合適的人下車，然后才決定把車開(kāi)向哪里。”這句話的意思是，管理企業(yè)，永遠(yuǎn)要先選擇優(yōu)秀的人才，并將這些優(yōu)秀的人才安置到合適的崗位，以便讓他們能充分發(fā)揮自己的價(jià)值。同時(shí)，還要及時(shí)將那些能力、價(jià)值觀不合適的人清理出去，這樣企業(yè)才能獲得成功。

管理企業(yè)“先人后事”的理念，與項(xiàng)目管理思想中首先確定恰當(dāng)、可得的資源狀況，在具體資源配置的基礎(chǔ)上再制定出更為可靠的項(xiàng)目計(jì)劃的思路是一致的。那種不顧資源制約，全靠想當(dāng)然，一味“拍腦袋”定計(jì)劃的簡(jiǎn)單粗暴方式，顯然不會(huì)得到好的結(jié)果。這個(gè)道理表面看起來(lái)很簡(jiǎn)單，但在實(shí)際工作中卻往往很容易被人們忽略，甚至?xí)o項(xiàng)目的推進(jìn)造成嚴(yán)重的障礙。

找正確的人

很多項(xiàng)目經(jīng)理可能都有類似的體會(huì)：在實(shí)施項(xiàng)目的過(guò)程中，分派工作任務(wù)經(jīng)常是一件令人頭疼的事。原本應(yīng)該某人/某部門(mén)承擔(dān)的工作，找到他們時(shí)，卻總遭到各種推辭、拒絕。比如“我實(shí)在忙不過(guò)來(lái)了”“其他工作更緊張，現(xiàn)在顧不上這個(gè)”等。面對(duì)這些或硬或軟的“釘子”，項(xiàng)目經(jīng)理總會(huì)有一種“求人辦事”的尷尬！既然是求人辦事，為了達(dá)到目的，提出要求時(shí)就得說(shuō)好話、賠笑臉，可心里卻又往往憤憤不平：“本來(lái)就應(yīng)該是你做的事兒，還得我求著你干！”而被要求的人也會(huì)左右為難：如果答應(yīng)，自己已經(jīng)忙得不可開(kāi)交了；如果不答應(yīng)，且不說(shuō)項(xiàng)目經(jīng)理的態(tài)度誠(chéng)懇，主要是這事兒跟自己脫不了干系。在這種情況下，工作被執(zhí)行的效果可想而知！

為什么會(huì)出現(xiàn)這種令人尷尬的情況呢？從表面看，無(wú)外乎兩個(gè)原因：一是資源不足，二是項(xiàng)目經(jīng)理的權(quán)力不夠。試想，如果組織、團(tuán)隊(duì)的資源充足，每個(gè)人都能有條不紊地做自己該做的事，或者項(xiàng)目經(jīng)理的權(quán)力夠大，分配任務(wù)時(shí)說(shuō)一不二，項(xiàng)目工作的推進(jìn)自然會(huì)流暢很多。然而問(wèn)題在于，這兩個(gè)原因與其說(shuō)是“問(wèn)題”，不如說(shuō)是“制約”條件。一方面，一個(gè)團(tuán)隊(duì)可用的資源是有限的，多數(shù)團(tuán)隊(duì)成員可能都要同時(shí)承擔(dān)若干個(gè)項(xiàng)目的工作。因此，大多數(shù)項(xiàng)目都要在這種資源有限，甚至資源不足的情況下實(shí)施。另一方面，由于項(xiàng)目經(jīng)理一般不具有更高的行政職務(wù)，從而缺乏更充分的實(shí)際權(quán)力！有了這兩個(gè)“無(wú)解”的問(wèn)題，難道項(xiàng)目經(jīng)理只能靠“求人辦事”的方式，靠“個(gè)人魅力”才能讓工作推進(jìn)嗎？

其實(shí)，問(wèn)題的真正癥結(jié)就在于沒(méi)有做到“先人后事”。被組建的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中，沒(méi)有將全部成員納入團(tuán)隊(duì)的范疇。項(xiàng)目經(jīng)理在組建團(tuán)隊(duì)的時(shí)候，首先想到的往往是那些相對(duì)少數(shù)的，“最重要”“最核心”的團(tuán)隊(duì)成員。他們可能得到了更正式的邀請(qǐng)加入團(tuán)隊(duì)，是名正言順的項(xiàng)目骨干。他們接受并完成項(xiàng)目經(jīng)理分派的任務(wù)，支持項(xiàng)目經(jīng)理的工作，是項(xiàng)目經(jīng)理的左膀右臂和“智囊團(tuán)”，承擔(dān)著項(xiàng)目活動(dòng)中最重要、最核心的任務(wù)，為項(xiàng)目目標(biāo)的達(dá)成做出了重要的貢獻(xiàn)。

但是，這些核心團(tuán)隊(duì)成員并不是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的整體和全部，因?yàn)樵趯?shí)現(xiàn)目標(biāo)的過(guò)程中，還有相當(dāng)數(shù)量的工作需要其他人，也許是更多的人來(lái)協(xié)助完成。這些工作在難度上也許不算大，卻是項(xiàng)目范圍不可或缺的一部分。由于項(xiàng)目經(jīng)理事前并沒(méi)有將這部分工作的承擔(dān)者納入自己的團(tuán)隊(duì)，這些人自然也不會(huì)認(rèn)為自己對(duì)這些工作負(fù)有更多的責(zé)任。當(dāng)項(xiàng)目經(jīng)理需要他們完成相應(yīng)任務(wù)的時(shí)候，自然就少了幾分給自己的核心團(tuán)隊(duì)成員分派工作時(shí)的理直氣壯。而這些所謂“編外”人員在面對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理提出的要求時(shí)，不但不會(huì)有太多的責(zé)任感，反而會(huì)把這些原本應(yīng)該承擔(dān)的工作看作“額外的”麻煩、干擾。雖經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理反復(fù)催促，甚至“哀求”，工作執(zhí)行的效果也難免大打折扣。

做正確的事

找到了問(wèn)題的根源，就要從根本上解決。首先，我們要搞清楚“團(tuán)隊(duì)”的概念。在《PMBOK?指南》中，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)被定義為“包括項(xiàng)目經(jīng)理，以及為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)而一起工作的一群人”。這樣的一個(gè)群體中，不僅有項(xiàng)目經(jīng)理及其身邊的若干骨干成員，還包括開(kāi)展項(xiàng)目管理活動(dòng)的團(tuán)隊(duì)成員，執(zhí)行工作以創(chuàng)造項(xiàng)目可交付成果的團(tuán)隊(duì)成員，為項(xiàng)目管理計(jì)劃的制定或執(zhí)行提供支持的專家，將要接受項(xiàng)目可交付成果或產(chǎn)品的、組織派出的、協(xié)調(diào)工作、提出需求建議的用戶/客戶代表，根據(jù)合同協(xié)議為項(xiàng)目提供組件或服務(wù)的供應(yīng)商以及其他業(yè)務(wù)伙伴等。如此眾多的相關(guān)方都被納入“團(tuán)隊(duì)”的范疇，是因?yàn)樗麄兌家獮轫?xiàng)目目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)完成具體的工作，提供直接的服務(wù)。

與項(xiàng)目經(jīng)理需要得到項(xiàng)目章程/任命書(shū)的正式任命同理，團(tuán)隊(duì)成員也需要得到項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的正式接納。這樣做，能讓團(tuán)隊(duì)成員從項(xiàng)目一開(kāi)始就清楚地知道自己的特定身份——某項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的成員，自己在這個(gè)項(xiàng)目中將承擔(dān)明確的責(zé)任和工作。對(duì)自己身份的明確認(rèn)定，既可以方便及時(shí)安排和調(diào)整自己的分內(nèi)工作，更有助于提升人們對(duì)這一特定身份的接納與認(rèn)同，而不再將其視為“額外的”麻煩和干擾。而適當(dāng)?shù)摹皟x式感”更有助于增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)成員的責(zé)任感、使命感，比如來(lái)自項(xiàng)目經(jīng)理的“聘請(qǐng)書(shū)”（可以是紙質(zhì)的，也可以是郵件方式），面對(duì)面的項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)、項(xiàng)目例會(huì)等。

結(jié)語(yǔ)

項(xiàng)目是個(gè)獨(dú)特的、臨時(shí)的任務(wù)，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)也是一個(gè)開(kāi)放的、動(dòng)態(tài)的組織。隨著工作的推進(jìn)，一些成員將加入團(tuán)隊(duì)，一些成員會(huì)離開(kāi)。項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該隨時(shí)關(guān)注團(tuán)隊(duì)狀態(tài)，及時(shí)修訂團(tuán)隊(duì)成員的構(gòu)成，合理安排工作，及時(shí)釋放資源。一個(gè)合格的項(xiàng)目經(jīng)理，不但要確保項(xiàng)目工作分解結(jié)構(gòu)的每一個(gè)工作包都有明確的責(zé)任人，更要確保提前賦予這些責(zé)任人正式的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的身份和角色。只有真正做到“找正確的人，做正確的事”，項(xiàng)目經(jīng)理才能最大程度上得到工作責(zé)任人的認(rèn)可和支持，項(xiàng)目工作才有可能被認(rèn)真地對(duì)待和執(zhí)行。