淺談檔案工作在企業基礎管理工作中的地位和作用

張濤

摘 要 隨著煙草行業改革的不斷深入和規范化，系統化水平的不斷提高，檔案工作的重要性日顯突出。加強檔案管理工作是保山復烤廠痕跡的重要體現，是企業規范化、科學化管理的有力保證，是為領導提供決策依據的重要前提。本文主要闡述了檔案工作在企業基礎管理工地位和作用，并對如何加強檔案工作提出了一些措施和方法。

關鍵詞 檔案工作 基礎管理 規范 措施 地位 作用

中圖分類號：D412. 6 文獻標識碼：A

檔案管理是企業生產經營中重要的因素，是企業規范管理，促進企業發展的重要環節。在我們的日常管理工作中不少領導和員工，對檔案管理作用認識不足，檔案意識淡薄，認為企業重要的是生產、經營和銷售，殊不知，檔案工作在企業基礎管理工作中起著舉足輕重的作用。看我們怎樣發揮、利用好這一資源。

1充分認識檔案管理工作的作用和重要性

檔案工作是一切社會、經濟活動規范管理的基礎工作，是維護企業歷史真實面貌的重要載體。我們應充分認識到企業檔案管理工作是企業基礎作的重要內容，是企業生產經營的有機組成部分，對企業實現科學化、規范化管理具有重要的作用。規范的檔案工作有利于完善企業管高企業工作效率，從而提高企業經濟效益。

1.1檔案工作是一項專業性極強的工作

首先，檔案學作為一門學科，它涵蓋內容豐富，門類眾多，它遵循歷史發展的必然規律，溶絕對的真實性、圖情信息資料不可替代的原始性及于一體。

企業從事社會生產的活動，必將產生各種痕跡，留下客觀的烙印，而保存、管理、利用好這些痕跡和烙印，就是檔案工作的責任和目的。企業作是企業在各項活動中形成的全部的總和，是企業基礎管理工作的重要組成部分，它包括對黨、政、工、團、科技、財務、人事、聲像檔案資料的收集、整理、鑒定、保管、統計、編研及利用等完整系統的加工，是一項科學性與技術性極強的工作，是維護企業經濟效益權益和真實面貌的重要手段，它對強化企業管理，促進企業科技進步，提高企業素質起著非常重要的作用。

企業檔案機構是應企業檔案工作的需要而建立，是企業利用檔案資料的信息資源中心，是提高機關工作效率和工作質量的必要條件。通過資源把各方面的工作同檔案工作相結合，與部門相溝通，建立起一個強大的密不可分的企業基礎管理網絡，從而共同推動企業的發展。

1.2利用檔案為企業日常管理工作服務

企業生產經營活動中產生的重要檔案資料，能為企業生產技術、地畝糾紛、人事調動、政策落實、核實帳務等方面提供準確憑證，為企業領導人員熟悉情況、總結經驗、制訂計劃、處理問題提供借鑒及依據，甚至為涉及企業自身利益而必須解決的法律糾紛、化解矛盾提供相關法律證據。這樣，使使用者在利用檔案時達到有證可查、有章可循的目的，提高了工作效率和質量。如果不查考或無案可查，單憑記憶臆斷，不僅增加了工作的難度，甚至會造成嚴重的損失。

1.3利用檔案為企業編史修志，編研成果服務

把企業檔案僅作為工作查考和方便利用還不夠，還應對檔案信息進行深層次地開發和加工，變“死”為“活”、推陳出新地為企業編史修志，籍、畫冊、匯編重要專題資料等，使檔案內容系統化，這種與檔案原件相離、轉換為新的載體形式檔案成果，增強了對相關問題了解的和可讀性，更加方便了使用者的利用，從而實現檔案信息的可共享性和利用價值，更好地為企業大局服務。

1.4利用檔案為企業信譽形象服務

企業的整體形像是由各個有機個體組成，其散發出的魅力是由外在和內在的氣質共同烘托的結果，它包括外在的品牌、聲譽和內部管理。如果理太混亂，不得章法，不但影響企業品牌的創立和企業的聲譽，還必將導致企業知名度和經濟效益的滑坡，現在許多上市公司的ST、PT是最好的例子。相反，眾所周知的海爾集團的巨大成功，無不與它過硬的基礎管理工作當然包括檔案工作息息相關，它無疑是各個企業榜樣。社會主義市場經濟給企業提供了一個公平合理競爭的場地，企業要進軍市場，占領市場一席之地，爭取最大的市場份額，就必須兼備、本領過硬，才不致不堪一擊、被市場拂出門外。

2加強檔案管理工作的主要措施

2.1提高認識，加強學習

要做好企業檔案工作，不僅領導層要關注檔案工作、而且要求企業全體員工都要樹立起檔案意識。應把檔案宣傳工作作為提高全員檔案意識的徑。首先經常組織學習《檔案法》、《檔案法實施辦法》及檔案工作基本知識，不斷增強各級管理人員的檔案意識。其次是不定期地在部進行檔案業務培訓，普及檔案工作知識，提高員工的檔案工作意識；最后是利用《簡報》宣傳檔案工作，為檔案工作吶與喊、鼓與呼案工作深深地刻入每個企業員工的腦海里。

2.2強化措施，建立制度，規范管理

一是強化措施。檔案工作應作為企業管理的一項重要工作納入企業中長期規劃和年度計劃、列入領導的議事日程。應制定檔案管理人員的崗位，定期對專（兼）職檔案工作人員進行培訓。

二是建立制度。為了使檔案工作制度化、規范化，應建立、完善企業檔案管理的各項規章制度和有關人員崗位責任制，使檔案管理的各項程序循。從而較好地保證文件材料立卷、歸檔工作的準確、系統、完整。

三是規范管理。保山復烤廠檔案資料應劃分為：本廠發文類、公司發文類、省（局）公司來文類、黨政機關來文類、生產技術管理類、設備類類、電子類、聲像類8個大類。各類檔案資料形成由各管理部門抽調人員進行統一整理。結合企業實際，采取統分結合的管理方式，大案資料集中在辦公室，由檔案人員統一管理，部分專業檔案由使用部門保管。例如：財務科當年的會計檔案由財務部管理，一些專業技的檔案資料暫時由專業部門設專人管理，如產品和設備技術資料由企業管理科技術資料室管理，通過這種方式，將有利于企業的生產、科研，真正體現了檔案利用的快捷、方便、準確。

2.3加強管理，提高服務水平

檔案工作的兩大任務，一個是管理，一個是利用。而利用則是檔案工作的根本目的。我們在做好檔案規范化管理的基礎上，應積極開展服務工善服務態度，完善服務措施，將服務的觸角延伸到生產經營管理的各方面、各環節中，不斷提高服務水平，使檔案工作在企業生產、經揮巨大作用。

3體現自身價值，甘當一片“綠葉”

在企業主營業務不斷發展的過程中，作為企業不可分割的檔案工作它好似一片綠葉，有了它，花朵才會富有更加美麗的生命與活力。而“綠葉的保鮮并給花叢亮麗的點綴，應是它義不容辭的職責。

3.1檔案工作在為發展服務中體現其自身價值

企業的改革與發展對檔案的利用和需要更加廣泛而多樣化，并為企業提供了一個充分發揮檔案作用、證明檔案工作存在和發展價值的大好機會開發企業檔案信息資源，使檔案工作在煙草行業健康和諧發展過程中顯出勃勃生機，是企業檔案工作的生命力所在。檔案管理部門要熟解企業的需要，為公司改革和經營決策服好務，認真執行國家及行業有關檔案工作的業務標準、規范，積極采用檔案管理現代技術、方段，不斷提高企業檔案的科學管理水平。要致力于檔案信息資源的深層次開發，提供高質量的服務，為規范企業經營管理等方面提供系成套性、集約性的檔案信息服務，發揮檔案在保證和提高信息的準確及時性，安全可靠性、有效適用性上的優勢，不斷豐富檔案內容，（室）結構，為企業儲備大量的技術信息，使企業在科技資源的占有和開發中實行可持續發展，增加市場競爭。檔案工作只有通過自身，靠有為爭取有位，方能體現檔案工作的自身價值，體現檔案工作在企業基礎管理工作中的地位和作用。

3.2為適應企業改革和市場競爭而開拓創新

煙草行業發展到今天對煙草人而言，機遇與挑戰并存，新的形式相應地對檔案管理工作也帶來了新的機遇和挑戰，并提出了新的更高的要求。力量的源泉，只有在工作方法、工作手段、工作機制上積極探索，大膽創新，才能推進傳統檔案管理模式的改革和檔案信息化建設的進案管理人員要更新知識，提高技能，努力學習和掌握現代化的先進管理方式，運用數字化、網絡化技術加快信息化步伐，如文檔一體化是大勢所趨，檔案信息數字化已初見端倪，檔案工作要緊跟時代，與企業的改革同步，充分認識這片看似輕微卻負有重大責任感和使命綠葉”。

雖然，檔案管理工作不會給企業帶來直接的經濟效益，但是，一個優秀的企業會始終重視并強化檔案管理工作。萬丈高樓平地起，沒有檔案工業就不可能達到全面深化管理的目的，企業的規模有大有小，檔案管理則可以以小勝大，令對手、合作者刮目相看，促進企業健康成長前，保山復烤廠的檔案工作正在朝著制度化、規范化的格局發展，同時為企業的決策、生產經營和管理發揮著積極的作用。企業檔案作為國事業重要的組成部分，我們應從大處著眼，從小處著手，使其成為記錄企業成長史、為企業做出重要貢獻的一道亮麗風景線，為促進企建設，加快企業健康、和諧發展綻放出“綠葉”的光彩！

參考文獻

[1] 張斌.檔案價值論[J].檔案學通訊，2003（03）.

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