大數(shù)據(jù)時代檔案管理模式的轉(zhuǎn)換與創(chuàng)新

黃福清

摘 要 在現(xiàn)今大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)利用的規(guī)模在不斷擴大，這也就導(dǎo)致了以往的數(shù)據(jù)查詢與運用方式難以滿足現(xiàn)在的實際需求。為此，大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作的開展，則要對海量的數(shù)據(jù)內(nèi)容進行重新認識，以便更好地重新選擇運用方法，確保整個大數(shù)據(jù)內(nèi)容的價值能夠被最大化地利用。其中，針對檔案內(nèi)容的管理工作，檔案管理工作者需要讓大數(shù)據(jù)理念得以為檔案管理工作的進一步發(fā)展提供新方向，讓數(shù)據(jù)技術(shù)成為檔案服務(wù)質(zhì)量提升的積極影響因素，讓社會大眾能夠在這樣的環(huán)境下享受到大數(shù)據(jù)所帶來的便利。

關(guān)鍵詞 大數(shù)據(jù)時代 管理模式創(chuàng)新 三位一體

1現(xiàn)代檔案管理存在的問題

1.1創(chuàng)新意識不足

目前，許多檔案管理人員受到傳統(tǒng)檔案管理思想的束縛，無法跳出圈子來看待問題，革新意識不強，改革覺悟不高，導(dǎo)致檔案管理工作一直止步不前，沒有突破。也正是因為檔案管理創(chuàng)新意識的缺乏以及創(chuàng)新手段的匱乏，導(dǎo)致了目前檔案管理出現(xiàn)瓶頸，嚴(yán)重的制約了現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的進步。

1.2檔案管理體制仍處于舊式傳統(tǒng)管理

隨著社會信息化的發(fā)展，知識管理和信息管理的意識在現(xiàn)代企業(yè)中所占的比重越來越大，管理意識也越來越強，他們都希望通過辦公自動化及信息管理等手段應(yīng)用來促進企業(yè)信息化的發(fā)展。但現(xiàn)實的企業(yè)檔案管理模式卻一直處于傳統(tǒng)、舊式管理，檔案未實現(xiàn)信息化及共享，且分散管理于每個部門中，沒有進行有效的檔案整合及科學(xué)規(guī)劃。

1.3檔案工作人才缺口較大

隨著檔案管理的發(fā)展，對于檔案管理人員的綜合素質(zhì)也有了新的要求，但是就目前檔案管理人員的情況來看，綜合素質(zhì)偏低，管理水平低下，在檔案管理上束手束腳，技術(shù)應(yīng)用方面也存在較大的局限性，管理水平和檔案業(yè)務(wù)精通的綜合性復(fù)合人才更是少之又少。由于檔案工作人員的技術(shù)水平局限性，即使在當(dāng)前這樣快速發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，也無法使用先進的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進行檔案的有效管理，使檔案管理的效率大打折扣，也無法使當(dāng)前的管理技術(shù)得到進步。

2大數(shù)據(jù)時代檔案管理創(chuàng)新的必要性

目前，事業(yè)單位檔案管理工作大多數(shù)停留在傳統(tǒng)的管理模式下，檔案息息的錄入、存儲方式比較傳統(tǒng)，很容易出現(xiàn)檔案信息失真、丟失的情況，從而不利于事業(yè)單位的發(fā)展。而信息時代的到來，使得檔案管理工作只有結(jié)合時代背景及需要，不斷創(chuàng)新，才能有效提高檔案管理水平，發(fā)揮檔案的真正作用。

3大數(shù)據(jù)時代檔案管理模式創(chuàng)新的建議

3.1創(chuàng)新檔案服務(wù)內(nèi)容

檔案服務(wù)內(nèi)容變化為我國各地檔案服務(wù)部門敲響了警鐘，因此本文建議從以下幾個方面實現(xiàn)檔案服務(wù)內(nèi)容的創(chuàng)新：

（1）創(chuàng)新檔案服務(wù)理念。為了實現(xiàn)檔案服務(wù)內(nèi)容的創(chuàng)新，首先需要做的便是進行檔案服務(wù)理念的創(chuàng)新，這一創(chuàng)新需要圍繞人性化服務(wù)、個性化服務(wù)、智能化服務(wù)、知識化服務(wù)四個角度開展。例如，我國武漢市檔案局便通過引進智能化檔案數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)實現(xiàn)了智能抓取有效信息、快速完成數(shù)據(jù)分析任務(wù)、便捷服務(wù)通道提供等，由此使得武漢市檔案局檔案知識的廣泛傳播獲得了極為有力支持。

（2）拓展檔案服務(wù)途徑。微服務(wù)、遠程服務(wù)、云服務(wù)均屬于大數(shù)據(jù)時代我國檔案部門可以選擇的檔案服務(wù)拓展途徑，就如上海大學(xué)檔案館、武漢市檔案局、“南京檔案”“貴陽檔案”“青島檔案”均屬于該領(lǐng)域的代表，其中“南京檔案”為南京市檔案局開設(shè)的微信公眾號，該微信公眾號能提供公共信息的咨詢和查詢服務(wù)，有效拉近了檔案與大眾之間的距離，檔案信息服務(wù)效率、服務(wù)范圍均由此實現(xiàn)了長足提升。此外，云服務(wù)指的是以按需、易擴展的方式獲得所需服務(wù)。國家檔案局開展的“中國檔案云”項目便屬于云服務(wù)的代表。該檔案局正是通過云服務(wù)為我國民眾提供了開放檔案信息查詢利用服務(wù)，有效推動了我國檔案服務(wù)內(nèi)容的創(chuàng)新。

3.2三位一體檔案防護

大數(shù)據(jù)時代在帶來積極影響的同時也會對檔案管理工作帶來安全威脅，因此本文建議檔案部門建設(shè)三位一體檔案防護，這里的三位一體指的是人防、物防、技防，具體防護策略如下：

（1）人防。科學(xué)技術(shù)的發(fā)展推動了檔案管理工作的進步，而大數(shù)據(jù)時代下檔案管理部門應(yīng)通過完善檔案安全責(zé)任到人制度、建設(shè)檔案大數(shù)據(jù)人才專業(yè)隊伍，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的“人防”；制定檔案機密信息保護制度、成立以單位一把手為頭的檔案安全領(lǐng)導(dǎo)小組、重視大數(shù)據(jù)人才培養(yǎng)等均屬于檔案管理部門可以采取的具體措施。

（2）物防。加強各級綜合檔案館安全建設(shè)、改善檔案保管保護條件便能夠有效滿足檔案管理的物防需要，這一過程需要側(cè)重于高新技術(shù)的應(yīng)用和隱患的排除。

（3）技防。通過建立檔案信息系統(tǒng)安全保密防護體系、建設(shè)檔案大數(shù)據(jù)存儲備份中心、開展重要檔案異地異質(zhì)備份保管，便能夠?qū)⒋髷?shù)據(jù)時代檔案所面臨的安全威脅降到最低。而在大數(shù)據(jù)產(chǎn)業(yè)園區(qū)建立檔案資源備份中心屬于檔案管理部門可以采取的具體措施。

3.3加強與社會的合作

與社會的合作需要體現(xiàn)在與檔案形成者合作、與檔案利用者合作、與網(wǎng)絡(luò)服務(wù)商合作三個角度，具體合作側(cè)重點如下：

（1）與檔案形成者合作。幫助其完善建檔工作、大力征集家庭和個人檔案，由此能夠?qū)崿F(xiàn)更多有價值檔案的挖掘。

（2）與檔案利用者合作。在了解檔案利用者需求的同時，還應(yīng)透視其隱性需求以提供預(yù)測服務(wù)。

（3）與網(wǎng)絡(luò)服務(wù)商合作。借助網(wǎng)絡(luò)服務(wù)幫助其實現(xiàn)垃圾信息剔除，并結(jié)合專業(yè)公司開展電子檔案管理，來進一步提升大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作水平。

4結(jié)語

綜上所述，信息時代的到來，給檔案管理工作帶來了巨大的機遇，面對這種機遇，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)不斷創(chuàng)新，結(jié)合自身發(fā)展，積極推行檔案的信息化管理，真正實現(xiàn)信息化發(fā)展。檔案管理是一項至關(guān)重要的工作，事關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展。信息化時代里，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)積極轉(zhuǎn)變觀念，創(chuàng)新檔案管理手段，革新檔案管理制度，加強專業(yè)人才的培養(yǎng)，只有這樣，才能促進檔案管理工作的高效開展，進而發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用。

參考文獻

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