商務英語信函語言特點研究

劉娜，何欣

（1錦州醫科大學，遼寧 錦州 121002；2錦州市錦州中學，遼寧 錦州 121000）

隨著經濟全球化的深入發展以及國際經濟貿易合作的增加，跨境商業活動日趨頻繁。商務信函在整個商務活動過程中發揮著橋梁和紐帶的作用，貫穿了從確立業務關系、簽訂合約、執行合約到解決爭端的各個環節。一封好的商務信函不僅有助于建立和保持良好的業務關系，更能夠通過有效的溝通避免締約雙方產生不必要的誤解與糾紛。

一、商務英語信函的作用及其重要意義

近年來，經濟的迅速發展使中國成為全球商務活動中的一個至關重要的經濟體。越來越多的中國企業直接或間接地與國外企業建立聯系。有的企業通過信函與國外合作方進行商品買賣貿易，有的則通過信函向其合作伙伴表示問候或維持良好的業務關系。毫無疑問，作為工具與橋梁的商務信函在其中發揮著不可或缺的作用。商業活動是否成功很大程度上取決于締約各方能否進行有效的溝通。一封好的商務信函應當以簡潔介的語言傳達準確的信息，精確地描述事實，進行有效的溝通并維持良好的業務關系。因此，了解其語言特點并寫出一封好的商務英語信函對國際商業活動至關重要。

世界上每天收發的商務信函不計其數，它們已經成為日常商務溝通的“生命線”。然而，只有那些內容合理并且表達準確的才能夠算作成功的商務信函。文化背景、語言習慣以及表達方式等因素的不同使商務英語信函有別于中文的商務信函。因此，為了能夠成功地起草一封好的商務信函，我們十分有必要了解并掌握商務英語信函的語言特點。

二、商務英語信函的語言特點

1.詞匯特點。商務信函對準確性有很高的要求，應盡量避免產生誤解。因此，一封好的商務信函中的用詞應當準確明了，不應選用語義模糊和籠統的詞匯。商務英語信函的詞匯特點主要包括以下幾點：

第一，專業術語。由于商務信函寫作的目的是為了實現特定的商業目標，屬于專業信函的范疇，因此要求其用詞符合特定商業領域的術語要求。有些常見的單詞在商務信函中可能有著不同的含義，例如“draft”一詞常用的語義為“草稿、起草”，而在英語商務信函中，該詞通常作為對外貿易中的“匯票”出現；“inquiry”一詞常用的語義為“詢問”，而在國際貿易中，該詞的專業用法為“詢盤”。此外，商務英語信函中的專業術語還體現在專有名詞的縮寫上，例如，“ASAP=As Soon As Possible”（盡快），“B/L=Bill of Lading”（提貨單），“FOB=Free On Board”（離岸價），“R.S.V.P=Repondezs’il vous plait” （敬候函復）。

第二，古詞語。使用古詞語是商務英語信函的一大特點。和法律文件一樣，商務信函通常使用的也是“莊重文體”，這就意味著商務信函使用的都是十分正式的詞語。英語語言歷史悠久，在古代，宮廷貴族使用既正式又莊重的英語文體和用詞以顯示對君主的尊重。由于這類文體能夠最大限度減少信息的誤解，所以后來常用于簽訂合約。我們將同一語義下正式和非正式用詞進行了對比（見表1），“Formal”對應的是商務英語信函中常用的詞語。

第三，準確的詞語和表達式。與其他信函一樣，商務英語信函的首要功能是傳遞信息，但是其對用詞的準確性要求更高。首先，商務英語信函涉及大量數字。由于經常涉及到貨物的買賣，商務信函中通常有大量的數字來描述貨物的數量和價錢，例如“50 metric tons of Bitter Apricot Kernels at RMB￥2,500 per metric ton CIFC 2%Odense”（50噸苦杏仁，歐登塞到岸價每噸2 500元人民幣，包括2%傭金）。精確的數字表達有助于提高商務信函的準確性，這也是這類文體有別于其他信函的一個顯著特點。其次，商務英語信函中常通過使用量詞和定語來提高表達的準確性，以減少可能出現的誤差或糾紛。例如，“A pack of canned goods”（一包罐頭），“100,000 metric tons” （10萬噸），“Packing:in wooden or plywood cases”（包裝：木箱或膠合板箱），其中“包”和“噸”限定了貨物的計算單位，“wooden”和“plywood”則限定了包裝箱的材質。再次，在商務信函中，寫作者幾乎不使用“several” （一些）、“many” （許多）、“maybe”（也許）、“about”（大約） 等語義籠統的詞匯，因為這類詞匯不僅不能夠準確地傳達信息，有時還有可能產生誤解和糾紛。

表1 商務英語正式與非正式用語對比

第四，不使用修辭手法。一般來說，商務英語信函幾乎不使用修飾性詞語來增加文章的可讀性。大多數情況下，商務信函的目的是確立業務關系、咨詢或回答相關問題，側重的是內容的準確性和清晰性，因此沒有必要使用太多修飾性詞語為商務信函添加華麗的辭藻。太多修飾性詞語有可能產生歧義誤導讀者，進而影響他們的決策。

2.句法特點。詞語構成句子，句子組成語篇，我們就是這樣實現溝通的。句子是構成語篇的一個基本單位，商務英語信函中句子的寫作應遵循特定的規則。

第一，商務英語信函中多使用簡單句。所謂簡單句，是指只含有一套主謂結構并且句子各成分都是由單詞或短語構成的句子。專業的商務信函通常使用句式并不復雜的簡單句，以便于讀者理解。長而復雜的句子容易造成誤解，讀者無法一眼就獲得他們想要的信息，既浪費時間，又增加了難度，并不符合簡單高效的原則。下面的幾個簡單句經常出現在商務英語信函中，尤其是合約中。

a.We confirm our price for the Automatic Dishwasher at$211.00 FOBNagoya.

（現確認我方洗碟機名古屋船上交貨價每臺211 美元。）

b.This quotation is for a minimum quantity of 100 sets.

（本報價適用于起訂量100臺。）

c.Our quotations maychange without notice.

（我方報價如有變更，不另通知。）

第二，商務英語信函中經常使用祈使句。祈使句是要求對方做或不做某事的句子。這一句式主要有兩個功能，一是請求，二是提醒。使用祈使句能夠簡單明了地表達出作者所要傳達的意思，使讀者一目了然。下面是幾個商務英語信函中常用的祈使句，寫信者希望通過祈使句向對方發出請求，要求其提供相關信息或商品。

a.Please send us full details of your goods and give your earliest deliverydate.

（請將你方商品詳細清單發給我方，并告知最早交貨日期。）

b.Please informus as soon as the goods arrive.

（貨物抵達請立即通知我方。）

從上面的例子中我們可以看出，商務英語信函經常使用“please”（請） 字作為祈使句的開頭，以便以禮貌的方式提出請求。

另外，如果一方想要強調某些重點信息，他們通常也會采用祈使句來提醒他們的合作伙伴，例如：

a.Testate the contents of the order and confirm them.

（檢查并確認訂單內容）

b.Enclose your Sales Confirmation in duplicate for counter-signature.

（附上一式兩份銷售確認書用于會簽）

第三，使用虛擬語氣和委婉語氣。商務信函中的用語應當盡可能顯得禮貌，表示寫作者對對方的尊重，給對方留下好的印象，進而建立良好的業務關系。除了行文完整、清晰和準確之外，商務英語信函還應適當使用委婉的語氣傳達一種輕松且友好的意愿。為了實現這一目標，商務信函的寫作者通常會使用虛擬語氣和委婉語氣，例如“please……”（請……），“will/would you please……”（請您……）等。請看下面的例句：

a.Please do not hesitate to call me on 1234567 if you need anyhelp.

b.Will you please togive us more detailed information ofyour requirements?

c.We would be grateful if you would help us with your suggestion.

上述例句中，a句中使用委婉的詞語“please”表示對對方的尊敬。b句和c句都是要求對方提供服務。b句用疑問的語氣表示請求，c句則使用了虛擬語氣，以更委婉的方式表達自己的請求。

3.語篇特點。商務英語信函是來自不同語言文化背景的人進行溝通和建立業務關系的媒介。在特定商業環境下，商務信函有其獨特的風格。在語言學中，語篇指構成一個完整整體的任意長度的口頭或書面篇章。本文中提到的“語篇”是指整篇商務信函，包括單詞和句子。商務英語信函語篇主要具有以下特點：

第一，寒暄。“寒暄是作者在文章開始的禮貌問候，作用和打電話或在社交場合遇到某人時說‘您好’相同。由于寒暄能夠為商務溝通提供一個友好的開端，因此所有商務信函都在開頭處進行寒暄。”寒暄是作者對對方發出的問候，我們從寒暄就能夠看出二者之間關系的親密程度。在一般信函中，作者用對方的姓名或二者之間的關系進行寒暄與問候。例如，在給朋友或某個特定人員的信中，我們通常使用“Dear Anne”、“Dear Mr.Smiths”這樣的名字進行問候。其他情況下，例如在給親戚朋友的信中，我們則會使用“親愛的兄弟”、“親愛的媽媽”這樣表示二者之間關系的詞語進行寒暄。這都是一般信函中常見的寒暄方式。然而，商務英語信函中的寒暄與問候有其自身的特點。

隨著通訊方式的迅速發展，如今人們已經無需跋山涉水到同一地點就能夠進行交易。在商務活動中，一方有可能對對方的個人情況并不十分了解，例如對方的年齡與性別。因此，商務英語信函中的寒暄與問候通常是“模糊”的。

商務英語信函常用的寒暄是“Dear Sirs/Madams”（敬啟者）。有些情況下，發信人并不清楚對方的姓名或性別，這種問候方式既正式又表現出對對方的尊敬，不會讓對方感覺不舒服。如果發信人確切地知道對方的姓名和性別，發信人則會直接使用“Dear Mr/Ms.XXX”稱呼對方，這種寒暄方式既正式，又能拉近雙方之間的關系。

第二，正文段落清晰，內容簡潔。商務英語信函的正文通常分為幾段，每段內容清晰明了，使讀者能夠一目了然了解作者要傳達的信息。正文第一段通常是寒暄與問候，以及簡要說明本文的主要內容。接下來的段落是整個信函的核心部分，具體描述雙方需要溝通的細節。最后一段通常會簡單強調一下信函中的重點信息。在商務英語信函中，一般每一段單獨表達一個信息，也就是說作者要表達的不同信息都要獨立成段，這樣能夠有效地避免混淆讀者。

第三，結束語。在商務英語信函的結束部分，作者通常會明確表示希望對方在收信后做些什么。大多數情況下，如果希望對方回信，發信人通常會在信函結束部分使用“Looking forward to your early reply”或“I hope tohear fromyou soon”（希望早日收到您的回復）。與其他普通信函一樣，商務英語信函的作者也會使用“Best regards”、“Yours respectfully”、“Respectfully yours”等委婉的祝福語來表達對對方的尊敬與美好祝愿。下面是商務英語信函常見的結束語。

作為商務溝通的主要媒介，商務英語信函對整個商業活動的成敗起著至關重要的作用。掌握商務英語信函的行文風格并了解其語言特點是起草一篇好的商務英語信函的基礎。希望本文能夠為商務英語信函起草者提供思路與借鑒，幫助他們起草出簡潔高效的信函，進而為商業活動提供便利。

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