劍走偏鋒 以顏色制作占比堆積圖

愚人

比如下表是某單位各個(gè)部門報(bào)銷的招待費(fèi)用（圖1），為了更直觀看到各個(gè)部門招待費(fèi)用的占比堆積，現(xiàn)在就可以使用條件格式填充不同顏色單元格實(shí)現(xiàn)堆積圖。

首先對(duì)總的招待費(fèi)用進(jìn)行求和，接著在C2輸入公式“=（B2/B$7）*100%”，下拉公式后求出各單位招待費(fèi)的各自占比數(shù)據(jù)（圖2）。

選中E1：N10區(qū)域，點(diǎn)擊“開始→格式→行高”，設(shè)置為28，繼續(xù)設(shè)置列高為“4”。也就是選擇一個(gè)10×10單元格作為顏色堆積的填充區(qū)域（圖3）。

接著在E1輸入“0.91”，點(diǎn)擊“開始→填充→序列→等差數(shù)列”，步長值輸入“0.01”，終止值輸入1，點(diǎn)擊“確定”完成行數(shù)列的輸入。在E2輸入“0.81”，操作同上完成數(shù)列輸入，接著選中填充的兩行數(shù)列往下填充，完成所有數(shù)據(jù)的輸入。這里每個(gè)單元格對(duì)應(yīng)一個(gè)百分比，初始E10=0.01（即1%），然后依次以1%為步長遞進(jìn)直到100%，這樣原來招待費(fèi)的百分占比就可以通過單元格表示（圖4）。

點(diǎn)擊“開始→條件格式→突出顯示單元格規(guī)則→其他規(guī)則”，在打開的窗口中選擇“只為包含以下內(nèi)容的單元格設(shè)置格式”。在編輯規(guī)則說明下方選擇“單元格值”，然后在“小于或等于”后方輸入公式“=SUM（$C$3：$C$6”。繼續(xù)點(diǎn)擊“格式”，將填充格式設(shè)置為紅色。這里使用$符號(hào)對(duì)單元格進(jìn)行絕對(duì)引用，表示如果單元格的值小于或等于C3：C6之和，那么就應(yīng)用條件格式的設(shè)置（圖5）。

繼續(xù)設(shè)置剩下的3條規(guī)則，其他同上，公式依次為“=SUM（$C$4：$C$6”、“=SUM（$C$5：$C$6”、“=$C$6”。然后依次點(diǎn)擊“格式”，為不同的規(guī)則設(shè)置不同的顏色，應(yīng)用范圍全部設(shè)置為$E$1：$N$10，可以在管理規(guī)則中對(duì)所有規(guī)則依次進(jìn)行設(shè)置（圖6）。

點(diǎn)擊確定應(yīng)用規(guī)則，這樣每個(gè)單元格就會(huì)按照上述的規(guī)則進(jìn)行單元格的填充。為了數(shù)據(jù)更加美觀，選中E1：N10區(qū)域，右擊單元格選擇“設(shè)置單元格格式→數(shù)字→自定義”，在“類型”框輸入“；；；”（三個(gè)半角分?jǐn)?shù)格式），表示隱藏單元格的數(shù)字格式（圖7）。

現(xiàn)在返回單元格可以看到原來的數(shù)字已經(jīng)被全部隱藏，不同顏色的單元格實(shí)際對(duì)應(yīng)的就是每個(gè)部門的百分占比，我們在更改實(shí)際數(shù)字的時(shí)候，不同占比的單元格會(huì)同步發(fā)生變化。這樣通過不同顏色單元格的數(shù)量就可以很方便地看到不同部門招待費(fèi)的占比，為了更方便查看，還可以在單元格旁邊加上各個(gè)部門的文字說明。這樣的顏色堆積圖是不是可視化效果更好（圖8）？

可以看到靈活運(yùn)用條件格式可以非常方便地使用單元格來表示數(shù)字占比，我們還可以舉一反三做出更多圖形。比如可以通過直接使用數(shù)據(jù)條的方式來表示招待費(fèi)用的占比。同上點(diǎn)擊“開始→條件格式→數(shù)據(jù)條→其他規(guī)則”，在打開的窗口選擇“基于各自值設(shè)置所有單元格的格式”，將類型的最小值和最大值全部設(shè)置為“數(shù)字”，值分別為0和1，條形圖的外觀選擇紅色和實(shí)形邊框（圖9）。

點(diǎn)擊確定后，可以看到在每個(gè)百分比數(shù)值后面都會(huì)添加一個(gè)和百分比數(shù)值對(duì)應(yīng)的紅色數(shù)據(jù)條，通過數(shù)據(jù)條的長短就可以非常直觀地看到數(shù)值的不同（圖10）。