如何推動檔案工作規范化標準化

馬叢容

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2018）2-000-01

摘 要 檔案作為人們社會生活中直接形成的、有價值的歷史記錄，承載著文件的記錄性，再現過去的真實面貌。傳統管理文件的方法在面對越來越復雜的、多樣的檔案時已經不再適用，新時代背景下要求高效的、科學的檔案管理形式，從而提高人才利用率，促進社會進步。將檔案標準化、規范化的管理是現階段行業工作的新要求。本文就如何將檔案管理標準化、規范化提出了幾點建議，希望可以對檔案管理的優化有所啟示。

關鍵詞 檔案管理 標準化 規范化

檔案的管理擁有著獨特的程序，他要求檔案管理的相關工作人員積極收集整理獲得的材料，與專業的電子技術人員一起建立一個具有收集、查詢、統計、修復等多功能于一體的檔案管理系統，完善的檔案管理數據庫保證了檔案的真實性、實用性、完整性、安全性。在檔案管理的不同階段都應以標準化、規范化作為工作的基本原則，適應社會的多樣要求，增加國家的文化實力，提高人才的利用率，促進社會的發展。

一、建立先進的檔案管理數據庫

新時代的檔案管理要求標準化與規范化，這是傳統的管理方法所不能滿足的，為適應社會要求，需要建立完善的檔案管理數據庫。現在已經存在一些電子形式的檔案管理模式，但由于其自身設置的不完全性，以及網絡環境的多變性而不能良好的適用于工作中，這就要求開發者們設計出更加先進的系統，不僅在日常工作中可以將檔案的收集、保存、查詢囊括其中，更應該擁有強大的自我保護及備份功能，不受網絡環境的侵害。例如最近比較猖狂的勒索病毒，如果沒有完備的系統設置，那么一旦數據庫感染病毒，全部的檔案無法調出，不僅會對工作造成巨大影響，信息的泄露所造成的損失更是無法估量的，完善的檔案管理數據庫的建立是實現檔案管理的標準化和規范化所必不可少的一項重要舉措。

二、完善檔案管理的相關法律法規

在弘揚法治社會的今天，依法治國、依法辦事早已成為主旋律，那么在檔案管理工作中，擁有健全的法律法規依然十分重要，只有建立完善的檔案管理的相關法律法規，在檔案管理的工作中才能依法的、有效的實行各項工作，保障人們權益，避免那些鉆法律空擋的不法行為。法律法規的建立需要社會各界的共同努力，不同領域的不同檔案管理，法規的要求都應細化再細化，盡可能做到面面俱到，同時還應在實施的過程中做到良好的監督與修訂，而不是法規建立后就隨意使用，法規的有效實行和及時更新往往比法規的建立更加困難，它是一個長期堅持的過程，只有檔案管理者在日常工作中知法、守法，才能適應不同社會條件下的不同要求。

三、提高檔案管理人員的綜合素質

檔案管理的工作人員作為檔案管理工作的實行主體，在建立先進管理數據庫的同時，提高檔案管理工作人員的綜合素質十分必要。在工作中，熟練的運用數據庫的各項功能進行檔案的管理、調取、備份，在使用的同時做到后期的維護，出現問題可以在第一時間提出有建設性的方案，不會因為程序的問題而影響正常工作等等都是工作中所需要的。當今時代，檔案管理作為一個一直存在但知識內容更新飛快的行業，要求從事這項工作的人員在原有相關知識的基礎上，適應社會要求，吸收更加先進的知識，同時所在單位也應定期對員工進行崗位培訓，做到知識的及時更新，可以制定競聘崗位等一些促進學習的制度，使行業流入新鮮血液的同時激發檔案管理人員的工作熱情，為實現檔案管理的規范化、標準化添磚加瓦。

四、加強檔案管理人員的規范管理

檔案管理的工作人員是將管理工作做到規范化、標準化的直接實踐者，他們在實際工作中的行為，直接影響著行業的整體水平。為保障檔案管理的工作質量，提高工作效率，嚴格的工作人員管理規范必不可少。不同行業對于不同檔案的管理要求不盡相同，這就需要領導者在各自行業需求的基礎上，針對不同的特點制定適用于各自領域的不同工作規范，做到規范、標準、實用。相關制度的建立使檔案管理工作更加的科學、安全。制定方案后還需跟進后續的學習、實施情況，規定獎懲制度，使工作人員深刻了解自己的工作內容，工作制度，嚴格遵守。

五、結語

綜上所述，在社會經濟飛速發展的今天，檔案作為記錄個人歷史經歷的獨特文件，無論是對國家、對單位還是對個人，都是十分重要的，對檔案管理提出新要求，形成規范化、標準化的檔案管理形式，對推動社會的發展、單位的進步、個人的前程都具有重要意義。檔案管理的規范化、標準化需要從管理系統、法律法規、管理人員，工作制度等各個方面做出努力。做到科學、實用，與時俱進。最大限度的讓檔案管理工作在社會進步中發光發熱。

參考文獻：

[1] 張麗娟.探究檔案管理工作的規范化和標準化[J].世界最新醫學信息文摘（連續型電子期刊），2015：215-216.

[2] 王春丹.以科學發展觀指導人事檔案管理[J]企業改革與管理，2014（24）.

[3] 龐艷.對檔案管理規范化、標準化若干問題的研究與思考[J].現代企業教育，2014（8）：48.

[4] 王曉紅.試論如何做好檔案管理工作規范化、標準化[J].中國科技投資，2016（23）：216.

[5] 姚武.如何推進推進機關事業單位檔案管理工作規范化標準化[J].中國管理信息化2016（15）：174-T176.