淺談大數據時代的人事檔案建設與管理

摘 要：本文分析了隨著信息化技術不斷革新發展，闡述了人事檔案建設和管理必然趨向信息化發展道路，以人事資源管理的角度認識人事檔案電子文檔開發、檢索、利用作用，推進信息化時代的人員評價、選拔合理配置。

關鍵詞：人事檔案；信息化；建設；管理

隨著大數據與電子信息技術不斷發展，人事檔案建設和管理必然是向信息化的大數據趨勢發展。人事檔案作為人力資源管理工作中記述和反映個人經歷、學歷、社會關系、業務能力、工作狀況和獎懲情況等方面信息，能夠真實、全面地反映個人的綜合素質，是單位寶貴的人力資源財富，是一個單位了解、評價、選拔干部，積極開展人力資源管理工作的重要依據，對單位的長遠發展具有十分重要的意義。因此，人事檔案信息化建設和管理工作需要與時俱進，開拓創新，跟上時代發展的步伐，才能保持生機和活力，促進企事業健康發展。

一、人事檔案現狀情況

目前人事檔案的收集、整理、分類、編目、鑒定、保管、檢索、利用、編研、統計等信息化程度不高，人事檔案材料的收集、整理、分類、案卷、檔案柜等手工操作較多。尤其是人事檔案有一個鮮明的特點——動態性，人事檔案歸檔的內容不是一成不變，而是隨著當事人人生道路的延伸和職業發展變動，所形成新的人事檔案收集、整理與歸檔。為此，新時代的信息化和數字化滾滾向前不斷發展，必然要求人事檔案跟上時代步伐，從原來紙質檔案為主體轉變以電子檔案為主體，推進人事檔案存儲空間的信息化和數字化，提高了人力資源管理工作的質量和效率，促進單位發展，降低單位人力資源管理成本。

二、電子文檔信息化對提高工作效率的意義

對于用人單位來說，人事檔案的作用主要體現在為單位人事資源管理部門提供重要依據。人事檔案是個人歷史的真實記錄，通過利用檔案，可以清楚地了解個人過去的工作軌跡，為領導科學決策和科學管理提供重要的參考和依據。現代組織為了做到知人善任、選賢舉能，將盡可能全面、準確地了解員工，通常會將考察現狀與查閱檔案材料中的思想言行、業務水平、個人素質、歷史情況等原始材料有機結合。用人過程中形成的定級、調資、任免、晉升、獎懲等方面的呈報、審批材料都會匯總，歸入本人檔案，作為考核依據。因此用人單位在人員錄用、晉級、考核時，都會經常使用檔案，考察其德、能、勤、績等情況，從而全面準確地了解個人的情況，為人力資源的正確選拔和配置起到了重要參考作用。正因為人事檔案對于人力資源管理工作具有重要意義，那么，電子文檔同傳統紙質檔案管理相比，具有成本低、效率高、維護便利、利用便捷等諸多優點，因此推進人事檔案信息化建設有利于提高檔案管理的效率和水平，可以快速準確的獲取人事資源管理中個人的基本信息、綜合素質、特長和德能勤績等方面的綜合信息，還可以隨時查詢個人的工作、學習、生活等方面的聲像資料，為人力資源管理正確選拔和配置起到快速、準確、便捷的作用，推動組織的健康發展。

三、重點抓好從紙質文檔變成電子文檔

重點抓好電子文檔數據庫建設——人事檔案的文字信息數據庫和多媒體數據庫的建設。準確、完整、規范的信息資源的采集、開發和利用，從數據的采集到后期的制作都應該保證較高的質量，照片要采用較高清晰度的掃描儀錄入計算機、音頻和視頻要采用先進數字技術。按照國家有關電子文件歸檔與管理規范的要求，制定適合組織所需要的人事檔案電子文件歸檔和管理辦法，實現人事檔案管理的處理和利用，促使人事檔案管理規范化、標準化、現代化，提高人事檔案的服務水平和管理水平。

人事檔案信息化建設是為實現人力資源管理管理提供便捷服務，在接收、傳遞、存儲和提供利用的優化，信息化的電子檔案是一種新型載體的檔案，是數字化信息技術的產物，是能夠被計算機識別處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網上傳遞的數字代碼序列，是數字信息的集合體。在實際工作中，人事檔案信息化加強了人力資源管理的時效性強和工作效率。人事檔案管理是隨個人經歷變動而變化，人事變動大而且復雜，保存時間長，傳統的紙質檔案，存量大，數量多，占空間，使得管理和查閱都很不方便，這就需要加快人事檔案信息化建設，盡快盡早實現電子化，進一步提高工作效率。

四、加強檔案員的培訓，提高管理水平

目前，專管人事檔案人員結構中，主要是以文科的檔案學專業人員為主，理工科做人事檔案管理的人員少，面對高速發展的電子信息化顯示跟不上時代發展步伐，直接影響到人事檔案的信息化發展和信息資源的整合開發與利用。為此，要對人事檔案人員進行必要的信息化技能培訓，在知識結構、計算機應用能力、辦公自動化等方面加以培訓和培養，培養掌握現代科學技術與信息化結合的復合型檔案管理人才，以適應信息化大數據時代的發展需求，推進人事檔案事業發展，實現人事檔案事業的現代化管理和人力資源管理的合理配置。

總之，隨著現代科技的迅猛發展，數字人事檔案的信息化建設和管理是人事檔案管理的一場“革命”，人力資源管理日益顯得重要起來，利用現代科技和信息技術，如何保存數字化檔案信息，對已經熟悉了傳統檔案管理方法的工作人員來講無疑是一個巨大的挑戰，加強人事檔案管理的信息化建設，已經成為人事檔案管理的一個主要趨勢和重要途徑。

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作者簡介：林豐靈（1984—），女，漢族，廣西來賓人，人事科干事，在職研究生，主要研究方向：檔案管理。