乳制品企業如何做好存貨管理

文/趙艷豐

（大連交通大學工商管理學院）

在我國乳制品行業的公司報表中，存貨占據了很大一部分比重（大概占流動資產的50%以上）。對于以生產加工為主營業務的乳制品企業來說，存貨的重要性毋庸置疑，儲備一定量的存貨能使生產得到正常有序的進行，能為企業的銷售提供較大的機動靈活性；但是，過量的存貨又會在流動資金中占據較大比重，增加企業的生產成本和管理費用，降低利潤率，制約企業的進一步發展。本文以Z乳品科技有限公司（簡稱“Z公司”）為案例，分析乳制品企業存貨管理所面臨的問題，并給出相應的解決方案，希望給業內人士帶來啟示。

存貨管理的四大問題

存貨采購環節的問題

Z公司是一家專注于奶酪產品、固態奶制品研發的生產加工企業，雖然成立時間不長，但是憑借良好的廣告效應，在業內已經小有名氣。Z公司與供應商的采購多以短期合作為主，在國內還沒有形成穩定的供應商，也沒有建立一個完善的資料庫，以對供應商的企業規模、產業結構、客戶群、業績評價、生產能力、業務水平、質量系統等信息進行分類統計，缺乏對同類型供應商的優劣對比，所以難以選出最適合維持長期合作的供應商。

另外，Z公司在挑選合作供應商時，更注重他們上報的最終價格，如果供應商愿意接受較低的訂購價或者許諾提供相應的價格折扣，那么公司與之簽訂單供貨合同的可能性將大大提高。Z公司管理層往往忽視對供應商的業績評價，忽視其業務結構是否完善、生產能力是否與之銷售目標相協調，忽視供應商的質量評價系統是否健全。而正是因為這些因素通通欠考慮，企業在日常經營中經常會碰到供應商交付的產品質量不合格，或交付時間滯后的情況，這會大大制約企業的正常生產經營，造成重復采購，增加存貨成本。

存貨入庫環節的問題

存貨復核工作不到位

在Z公司的原料采購、驗收入庫的工作環節中，有極大可能出現訂單和購貨發票上的存貨單價數不一致的情況。在此環節中，倉儲員應核對存貨采購的單價、數量、金額與發票內容是否一致。但實際操作中，倉儲員往往忘記核對存貨單價是否與發票內容一致。若訂單單價的輸入有誤未能及時發現，導致發票結算不及時，則會形成暫估價，暫估價占比越大，就會導致后期的變更數量越多、金額越大。這種復核工作的不到位，極大增加了相關部門的工作量。

存貨入庫不及時

倉儲部在例行存貨盤點時，存在當天有廢棄的原料（添加劑、發酵劑等）在作業區卻未按期交付的情況，進行詢問時，工作人員解釋為等待第二天再收庫，如此就加大了盤點的工作量，增加了人工成本。可見Z公司在入庫管理方面存在很大的漏洞，入庫管理的不及時毫無疑問會加大存貨的保管安全風險，加大存貨盤查的難度。

存貨驗收分工不明

在Z公司內部審計過程中，存在采購員與驗收員包攬對方工作的情況，職責分工不明。筆者實際調查發現，由于驗收員居住地址距離加工廠比較遠，而有相當一部分原料是晚上送達，基于平時建立起的友好親密關系，驗收員就會“拜托”采購員代為驗收，采購物資經采購員自己驗收即可入庫。采購人員既參與采購，又負責驗收，未做到權責分離，極容易出現采購員以權謀私、質量作假的風險。

存貨倉儲環節的問題

Z公司并沒有專業的倉儲管理系統，倉庫的管理都是憑老員工的經驗，新員工需要3～6 個月才能完全熟悉倉庫的存貨情況，所以倉庫的發貨效率特別低，而且經常找錯、發錯貨。因效率低，所以作業人員也多，倉庫內的作業通道經常出現交通繁忙景象，貨車堵塞的情況時有發生。

作為一家生產加工型企業，Z公司儲貨倉庫多為普通通風式倉庫，存貨擺放方式多為就地堆垛式。而倉庫里的很多原料（如發酵劑）是需要特別防潮處理的，在空氣濕度較大的季節特別需要注意存貨防潮，Z公司在這方面卻特別容易忽視。筆者實地考察還發現，有部分貨物的包裝紙盒易受潮、軟化，不能承力導致貨物倒塌的情況時有發生。與此同時，在公司生產的高峰階段，管理員基本要隔很久才會去進行盤點清查，這樣存貨自然不能得到很好的監管，存在著產品質量方面的隱患。

另一方面，Z公司的員工年流失率高達30%，每年有接近三分之一的人員離職，這是令人不能接受的。在沒有倉儲信息系統的支持下，大量的新員工需要長達數月的時間進行熟悉，且在熟悉期間內，很多人因為無法適應高壓的工作，往往又選擇離職，整體倉儲作業一直處于惡性循環中，致使存貨量居高不下。

存貨出庫環節的問題

忽略市場風險

Z公司常常由于忽略市場風險導致銷售預測偏差，做出錯誤地投資決策，影響企業的進一步發展，存貨量也由于銷售預測的偏差而一直處于高位。乳制品行業屬于非常成熟的行業，各大規模的生產加工企業不計其數，客戶的選擇很多，很多休閑食品廠商客戶會根據自身需求，對同類型奶酪產品進行比質比價，因而乳品企業必須敏銳地把控市場需求，做出精準的需求預測，否則很容易出現存貨囤積的情況。

缺乏對客戶資源的整合利用

隨著Z公司規模的擴大，客戶和供應商也隨之增多。有來自國內的，也有來自國外的，同一客戶還有可能是原料的供應商，這些情況，都會導致客戶和供應商的關系管理混亂。Z公司并未對客戶資料，如客戶所在地的銷售市場、購買能力等進行分類歸納，缺乏整合利用的意識。若不能對這些資源進行有效管理，很難生產出滿足客戶需求的產品，由于產品賣不動而導致存貨量劇增，勢必占用企業資源。

解決方案

存貨采購環節的改進建議

評選出合格的供應商是乳制品企業存貨管理的基礎，筆者建議Z公司對收集的供應商信息進行全面整合，具體包括供貨的驗收合格率、價格、生產能力和技術、信譽、服務質量、準時交貨率等因素，以確定候選合格供應商，并且運用科學的指標體系（表1），評選出最優供應商。

Z公司應與評選出來的供應商建立長期穩定的合作關系，簽訂長期供貨協議。這樣做不僅有利于保證生產的有序進行，避免缺貨成本的產生，而且便于跟供應商協商議價，獲取更低的采購價格，降低存貨成本。

存貨入庫環節的改進建議

加強存貨入庫復核工作

訂單存貨單價與結算發票不一致問題，多是由于倉儲員的人為因素造成的，建議Z公司加強對倉儲員的培訓力度，并且加大監督力度，強化倉儲員對訂單單價的關注度，并監督其執行，減少結算價格與暫估價相悖離事件的發生概率。

監督廢棄原料的及時入庫

對于廢棄原料滯留生產車間問題，Z公司應加強對廢料的管理，要求廢料每日按時上交，堅決杜絕當日廢料留待次日處理的情況發生，把責任落實到每一個車間主任，并加入其月底績效考核中。管理部門也要采取加強巡視車間的辦法，隨時掌握生產車間滯留原料的情況。

嚴格執行采購驗收人員的權責分離

存貨管理制度的執行依靠高層管理者的監督力度和管理態度，Z公司若能執行嚴格的權責分離，將會大大減少員工之間串通舞弊的機會。企業還應建立獎懲制度，以期減少人為因素造成的存貨毀損，鼓勵員工按章辦事。

存貨倉儲環節的改進建議

引入信息化管理

乳制品企業若想經營得好，引入信息化管理至關重要。Z公司必須改善目前信息化水平低、作業效率低的現狀，引入專業化的倉儲信息管理系統，使得企業存貨量得到良好控制。筆者建議Z公司招聘具有豐富經驗的倉儲管理專才，聘請業內專業的管理咨詢公司進行調研、規劃、改造和指導，以盡早實現現代化的倉儲管理模式，提升企業競爭力。

貨物擺放采用重型貨架

Z公司對部分原料的擺放實行就地堆垛式。就地堆垛式的存儲方式有兩方面的缺陷，一是堆放在下層的存貨易受到上層的擠壓，導致質量受損；二是不利于“存貨先進先出法”的實施，越先入庫的存貨往往被擺放在越里層，隨著存貨越儲越多，如果想把最里層的存貨移出，將產生很大的工作量。筆者建議采用重型貨架，能有效解決以上問題。

表1 對供應商進行分類、評級的指標

倉庫通風，定期抽檢

針對發酵劑等加工原料易受潮的現狀，建議Z公司保持倉庫的通風性，在倉庫擺放吸水防潮的干燥劑，盡量降低倉庫的潮濕度。企業的倉儲管理員也應該提高職業素養，對存貨進行定期抽檢查驗，杜絕不良品投入生產環節。

加強員工培訓和制定內部考核機制

為了減少員工離職，Z公司需要全方位提升員工的歸屬感，增強團隊凝聚力。企業應每3 個月進行一次內部知識培訓，每半年組織一次外訓，增進員工之間的感情，提高員工的作業技能。還應設立年度和季度員工獎項，如新員工進步獎、最佳團隊獎、個人先進獎、優秀主管獎，每季度和年度末根據考評規則評選出各項獎項，并給予一定的現金獎勵。

Z公司還應每年根據內部考核情況，對全年表現優秀的員工進行內部晉升，普通員工可晉升為資深員工，資深員工可晉升為主管，主管可晉升為副經理等。這樣能夠讓有能力、有上進心的員工得到發展，減少員工的流失。在決定招聘某一崗位時，首先考慮內部員工的晉升，當內部員工無法達到任職要求時，才考慮外聘。

在高層經理的KPI考核指標中，應規定員工的流失率，讓管理者重視員工關系的管理，想辦法減少員工的流失，這樣管理者與員工間就有更多的溝通互動，總結分析流失原因，找到恰當的解決方案。員工流失的減少，必然會提升倉儲系統的作業效率，減少存貨的囤積。

存貨出庫環節的改進建議

加強市場分析

根據每年淡季和旺季的時間表，Z公司應及時調整物料采購計劃，在旺季里大批量訂貨以滿足生產需求，在其余的月份則安排小批量訂貨，以免造成存貨過剩的風險。

Z公司還需要建立與終端用戶的溝通渠道，定期收集和整理客戶的需求信息，對終端市場的需求狀況進行分析和評價，同時積極了解同類型企業的市場狀況，以便進一步修正客戶所提供的需求預測信息。

重視定制銷售，開拓國際市場

在乳制品行業中，能最快最有效地降低企業存貨的手段就是積極響應客戶需求。筆者建議采取區域銷售與分級分銷相結合的銷售模式。實際操作中，為了避免分銷商間的沖突，企業可以把分銷商的區域劃分、客戶來源、產品種類進行明確化，采取區域經理責任制，迅速反饋客戶對產品的意見，有利于幫助企業緊隨客戶需求，用最短的時間開發出更加適銷對路的產品，以減少存貨囤積量。

另外，乳制品企業不應只把眼光局限在國內，Z公司應把銷售目光擴展到海外，積極地開展出口外貿生意。企業應加深與國際同行的交流合作，促進國際上實力代理商的加盟，在重點市場尋找新的銷售熱點。在銷售模式方面，對于不發達國家，由于其銷售模式還不夠成熟，市場還不能滿足形成代理制的條件，可以采取自銷模式；而對于發達國家和地區來說，代理制已成為主流的銷售渠道，應充分利用。總之，乳制品企業若能全面有效地利用國際資源，把握國際市場脈搏，將會大大消化囤積存貨，提升企業競爭力。