提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略

摘要：新時期下，隨著我國事業單位的快速發展，檔案信息的數量不斷增加，以往的人工檔案管理模式已經難以滿足其發展的需求，在此背景下，如何加快檔案管理信息化建設，已經成為我國事業單位面臨的主要問題。本文主要針對提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略進行分析和闡述，希望給予我國相關事業單位以參考和借鑒。

關鍵詞：事業單位 檔案管理 信息化建設 方法策略

檔案資料是社會實踐的真實記錄，是事業單位在發展中所不斷積累的經驗和資料，其具有較強的歷史性、真實性和借鑒性。同時，檔案資料不僅體現了事業單位的科研與生產歷程，同時還具有豐富的社會信息和歷史信息，是促進我國社會發展的重要文獻資料。新時期下，隨著我國科學技術的蓬勃發展，信息時代悄然來臨，檔案管理作為事業單位的一項重要工作，也要結合時代的發展潮流，提升其信息化程度，提升檔案的服務效率和管理水平，發揮檔案資料的歷史價值。

一、事業單位檔案管理信息化的相關優勢

（一）優化儲存環境

當前，我國事業單位檔案管理正處于紙質檔案向信息化管理的轉變階段，實現檔案管理信息化可以優化儲存環境，提升檔案保管的質量。管理方式信息化能夠提升儲存質量，減少空氣氧化、高溫潮濕等環境因素所帶來的負面影響，保證檔案儲存安全，降低檔案儲存和管理的成本。

（二）實現檢索便捷

在信息時代下，實現檔案管理信息化可以提升檢索的效率和質量，使用者只需要輸入關鍵詞，就可以找到自己想要的信息，提升檔案資源的使用效率。同時，在使用數據資源過程中，事業單位不用擔心紙質文檔被丟失和破壞，提升檔案使用的安全性。

二、提升事業單位檔案管理信息化建設的相關對策分析

（一）完善信息化管理體系

新時期下，隨著事業單位各項管理工作實現信息化，檔案管理也要從以往的手工管理模式向信息化管理模式轉變，提升檔案管理的共享程度和利用效率，而想要切實提升檔案的服務質量，需要健全以及完善信息化管理體系。事業單位要結合自身的實際情況，結合檔案管理工作的特點，按照國家規定的信息化管理要求，制定科學的信息化管理體系。首先，在收集和錄入檔案的過程中，要遵循我國規定的標識、文字、格式、方法以及著錄要求，如果格式和著錄不規范，會為檔案檢索帶來一定困難，影響檔案的使用和讀取；其次，針對當管理的數據指標和文檔格式，制定規范而統一的標準，將紙質文檔轉變為數據資源，提升檔案的的共享程度，以標準的管理要求實現信息化建設的開展。

（二）加強信息化設施建設

檔案管理實現信息化需要以硬件設備作為支撐，利用網絡通信、計算機等現代設備完成檔案信息的傳輸、使用、加工、儲存以及收集等工作。因此，事業單位在開展檔案管理信息化建設中，需要結合自身的經濟情況和實際需求，購置光盤刻錄儀、掃描儀、打印機、復印機以及計算機等設備，對現有設備開展統一的使用和管理，延長其使用年限。同時，事業單位還要保證計算機硬件和軟件的兼容，優化計算機資源使用，保證設施建設滿足事業單位檔案管理的信息化需求。

（三）重視信息化安全管理

在信息時代背景下，信息資源相比較紙質文獻，其具有保存方便、讀取方便、儲存空間小以及儲存成本低等特點，但是由于網絡的開放性和共享性，信息資源具有一定的安全隱患，如果遭遇網絡風險，可能導致信息資源丟失或者損壞。針對這一情況，事業單位要重視檔案信息化安全管理，不斷提升自身的安全意識。第一，基于網絡開放性的特點，信息資源更加容易被篡改和盜取，而事業單位很多檔案內容都屬于機密文獻，如果一旦出現檔案泄漏的情況，會對國家利益帶來嚴重的損害，因此，對于具有較高機密性的檔案文件，事業單位需要做好身份識別、訪問權限以及加密設置等安全措施，切實保證其儲存和使用安全；第二，加強對計算機系統和網絡的安全管理，嚴格把控檔案內容，對計算機進行定期的病毒查殺，消除潛存的安全隱患；第三，事業單位要定期更新木馬以及病毒查殺軟件，發揮其預防的作用；第四，事業單位要結合我國相關要求，配置專門的防火器、防盜門窗、除塵器、除濕器、檔案柜以及檔案室等，起到遮光、防鼠、防潮以及防盜的作用，防止檔案出現毀損的情況，提升檔案管理的可靠性和安全性。

（四）加強信息化人才建設

新時期下，事業單位檔案管理依然停留在人工與設備相結合的階段，檔案建立索引目錄、歸類錄入等工作，都需要人工進行操作和完成，對現有的管理人員也提出的新要求，管理人員需要具備扎實的專業知識，熟知檔案管理的方法和原則，同時還要掌握數據通信以及計算機操作等技術。但是當前很多管理人員在思想觀念和知識結構方面，難以滿足信息化管理的要求，因此，加強信息化人才建設是事業單位面臨的主要問題。首先，事業單位要從社會中積極吸納具有豐富檔案知識以及較強計算機操作能力的復合型人才，不斷充實自身的檔案管理隊伍；其次，事業單位要對現有管理人員開展專業化培訓，提升其管理水平，促使其掌握信息化技能，進而可以充分滿足信息化建設的需求；最后，管理人員也要不斷提升思想認識，在生活和工作中注重提升自我，以積極的心態面對工作和困難，提高個人的素質和修養。

三、結語

總而言之，在信息時代下，事業單位檔案管理全面實現信息化是科學進步和社會發展的必然選擇，但同時也要認識到，其信息化建設屬于一項艱巨而長期的系統工程，事業單位需要給予其以高度重視，以社會發展的宏觀視角，做好建設的整體規劃，通過各種有效途徑促進信息化建設的有序進行，充分發揮檔案的價值和作用，促進事業單位和我國社會的穩定發展。

參考文獻：

[1]任守海.淺析事業單位檔案管理信息化建設路徑[J].人才資源開發，2017，（02）.

[2]趙洪娟.事業單位檔案管理信息化建設問題[J].信息與電腦（理論版），2016，（24）.

[3]王曉紅.事業單位檔案管理信息化建設對策研究[J].黑龍江科學，2016，（15）.

[4]王海龍.淺談事業單位檔案管理信息化建設[J].中國管理信息化，2016，（08）.

[5]史向云.事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施[J].內蒙古師范大學學報（哲學社會科學版），2015，（05）.

（作者簡介：汪嘯，本科，吉林省大安市財政局，初級管員。）