檔案信息資源開發的影響因素及對策初探

谷廣民

摘要：各類檔案中往往存在大量的有價值信息，對這些信息進行開發有利于發揮其價值，推動相關工作的進行。基于此，本文以檔案信息資源開發的影響因素作為出發點，簡述檔案質量、數量、開發手段的影響，再以此為基礎，重點給出應對各類影響因素的策略以及各項策略的具體內容，旨在通過分析明晰當期情況，完善對應理論，進一步指導后續工作的具體開展。

關鍵詞：檔案信息 資源開發 檔案質量 開發手段

檔案式管理是我國管理的一大特色，人事檔案、工程檔案、財務檔案等一方面規范、簡化了各類管理活動，另一方面也有效提升了管理工作的效率，在現代信息技術的支持下，可以進一步提升檔案的作用。就檔案信息資源開發而言，現有的開發活動受到檔案質量、檔案數量等方面的影響，工作存在一定的變動性，分析其具體影響以及應對策略，對于后續工作有一定的積極作用。

一、檔案信息資源開發的影響因素

（一）檔案的質量

各類檔案中往往存在大量信息，這些信息的價值高低不同，影響了檔案的質量以及后續的開發工作。如某工程檔案中記載了工程概況、合作雙方信息、施工過程、預算情況、工期狀況、驗收成果等等一系列內容，其中“合作雙方信息”占了較大篇幅，達到檔案總量的30%，但實際上這一部分信息數據的價值并不大，為其他工程提供的借鑒價值有限，該檔案即屬于“低質量檔案”，對資源開發工作帶來不利影響。

（二）檔案的數量

當前時代被稱為“信息時代”、“大數據時代”，數據信息是企業、組織乃至個人規劃活動、擬訂經營計劃的主要參考之一，足夠的信息和大數據處理技術則是相關工作的主要支持，就檔案信息資源開發而言，基本要求是數量較多的檔案。在我國各地、各行業中，相當一部分檔案存在可開放性，比如一些市政工程檔案、財務規劃檔案等，將其進行必要公開，有利于進一步開發檔案信息資源，使其價值得到更充分的利用。

（三）開發的手段

開發手段會直接影響檔案信息資源開發的成效，由于各類檔案本身存在一定的不同，不能以完全相同的方式進行資源開發，但又需以相對固定的框架將開發工作納入統一標準下。比如人事檔案和工程檔案，人事檔案的開發重點可能是某一階段人才類別、占比，工程檔案的開發重點可能是相同工程資金、材料消耗，采取統一參數進行批量篩選是不可行的，這要求以行之有效的方式對整體工作進行規劃，并通過合適的手段進行具體工作。

二、應對檔案信息資源開發影響因素的策略

（一）提升檔案的管理水平

檔案管理的水平直接影響檔案質量，并進一步影響檔案的開發使用，后續工作中，要求提升其管理水平，更有效的支持檔案信息資源開發。具體方式包括兩個，一是建立專門的檔案管理機構，二是規范管理的各個步驟。目前各企業事業單位對檔案管理均較為重視，可以在此基礎上進一步對管理進行優化，成立獨立的檔案管理辦公室，在辦公室內部對所有檔案進行歸類，以檔案內容為標準，進行總體分類，總體分類下，再以年份為標準進行細化分類，以便于調取查看。規劃管理各個步驟是指對檔案進行優化，去除缺少實際價值的內容，使檔案不斷精簡，并將其作為一種制度模式化推廣，該方式有利于后續檔案信息的高效應用。

（二）豐富開發手段

現有開發手段主要包括同類分析法、差異比對法等，能夠有效利用檔案信息，后續工作中還可以進一步優化開發的手段，使檔案信息資源得到更充分的利用。具體來說，可行的方式包括兩個，一是大數據和云計算技術，二是虛擬建模技術。大數據技術可以保證在短時間內有效收集大量檔案，如水利工程施工檔案，當地工程、國內工程、國外工程等信息只要在互聯網中處于公開狀態都可以快速得到收集。應用云計算技術可以保證對大量數據進行快速處理，以往需要幾天、幾個月時間進行的計算工作，在云計算模式下，只需幾小時甚至幾分鐘即可完成，海量的檔案信息得到整理，這為規范應用提供了基礎。

虛擬建模技術是針對實際應用需求建立篩選和分析的模型，是檔案信息資源開發工作的重要環節。如研究方準備分析人事檔案，提煉的核心數據為人員專業、薪資水平變化情況，構建分析模型時就應設立對應關鍵詞，使檔案的核心內容得到快速篩選，該方式有利于提升工作效率。

（三）提升部分檔案的公開性

數目越多的檔案越有利于集中進行資源開發、總體利用，這要求在后續工作中將一些關乎公眾利益的、不具備機密性的檔案進行公開，比如市政工作的各類檔案，這些檔案包含道路建設、社會公益等諸多內容，對這些檔案中的信息進行開發，有助于了解各類工程的情況，指導后續工作。如收集2000—2005年、2006—2010年、2011—2015年三個階段某類市政工程的開支，與2016、2017兩年該種工程開支進行比對，了解各類支出的占比情況，并針對其中可優化的部分進行分析，尋找優化方式，提升后續工作的成效。其他類型檔案信息資源開發同樣遵循這一原則，在較高公開性的支持下有序開展。

（四）提升信息共享水平

與檔案公開性相對應，信息共享水平的提升有助于研究人員獲取更多數據，進一步提升總體工作的成效。此前的檔案信息以“孤島”形式廣泛存在，難以形成聯動，很多分析工作也都是單獨進行的。在信息時代背景下，“孤島”問題漸漸消失，檔案信息資源開發工作也應在可能的情況下盡量實現溝通交流，可以由當地從事數據研究的主要機構組織，形成“電子信息資源開發協會”，統一進行工作，提升檔案信息資源開發總體效果。

三、結語

通過分析檔案信息資源開發的影響因素及對策，了解了相關基本內容。對檔案信息資源進行開發有利于提升其應用價值，相關工作主要的影響因素包括三個方面，即檔案的質量、檔案的數量、開發的手段，為求應對相關影響，保證工作成效，可以提升檔案的管理水平、提升部分檔案的公開性、豐富開發手段、提升信息共享水平。后續工作中，應用上述理論有利于檔案信息資源開發工作的具體進行。

參考文獻：

[1]張雪花.檔案信息資源開發的影響因素及對策分析[J].湖北成人教育學院學報，2017，（01）.

[2]金斯特.檔案信息資源網上開發影響因素及安全防范探析[J].現代營銷（下旬刊），2014，（09）.

（作者單位：鄄城縣人力資源和社會保障局）