盤點檔案界“高頻詞語”（五）：實物檔案

任漢中

據文獻檢索，“實物檔案”最早出現于1884年，現已檢索到540篇，最高峰是2013年，全年發表涉及“實物檔案”概念的文獻達54篇，2017年達45篇，至今勢頭不減，也可算是檔案界的“高頻詞語”。文獻作者雖多為基層檔案工作者，其中也不乏高校學者，發表期刊有一般業務刊物，也有《檔案學通訊》等業界的核心刊物，同時也伴隨著爭議的聲音，有學者認為：“實物檔案”概念的提出，給檔案工作的理論和實踐帶來了混亂，應予否定。

“實物檔案”源自于檔案管理實踐，在庫房里確實存在著印章、錦旗、產品樣本、獎杯等實物，由于其證據價值、原始性特征，并與庫存檔案具有密切的聯系，并且比檔案更直觀地反映歷史內容，在對外宣傳和展覽中比紙質檔案更具優勢，因此讓檔案工作者寵愛有加。而由于這些實物造型特殊、載體豐富、材質各異，在整理和保管要求上有異于紙質檔案的管理，便從實用的角度生造出一個新概念——實物檔案。在實踐管理過程中，在沒有找到合理的理論解釋前，約定俗成的運用也無可厚非，但有好事者竟然試圖在理論上為之正名，這就有悖于檔案學的基本原理了，如果任其流行和廣泛運用，真可能以訛傳訛，給檔案工作的理論與實踐帶來混亂。因此，我們不能不對“實物檔案”這一名詞進行認真分析，以正視聽。

首先，從檔案形成的基本原理去分析，檔案本就是一種實物。檔案的起源是因為人類早期就認識到人的大腦自然記憶的諸多缺陷，面對社會生活日益復雜和豐富的需要，記憶的內容不斷增加，形成了記憶能力與需求之間的巨大矛盾，激起人類擴展記憶能力的創造性沖動。固化和強化記憶成為人類進化過程中的一種追求目標。于是，人類開始了將記憶內容外化于實物的嘗試，最早產生了結繩、刻契、珠串、貝殼輔助記憶的方式，在文字出現之后，人類形成了共識的記憶符號——文字之后，才真正實現了將大腦記憶內容外化于物體的目標，完成了記憶物化的過程，從而產生了檔案。由此可見，檔案本身就是一種實物。“實物檔案”的提出，用實物這一大概念去限定檔案這一實物中的小概念，違背了定義的邏輯原則，也有悖于檔案的基本原理，會造成檔案學理論上的誤導。

其次，從“實物檔案”概念的對應關系看，也存在不合理之處。“實物檔案”概念一出來，似乎意味著與之對應的還會有“非實物檔案”。顯然，“實物檔案”論者雖然并沒有明確否認其他檔案也是一種實物，但沒有意識到自己將檔案庫中的其他檔案劃分為“非實物檔案”是一個無意的錯誤。在檔案管理實踐中，千百年來的檔案管理工作就是一種實物管理，檔案實物是檔案管理工作存在的物質基礎。即使是進入信息時代，我們在管理工作中會運用到許多虛擬技術，但檔案仍然會作為一種實體存在，檔案內容在任何情況下都會依附于一定的實體才能得到再現，實可謂“皮之不存，毛將焉附”。在任何情況下，檔案管理都以檔案實物為對象，而不會出現非實物的檔案，因此，“實物檔案”概念也沒有存在的現實基礎。

最后，“實物檔案”的檔案屬性還值得討論和商榷。“實物檔案”也是在社會實踐活動中產生的，并被作為證據有意識地保存下來的，具有原始性和一定的證據性，與相關檔案有密切的聯系，甚至是不可分割的一部分。盡管如此，“實物檔案”仍然是與檔案有密切關系的“物”，而不是檔案。其原因在于，“實物檔案”實質是社會實踐活動中產生和形成的檔案的附屬物，沒有這些附屬物，不影響檔案內容反映歷史活動的真實面貌的證據作用，而“實物檔案”脫離了相關檔案內容，只能通過對實物的觀察、分析和推測去獲得某種深層次的信息，是一種孤立存在的不完整證據，其證據性作用則會大打折扣，不完全具備檔案的基本屬性和作用，與檔案不能相提并論。

我們雖然否認“實物檔案”概念的使用，但對檔案庫中大量“實物”的理論認識和管理規范仍然是必然面對和解決的現實問題，讓我們無法回避。在當前的語境下，“實物”實際上是一個內容龐雜的概念，有文字記載比較全面的，如獎杯、獎狀、獎牌、獎章、錦旗、榮譽證書等；也有文字記載較少的，如紀念品、禮品、獎品；也有根本沒有文字記載的，如產品樣本、標本等，雖然我們不能將“實物”等同于檔案，但我們可將其統稱為“檔案附屬物”加強管理。由于這些“實物”形制各異、保管要求不同，不便與檔案放在一起管理，而應另辟保管空間，但應與其各自相關的檔案始終保持書面上的聯系。也就是說，在實際管理中可使兩者在保管的物理位置上和保管條件上具有差異，但在內容保管上卻渾然一體，不可分離，共同實現維護歷史真實的社會功能。

既然我們在理論上將“實物檔案”歸屬于“檔案附屬物”，在檔案管理中也不必投入過多精力。機關單位檔案管理在有條件的情況下，可將“實物”納入管理范疇，但不用移交相關檔案館，而檔案館中的“實物”也不必另外劃分出“實物檔案”類別，在統計中，以“檔案附屬物”予以登記。

（作者單位：湖北大學歷史文化學院 來稿日期：2018-01-27）