辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理工作的相關(guān)要點探討

蔣麗娟

【摘 要】在社會辦公自動化水平的不斷提高下，醫(yī)院檔案管理也開始朝著技術(shù)化、信息化、現(xiàn)代化的方向發(fā)展。文章在闡述辦公自動化內(nèi)涵、特點的基礎(chǔ)上，結(jié)合現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理存在的問題，就如何在辦公自動化環(huán)境下開展醫(yī)院檔案管理進(jìn)行分析，以供參考。

【關(guān)鍵詞】辦公自動化；醫(yī)院檔案；管理；改善策略

隨著我國經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國迎來了數(shù)字化信息時代。數(shù)字信息化已經(jīng)滲透在每個人的周圍當(dāng)中。無論是政府辦公還是單位已經(jīng)利用數(shù)字信息進(jìn)行檔案管理。與傳統(tǒng)的檔案管理相比，傳統(tǒng)檔案雖具有真實性以及安全性，但隨著各種新型檔案載體的出現(xiàn)，與傳統(tǒng)的檔案不同，電子檔案在管理理念和管理方式上具有一定的便利性，辦公自動化管理一方面可以提高檔案的工作效率，另一方面能夠完善檔案管理，對我國醫(yī)院檔案管理工作的高效開展有重要意義。

一、醫(yī)院檔案信息化管理的必要性

在辦公自動化背景下，很多醫(yī)院對管理理念和管理方式進(jìn)行創(chuàng)新和改革，加強了對各種新技術(shù)的應(yīng)用，使得醫(yī)院管理水平有了很大提升。檔案管理是醫(yī)院管理過程中的重要環(huán)節(jié)，是對醫(yī)院經(jīng)營過程中的各種檔案進(jìn)行收集、整理、保存、利用的過程，對于醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展有十分重要的意義。在信息時代背景下，醫(yī)院檔案管理模式如果不能實現(xiàn)轉(zhuǎn)型，則會導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理的發(fā)展受到阻礙。信息技術(shù)、效率成為醫(yī)院之間競爭的一個重要因素，在對醫(yī)院檔案進(jìn)行管理時實現(xiàn)自動化和信息化管理，不僅可以提高醫(yī)院檔案管理的管理效率，而且還可以減少傳統(tǒng)檔案管理過程中的出錯率，為醫(yī)院提供更多準(zhǔn)確、有效的檔案資料。此外，當(dāng)前我國的信息計算機(jī)技術(shù)已經(jīng)發(fā)展到一定的程度，為醫(yī)院檔案信息化管理提供了必要的支持。比如“大數(shù)據(jù)技術(shù)”、“石技術(shù)”等，這些都可以為海量檔案信息的收集、保存、利用等提供必要的支持，使得檔案管理信息化和智能化更具有可操作性。

二、辦公自動化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理要點

（一）辦公自動化與醫(yī)院檔案管理一體化

現(xiàn)今隨著檔案管理工作的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的管理檔案受到新型的檔案管理沖擊。由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為辦公自動化檔案，由單一的檔案管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)槎嘈偷目偤蜋n案。隨著醫(yī)院的不斷改革和發(fā)展，其新技術(shù)也在不斷地更新，醫(yī)院的檔案數(shù)量每日劇增，而傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案已經(jīng)不適應(yīng)當(dāng)今醫(yī)院的發(fā)展現(xiàn)狀，尤其在管理體制方面。現(xiàn)今社會的發(fā)展導(dǎo)致人們在生活方面追求高效率高質(zhì)量，因此采用傳統(tǒng)的體制已經(jīng)滿足不了人們的需求和問題的產(chǎn)生。辦公自動化在管理檔案方面具有高效率、高質(zhì)量。

（二）規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的檔案歸檔

通常檔案主要分為紙質(zhì)檔案以及電子檔案。如今隨著檔案的發(fā)展辦公自動化已經(jīng)能夠利用資源進(jìn)行歸檔，得以實現(xiàn)信息化以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。建立一個高標(biāo)準(zhǔn)的系統(tǒng)，利用計算機(jī)平臺進(jìn)行規(guī)范，這樣能有效地發(fā)揮其作用和優(yōu)勢。

（三）醫(yī)院部門之間的共同協(xié)作

與傳統(tǒng)的檔案相比，辦公自動化環(huán)境的檔案一般都是獨立且以文件為主要單位，醫(yī)院的自動化檔案將直接處理好的文件直接歸檔。然而自動化檔案是一項需要檔案部門以及信息技術(shù)部門一起完成的文件歸檔，任何一個缺一不可，缺少一個部門那么這個檔案是不完整的。因此在自動化辦公系統(tǒng)建立過程中，應(yīng)該將兩個部門的工作分配好以及設(shè)計好，這樣檔案才能發(fā)揮其優(yōu)勢。

三、辦公自動化背景下醫(yī)院檔案管理策略

（一）完善醫(yī)院電子檔案系統(tǒng)提高信息化水平

完善的電子檔案管理系統(tǒng)對醫(yī)院檔案管理辦公自動化水平的提升具有重要的促進(jìn)意義。鑒于此，醫(yī)院必須完善電子檔案系統(tǒng)，提高檔案管理的信息化水平。首先，醫(yī)院要對辦公自動化系統(tǒng)進(jìn)行深入研究。對辦公自動化系統(tǒng)進(jìn)行深入、全面、廣泛的研究是提升辦公自動化水平的第一步，有了研究做基礎(chǔ)，辦公自動化系統(tǒng)的運用、升級、更新便顯得游刃有余、得心應(yīng)手了；其次，醫(yī)院要加大資金投入，開發(fā)兼容性強、性價比高的辦公系統(tǒng)，使該辦公系統(tǒng)不僅能滿足客戶需求，又能實現(xiàn)文件傳輸、文件管理等的一體化，最大限度提升辦公系統(tǒng)運行效率，推動電子檔案管理質(zhì)量的提升；最后，醫(yī)院可建立專門的電子檔案管理信息化系統(tǒng)，為醫(yī)院各部門搭建信息化檔案資源共享平臺，提升檔案信息的利用率。

（二）加強醫(yī)院檔案自動化管理的網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)

為了保證醫(yī)院檔案自動化管理的安全，需要加強對構(gòu)成醫(yī)院檔案自動化管理系統(tǒng)設(shè)施、軟件、硬件的管理，從而保證醫(yī)院檔案自動化管理各網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)應(yīng)用不受損害，促進(jìn)醫(yī)院檔案自動化管理系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。在醫(yī)院檔案自動化管理過程中還需要加強對數(shù)據(jù)加密技術(shù)、攻擊檢測技術(shù)、數(shù)據(jù)恢復(fù)技術(shù)的綜合應(yīng)用，保證患者個人信息的安全，維護(hù)醫(yī)院和患者雙方各自的利益。另外，在實現(xiàn)醫(yī)院檔案自動化信息管理的同時，還需要加強對檔案信息安全的保護(hù)，對自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理應(yīng)用操作作出明確的規(guī)定，并借助計算機(jī)技術(shù)進(jìn)一步提升醫(yī)院檔案自動化管理的實用性和科學(xué)性。

（三）醫(yī)院檔案管理要做到統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理

為提升醫(yī)院電子檔案管理效率，醫(yī)院檔案管理必須做到統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范管理。具體來說，可從以下三方面著手：第一，文書管理與電子檔案管理要做到統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。文書管理與檔案管理分屬于不同的管理部門，文書部門負(fù)責(zé)文檔前期工作，而檔案部門負(fù)責(zé)文檔接收、規(guī)整、管理等后期工作，但二者在管理上要規(guī)范體制，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這樣才能使二者相互配合，相互協(xié)調(diào)，共同服務(wù)于醫(yī)院管理工作開展；第二，制定規(guī)范、統(tǒng)一的檔案管理業(yè)務(wù)流程進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)。辦公自動化環(huán)境中，醫(yī)院檔案管理必須要有嚴(yán)格、規(guī)范統(tǒng)一的管理流程與標(biāo)準(zhǔn)，以此來引導(dǎo)工作人員規(guī)范進(jìn)行，提高電子檔案管理效率；第三，統(tǒng)一技術(shù)操作標(biāo)準(zhǔn)。電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理不同，需要有統(tǒng)一的技術(shù)操作標(biāo)準(zhǔn)。例如，在流程設(shè)計時，應(yīng)采用兼容性強、性能相對較好的系統(tǒng)，并對相關(guān)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)（數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)安全標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化標(biāo)準(zhǔn)等）進(jìn)行規(guī)范化處理。

（四）加強信息系統(tǒng)建設(shè)—以病案歸檔為例

病案是患者就醫(yī)的醫(yī)療記錄檔案，真實客觀的記錄了醫(yī)務(wù)人員對患者進(jìn)行的問診、檢查、診斷治療與護(hù)理等的醫(yī)療活動情況。病案管理的第一步是病案回收，病案的整理、編碼、輸機(jī)、環(huán)節(jié)和終末質(zhì)量監(jiān)控均建立在此基礎(chǔ)上；病案能否按時回收更影響到各種醫(yī)療統(tǒng)計數(shù)據(jù)能否按時限上報；影響到患者復(fù)印、醫(yī)療保險理賠、醫(yī)保部門、醫(yī)療管理部門等的利用。因此，保證住院病案的及時回收是一項非常重要和緊迫的工作。為提升病案歸檔效率醫(yī)院可以加強相關(guān)信息系統(tǒng)建設(shè)，如，在醫(yī)院信息系統(tǒng)（HIS）、醫(yī)技綜合查詢系統(tǒng)上設(shè)置提醒功能，只要臨床醫(yī)師、醫(yī)技檢查科室人員登陸該系統(tǒng)，若已出院患者的病案未完成打印、住院患者的檢查報告未出等，系統(tǒng)自動檢測并彈出提示對話框，提示內(nèi)容包括患者姓名、病案號、出院科室、出院日期等，提示對話框可手動關(guān)閉，甚至可設(shè)置為必須完成操作后才能進(jìn)行新的操作，否則繼續(xù)彈出提示框。

四、結(jié)束語

綜上所述，在辦公自動化環(huán)境下進(jìn)行醫(yī)院檔案管理工作的開展是一項繁瑣復(fù)雜、循序漸進(jìn)的系統(tǒng)工程，不可一蹴而就。醫(yī)院要強化對檔案管理信息化的重視，并加大資金投入，完善硬件建設(shè)；建立統(tǒng)一規(guī)范的醫(yī)院檔案管理標(biāo)準(zhǔn)等，為辦公自動化提供良好的外在條件。與此同時，醫(yī)院檔案管理人員也要不斷提升自身綜合素質(zhì)，以扎實的基礎(chǔ)知識、較高的工作技能以及良好的工作狀態(tài)投入醫(yī)院檔案的信息化管理中，真正提高醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

【參考文獻(xiàn)】

[1]王坤.基于辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理探討[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2016，13（24）：148-149.