SAP中應付賬款模塊的應用研究

曾麟 董智

摘 要 SAP作為“企業管理大師”在世界五百強企業集團中廣泛使用，而采購與付款環節是SAP中重要的業務循環，其中應付賬款的管理已經成為企業加速資金周轉、降低經營風險的重要手段，是企業財務管理甚至經營管理中的重中之重。文章通過對SAP財務管理系統中應付賬款模塊在S跨國集團中的實踐案例研究，深入分析其應用流程與效果，揭示了利用SAP系統強大的集成功能和模塊優勢，對應付賬款進行科學化、規范化管理的過程。

關鍵詞 SAP系統 自動付款 應付賬款

中圖分類號：F270.7 文獻標識碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkz.2018.05.034

Abstract As the "master of enterprise management"， SAP is widely used in the top five hundred enterprise groups in the world， and the link of purchase and payment is an important business cycle in SAP. The management of accounts payable has become an important means to speed up the turnover of funds and reduce the risk of business， and is the most important part of the enterprise's financial management and even management. Through the practice case study of the accounts payable module in the SAP financial management system in the S transnational group， this paper analyzes its application process and effect， and reveals the process of scientific and standardized management of accounts payable by using the powerful integration function and module advantages of the SAP system.

Keywords SAP system； automatic payment； accounts payable

SAP是Systems Applications and Products in Data Processing的縮寫，是全世界排名第一的ERP軟件， 可以為各種行業、不同規模的企業提供全面的解決方案，于1972年在德國創立。SAP的突出特點是對企業架構和財務控制考慮得最細致的系統，具有最嚴謹的整體控制邏輯和整體系統結構，可以讓企業引進先進的管理理念來掌控各個部門的運營脈絡，是全球最大的管理軟件企業。

而應付賬款（Accounts Payable，以下簡稱AP）模塊是SAP財務管理模塊中的一個重要的細分子模塊。隨著市場競爭日益加劇，為了提高市場占有率，客戶與供應商之間往往是通過賒銷手段進行交易，因此采購方形成了越來越多的應付賬款，也使得應付賬款的管理越來越重要。而我國的學者一直都比較注重于應收賬款管理的研究，對應付賬款管理的研究相對比較缺乏一些，但是正因為應付賬款這種信用支付方式在企業的日常經營活動中已變得越來越重要，這樣的研究才顯得更有意義。

1SAP中應付賬款模塊的自動付款與風險控制

在SAP環境下財務管理系統由多個子模塊組成，應付賬款AP模塊和其他子模塊有所不同，除了進行相應地記錄、核算和分析有關業務外，管理職能更加突出。對企業而言，生存的首要條件是有源源不斷的資金流，之后才是追求利潤。在多個子模塊中，與應收賬款模塊對應的則是應付賬款模塊，應收賬款模塊記錄并管理著資金的流入，那么應付賬款模塊則記錄并管控著資金的流出。接下來從AP模塊自動付款的業務場景出發，詳細介紹SAP系統下的AP 模塊是如何合理高效地理順資金、安排付款并規避風險的。

1.1 排隊自動付款

假設一個企業的付款業務種類繁多，比如有設備供應商、原材料供應商、備品備件供應商、內部員工報銷、雜費等等數量非常龐大，那么這個企業就比較適合使用SAP系統中的排隊自動付款功能，以此來規范付款流程并加速業務的處理。

自動付款流程執行的時候，系統會根據操作員（比如：應付賬款會計）輸入選擇性的條件，包括供應商種類、付款方式、會計人員、日期等，從系統中檢索出供應商的相關付款信息；付款信息是在建立供應商主記錄時維護的，包括開戶行（供應商和本公司的開戶銀行），付款方式（如支票、匯票、網銀等）、付款條款（如30天內付款享受 2%現金折扣；最長付款期限60天等）、付款是否凍結等。取得以上數據后，SAP 系統會根據主記錄中的付款信息與供應商的未清發票進行匹配，并且同時生成一條付款建議。操作員（AP會計）根據付款建議編輯付款清單，同時可根據資金情況或其他實際發生的特殊情況，更改某些付款條款和付款建議。最終系統核準確認付款建議后就會開始運行自動付款程序。一方面此程序自動更新供應商的明細賬和總賬，另一方面付款數據同時被送入付款媒介程序，并實際付款。

1.2 內部控制點

從公司的運營層面來看，付款流程因為涉及企業資金的對外支付，一直是一個比較敏感的問題。因此，針對這種排隊自動付款流程，設立有效的內部控制點進行風險控制就顯得尤為迫切。

在常規付款媒介程序中，首先要考慮的風險控制點就是對付款憑證的控制。通常企業對待付款都非常謹慎，支票及印章由專人管理，而付款單據則是套打的（三聯或多聯），會設置專門的房間安放專門打印付款單的打印機。另外一個控制點是對付款清單的審核與批準，AP組人員編輯完付款建議后，必須經由上一層管理人員（例如AP組長）審核批準。

對于某些大型集團公司來說，由于大量的付款業務都自動化了，可能出現一種極端情況：如果一個財務人員既可以更新供應商的主數據記錄又能同時輸入發票，那么他虛構一個供應商的賬戶并且手工輸入發票，這條信息夾在成百上千條的付款項中，在后續的自動付款流程中，該筆款項很可能在未被察覺時就被輕易地支付出去了。為了防止該極端情況發生，在設立完成前兩個控制點后，必須將風險控制點提前，因此要嚴格界定權限，即將維護供應商主數據記錄和輸入供應商發票的權限分開。

從以上排隊自動付款的流程和其內部控制點的設置上，可以得出結論：SAP系統中AP模塊的應用與管理，在提高效率的同時還能有效地控制風險。

2 S集團應付賬款（AP）模塊具體應用流程

2.1 集團簡介

S集團是全球第一大汽車技術和服務供應商，從事汽車技術、工業技術和消費品及建筑技術的產業，從動力傳動系統、駕駛安全系統、自動駕駛技術，到前沿的互聯駕駛，S集團的專業技術及系統使得他們能夠勝任這一角色。S集團以其創新尖端的產品及系統解決方案聞名于世，下面從財務管理的層面了解一下具體情況。2016年年初財務報表數據公布：S集團2015年銷售額首次超過700億歐元，創新和互聯網技術驅動高速增長，息稅前利潤率再次提高，約增長至6%；總銷售額增長約10%；盈利約50億歐元；在中國市場表現尤為突出，能源與建筑技術業務銷售額加速增長；汽車、智能交通技術業務更是無懼市場挑戰逆市增長，可以說超額完成了2015年預定目標。在中國經濟增長放緩的大環境以及行業的市場波動下，S集團仍能夠取得高于市場平均增長的增速，充分顯示了SAP系統在財務方面強大的管理優勢，其中應付賬款合理高效的運作為其增色不少。以下是S集團AP模塊的具體應用情況。

2.2 應付賬款（AP）模塊的應用流程

詳述AP組的整體流程前，有必要對集團結構有所了解。S集團是按照事業部制進行管理的，以湖南長沙分公司為例，下有三個事業部，以產品為分類標準，各司其職，相輔相成。每一個總公司或者分公司都有自己的代稱編號，在每一個代稱編號下都會有相對應的公司代碼被錄入SAP系統中，這些總公司與分公司之間通常也會有不少業務往來，因此非常有必要在錄入供應商名稱和代碼的同時也錄入以上這些公司的代稱編號。并且，AP小組的人員必須記下公司代碼，這樣在進行賬務處理程序的時候就不用再去大目錄里逐條地去檢索了，畢竟SAP作為一個數據龐大的信息管理系統，每一次檢索都需要花費不少時間。那么我們同樣可以利用SAP系統財務管理模塊的優勢，在AP界面新建一個條目，類似于筆記本一樣，這樣就可以在自己的工作薄中方便查找而不用在整個系統中進行檢索了。AP模塊的總體流程如下：

第一步，收到發票。有兩種情況，一是過電子郵件或者空運等方式收到發票，二是通過SAP系統導入國外的發票。

第二步，發票的存檔與打印。通過系統中的客戶對賬文件一欄進行發票的存檔，比如在此條目下的貿易伙伴項就需要輸入S集團的總公司全球統一的代碼，同時需要輸入長沙分公司以及北美公司代碼，與此同時還需要輸入過賬日期段，基本上每周都需要打一次發票。需要注意的是發票存檔與打印的時候要區分服務費或貨款，從系統中調出來的發票加明細（項目服務、人員、多少工時、價格等）都有的就是完整的。

第三步，收貨數據更新。將系統中的過賬日期升序排列后，在原材料條目下查看收貨數據，通過數據變更欄來更新數據。

第四步，發票錄入。在發票錄入界面填入發票號，之后輸入發票上各類做賬相關信息，比如幣種、金額等等。然后我們需要判斷有無訂單號，一般來說有訂單號的屬于貨款，沒有訂單號的屬于服務費。在不同的屬性下，同一個公司的同一個供應商會有不同的供應商代碼號；接著需要判斷發票涉及的貨物收貨的情況，收貨數量問題需要和采購部門協商解決，只有收了貨的發票才能進系統進行賬務處理，若沒收貨則不用進行處理，再等下一次收貨數據更新就好。

第五步，記賬與過賬（key in and post）。有些不同的發票是在同一個系統中進行處理的?！発ey in”就相當于國內財務軟件填制記賬憑證的過程，“post”就相當于財務軟件的過賬過程。

除了發票日期和過賬日期等需要填制以外，還有發票所對應的憑證號需要根據系統導入。其他需要注意的地方就是幣種、金額、文本以及稅率了。

第六步，付款清賬。這一流程需要在系統中的賬戶間結清后進行。進入條目后的“類型”一欄，有的代表常規類型的發票，有的則涉及到特許權使用費，需另外處理；之后再根據境外匯款申請書上的幣種、金額、匯率等一一對應地填制好，特別注意幣種、金額、收款人銀行賬號以及交易編碼等不能出絲毫的差錯，因為這是最終的付款環節。另外合同號和發票號也是必須要填的，這樣才能在系統檢索的時候查清楚這筆付出去的款項是哪一筆業務里面的。

3 S集團應付賬款（AP）模塊應用的優勢

應付賬款模塊提供了一種有效的方法來記錄采購和供應商發票，同時進行了費用的分攤。它可以獨立地安裝，也可以與其他模塊在SAP系統中集成，包括設備維護、驗證和報告供應商的賬戶信息，同時，廣泛的審計跟蹤和期刊形式的文檔記錄也是不可或缺的一部分。應付賬款模塊要求對每個供應商的發票和業務細節保留現金需求的預測，也就是應付款項的預測，這樣能很好地做到事前控制。此外。境外匯款通知單也是可以隨時以自由格式檢查的。具體而言，S集團AP模塊應用的優勢有以下幾點：

（1）輕松、準確地預測當前和未來的現金需求。S集團AP組的每位財務人員都會在每個月的20號被要求進行下個月以及下一個季度的付款預測，財務主管也會利用SAP系統對付款進行預測并且綜合所有AP會計的基層數據，進行深入的分析，之后上報財務總監，完成好整個預測流程。

（2）利用了發票登記制度，以確保發票已經付款授權。AP模塊會在初始設置的時候把應用的國家或者地區的相關規章制度導入SAP系統，形成一個大數據背景的約束前提，為了保證流程的規范性，所有的做賬步驟都是在不違反規章制度的大前提下進行的，其中就包括了發票登記制度。

（3）完成了供應商的采購數據分析。例如在途物資的收貨與發票校驗就與采購數據分析相關，這些數據都是在采購部人員錄入基本數據后，SAP系統再自動生成進一步的分析后的數據并導入財務管理模塊的。

（4）使用商品收貨記錄跟蹤了應付賬款收益，同時控制了價格的差異。采購貨物時批次不一樣價格也會有細微的差異，SAP系統會自動跟蹤每一個批次的貨物，并自動把差異結轉到最后一個批次中去，也可以選擇把差異分攤到每個批次中去，這樣更為科學合理。

（5）通過電子化的方式處理供應商的發票，同時利用結算折扣，簡化了數據處理流程，對每筆業務及時高效地進行了賬務處理。

（6）管理供應商的分支，利用龐大的數據庫，進行有序的管理，包括永久供應商和臨時供應商的管理。

由此可見在AP模塊應用過程中，S集團改善了現金流，同時也與供應商保持了密切的關系，并且提供了及時、準確和有效的控制程序來處理發票，包括付賬單和分析費用以及可用的折扣等流程。因此利用SAP系統對應付賬款模塊進行更加科學、有效的管理，已經成為企業加速資金周轉、降低經營風險的重要手段。

4 結論

S集團利用SAP系統的AP模塊對應付賬款無疑進行了很好的管理，但沒有任何一個財務信息系統是百分之百完美的，SAP系統對于大型跨國集團而言的確是優勢遠遠大于劣勢，但是我們還是不能忽視應用過程中所產生的幾個問題。例如問題一：供應商的管理既包括永久供應商也包括臨時供應商的管理，數據較為全面，但管理卻有些混亂，畢竟數據太過龐大，容易存在舞弊行為，比如建立虛假的供應商賬戶之類的問題是很有可能發生的；問題二：應付賬款的付款環節存在某些漏洞，有人為干預付款數據的風險。在填寫境外匯款申請書的時候很可能因為系統自帶幣種顯示功能的緣故而忽略掉幣種的更改，比如應該付美元的發票金額因為AP小組人員的疏忽被付成了同樣金額的歐元，這樣的情況在實際工作中時有發生，會給公司造成不必要的損失。

為了更好地利用SAP的應付賬款模塊，尤其對于以上提出的兩點問題，需要進一步地做好各種內部控制活動。比如關于建立虛假供應商賬戶的問題，可以在系統權限方面進行設計，分別設置采購人員和財務部主數據維護小組人員對供應商賬戶進行管理，嚴格控制創建供應商賬戶權限的SAP賬號；關于人為干預付款數據的風險問題，需要對AP組人員進行相關培訓，使AP人員在填制境外匯款申請書的時候，一定要注意系統顯示的幣種與紙質發票上幣種的對應性，避免上述付錯款的情況，等等，這些進行事前控制十分必要?？朔艘陨蠁栴}，SAP系統就能在“run simple”的同時運營得越來越高效，從而更為貼近各個大中型企業的管理要求。

參考文獻

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