淺析高校檔案信息化建設與檔案管理

劉紅芹

摘要：檔案信息是一種公共性的資源，其價值已被社會和人們所公認。我國的信息化管理工作處于滯后狀態，高校檔案館信息化建設的觀念落后，管理的措施有待完善，對于信息資源的利用和開發工作還處于初始階段。而高校作為培養人才、科學研究以及社會服務的重要中心，更應該重視和運用檔案信息資源，以提高檔案信息資源的利用率，更好的為社會和學校服務。本文就此開展論述。

關鍵詞：高校檔案；信息化建設；檔案管理

一、檔案信息化概念的內涵

檔案的收集、整理、保管和利用等各個環節，為了能夠全面熟練的應用現代化信息技術手段對檔案進行管理，使檔案管理更加趨向規范化、高效化，我們稱之為檔案信息化管理。其中包括三個方面內容：一是檔案資料數字化。應用計算機和掃描儀等設備把應存檔的信息、文件、資料等以統一的、規范的數據格式錄入到專門的管理系統內，以備保管。二是工作流程模式化。通過檔案管理專用軟件實現檔案的分類、編目和排序。三是檔案檢索信息化。在實行分級檢索制度的前提下，通過校園網和互聯網可實時、準確地檢索所需要的存檔信息、文件、資料等。高校檔案信息化是加強信息資源的管理，提高工作效率，實現信息采集、信息管理和信息資源共享，逐步建立信息化的高校檔案管理模式。

二、高校檔案管理信息化的發展現狀

1.對檔案信息化認識不足，檔案意識淡薄。當前部分高校領導缺乏檔案管理的意識，觀念落后，檔案工作重視程度不夠，沒把檔案信息從資源的角度加以認識，使得高校檔案管理長期停留在建檔、管檔、查檔的水平上，許多有利用價值很高的檔案材料常年廢棄在角落里，忽視了檔案信息資源的開發利用，不能形成把檔案作為一種資源去使用，給高校檔案管理帶來很多負面影響。

2.管理的措施有待完善。很大一部分高校由于建設的基金不足，高校檔案的管理工作一直沒有得到實質性的進展，這一現象是普遍的。在高校擴建、擴招的形勢下，很多高校將資金用于硬件基礎設施的建設上，忽視的檔案信息的投入和管理。因此，目前我國在對檔案管理方面依然是手工操作的實施方式，信息化基礎設備和建設都很缺乏，導致信息資源的利用很有限，最后只能導致我國信息化的緩慢發展。

3.館藏數字化資源量不斷增大，但檔案資源數字化比例不高。大多數高校已經開展數字化工作，但由于各種原因只能逐步推進。一方面存量檔案數量巨大，數字化需要大量的人力物力，短時間內難以完成。另一方面新增檔案還不能完全實現網絡自動化采集歸檔，大多還停留在紙質件歸檔，手工著錄的模式。

4.網絡安全問題。檔案信息管理需要正確處理與知識產權保護的關系，做到合理開放和嚴格保密相結合，這是由于檔案本身的特殊性決定的。高校檔案信息化建設，提升了檔案的利用效率，加強了檔案部門與外部間的聯系，降低了檔案保管與獲取的成本，但也相應帶來了很多信息技術方面的問題，如電腦黑客破壞、電腦病毒、非法訪問等，給檔案的安全造成了較大的威脅。

三、高校檔案管理信息化建設的

1.提高對檔案管理信息化建設重要性的認識。高校檔案管理要樹立“電子檔案”的觀念，必須轉變檔案管理以往只是簡單的收集、借閱、整理模式，在觀念上與信息社會接軌，要摒棄手工操作管理的觀念，樹立通過檔案管理的信息化來實現檔案的自動化管理，認識到檔案信息的價值不僅在于儲藏，其更大的價值在于傳播，通過信息化手段，使檔案的傳播更為動態化和便捷性，使檔案的價值得到更好的實現。

2.加強檔案信息化標準化、規范化體系建設。高校檔案管理信息化的建設，包括應用系統和基礎設施建設、標準規范確定、安全保密體系和檔案信息資源建設等四個方面。首先，要明確檔案工作的管理機制，完善檔案工作的運行機制，實現全程管理與監控，制定并明確檔案信息化建設的專項任務及期限。其次，應遵循《電子公文歸檔管理暫行方法》、《檔案法》等相關精神及技術標準，規范指導全校檔案信息化的建設、管理、運行和維護工作，保證高效檔案管理信息化的建設有規可依、有章可循。建立一個實用性強的標準，以保證校園網、校際網、檔案系統管理網之間檔案信息存儲、交換的順利進行是檔案信息化建設的重點。再次，選用一些科技含量高的技術應用軟件和一批高素質的專業人才來建立標準的數據庫，并監督實行，達到互聯互通、資源共享，應將部分標準規范上升到法律、法規當中，做到有法可依。

3.推進檔案建設的工作進程。加強應用系統和基礎設施建設，檔案信息化建設的核心工作內容便是信息資源建設，因此，要將工作重點放在推進檔案信息資源數字化建設與信息資源共享上，首先對于推進檔案信息的數字化建設要制訂出科學合理的建設計劃，同時還要強化監督檢查，在用戶使用需求得到滿足的情況下建立相應的數字化檔案目錄，并加大人力、資金等方面的投入，使各部門的工作得到協同發展，其次在推進檔案信息的資源共享方面，要根據國家出臺的相關標準建立統一的信息管理體系，并使其與辦公系統有效融合起來，實現檔案信息的網上管理操作。

4.建立檔案管理信息安全保障體系。安全保密體系建設包含對電子文件的歸檔進行監督、指導，確保歸檔的電子文件完整、真實、有效；要順利實施高校檔案管理信息化，必須重視高校檔案信息化建設過程中安全保障問題，通過投入人員和資金完善各類信息資源安全保障體系，不斷提升高校檔案管理系統信息安全防范和處理的能力。在制度上，要建立嚴格的安全制度，對相關管理人員加強安全教育，要通過防范機制杜絕非法操作；在管理上，定期升級、經常維護。在技術上，通過部署硬件防火墻等措施，對檔案信息的安全進行周密的保護，保證網絡傳輸安全等內容。

5.加強對電子文件的收集和歸檔管理。檔案的數字化管理核心是信息資源管理，電子文件是通過網絡技術和數據通信技術對信息進行遠程傳遞和共享的數字化應用文件。但很多電子文件是以代碼作為載體進行記錄，使用時也要通過特定的設備；同時，現在很多電子文件都是通過紙質檔案經過數字化轉化而成的，在歸檔時，就要避免與紙質檔案的重復，而且電子文件在信息資源和資金上也存在浪費現象，這些問題對傳統的檔案管理造成很大不便，因此，要擴大對電子文件的歸檔范圍和館藏比例。

總之，高校檔案管理信息化建設面臨著許多挑戰與困難，應充分認識到高校檔案信息化建設的作用與緊迫性，積極推進高校檔案信息化建設，各大高校才能獲得長足的發展。

參考文獻：

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