構建檔案信息共享服務的實踐策略

母曉琳

摘要：檔案以其原始性、真實性和記錄社會活動的廣泛性，成為信息數據資源的重要組成部分。隨著大數據時代的到來，沖擊著大量以數據為核心的行業，檔案領域也是這狂潮沖擊的對象之一，海量數據的膨脹變大，促使檔案行業建立起公共的檔案信息資源共享平臺來做以應對，這種以滿足用戶多方面、多層次管理需求的信息資源加工方法和利用的方式，有效地解決了檔案信息資源的跨部門、跨系統的綜合利用和共享信息。但與此同時，信息資源的普遍共享，必然會帶來檔案信息資源安全問題的出現。

關鍵詞：檔案管理；網絡信息；共享

引言：在大數據時代檔案信息資源將面臨著信息共享與信息安全的“雙刃劍”，檔案信息資源共享可以有效節約社會資源，是社會信息化發展的需要，我們要積極推進檔案信息資源共享，加強檔案管理安全意識，強化安全手段，使檔案管理在新形勢下更好的服務于人民，推動社會主義經濟建設。

一、檔案信息資源共享服務現狀

檔案信息資源共享機制是一種信息資源開發、利用、管理方式。檔案資源共享是指在互聯網環境下檔案資源服務與利用時，利用各種技術、方法共同建設，開發與利用檔案信息資源，盡量滿足利用者的全面需求。但是我國檔案館室的檔案信息資源的共享服務能力是非常低的，主要表現為檔案信息孤島問題。各級各地的檔案館應該跟上時代的腳步，采取一定的措施去解決檔案信息資源的孤島問題，有效的提升共享服務的能力以及水平。

二、檔案信息資源共享的必要性

（一）檔案信息資源共享是信息化社會的需要。

在信息化社會大背景下，越來越多的人希望通過互聯網這個平臺來對于相關文獻信息進行檢索、瀏覽、訪問以及下載。檔案館需要跟上時代的腳步，以檔案信息資源的建設為中心去發展信息化的技術，開發成具有一定層次性的檔案信息資源，依賴檔案信息網絡來實現開放式的檔案館。

（二）檔案信息資源共享是檔案工作進一步發展的內在需要。

檔案事業發展的必然趨勢已經向著數字化改變，利用檔案信息資源的數字化來對潛在的檔案信息資源進行挖掘，進一步實現檔案信息資源的共享。現在的檔案館已經逐漸意識到利用檔案為社會提供服務的重要性，開始將檔案工作的收集以及實體向著數字化信息的積累以及服務上轉變，進而為檔案信息化以及網絡化的發展奠定基礎。

三、檔案信息資源共享服務存在的問題

（一）檔案信息資源共享服務基礎設施薄弱。

檔案信息資源共享服務的基礎設施主要包括以下兩個方面：軟件以及硬件設施，但是在檔案工作不斷進行的過程中，不管是軟件設施的投入還是硬件設施的投入，都是非常不足的，這會對檔案機構以及相關工作者的積極性產生非常大的影響，阻礙檔案事業的可持續發展，特別是在檔案信息化的不斷發展中，檔案數字化的比例總體表現不良，數據庫的質量以及規模都有待提高，嚴重制檔案信息資源共享服務的構建。

（二）檔案信息資源共享服務體系尚不健全。

當前，檔案信息資源共享服務更加的能夠表現出共享服務的緊迫性、可行性以及必要性。現階段，很大一部分的檔案機構數據庫只是表現為對內部有效的開放，在其他更加外界的層面上檔案信息資源共享憑條并沒有簡稱，造成檔案服務效率呈現出整體較低的狀態。

（三）檔案信息資源共享服務方式創新不足。

相對于其他行業來說，檔案管理行業受到的互聯網技術的沖擊以及影響是相對比較小的，很大一部分檔案機構以及相關的工作人員的檔案服務方式還沒有完全的實現網絡信息化，不能夠積極的對檔案信息資源共享服務的方式進行改革創新，或者是沒有能力促進服務的創新，進而使得檔案信息資源共享服務出現創新不足的現象。

（四）檔案信息資源共享服務意識較為淡薄。

長時間以來，檔案工作的首要任務都是對于檔案的完整、安全進行維護，還要最大程度的延長檔案的實際壽命以及保存歷史的真實性等。由于檔案工作相對比較重要的就是保密封閉運作，當時這樣就很容易造成相關工作人員重藏輕用的意識，在這樣的慣性思維的影響下，使得檔案機構不愿意主動的將檔案信息資源進行公開分享，相關工作人員的工作本質更多是保管者而并不是服務者，現階段檔案館不能夠形成以公眾需要為中心的共享服務意識。

四、構建檔案信息資源共享服務的策略

（一）構建多層次的共享服務體系。

具體來講就是從多個層面來構建具有一定特色以及優勢的檔案信息共享服務系統，主要層面包括國家、機構以及區域等。檔案信息具有分布式管理的內在特點，全社會的檔案信息管理是由很多個平臺來進行管理的，因此檔案信息資源數據庫的構建是需要分布管理的，不僅如此，還需要遵循因地制宜以及分類推送的原則，所以，檔案信息共享服務體系具有一定的立體型以及多層性。

（二）建立多方位的共享服務機制。

對于多方位的共享服務機制的建立關鍵就在于從多個方面來完善相關的制度機制，主要針對軟件、硬件以及人力資源方面進行，這樣才能夠保障以及激勵檔案信息資源共享服務的實現。

（三）創新多樣化的共享服務方式。

創新多樣化的共享服務形式，最為關鍵以及重要的是要順應時代的發展的方向以及人民的需要，充分的利用現代化的網絡信息技術，對于共享服務的方式進行多樣性、便民性以及移動性的創新探索。現階段，互聯網技術的不斷發展以及社交網絡的快速進步，這些都促進了新形勢下對于檔案信息共享服務方式進行創新發展。

首先，基于平臺網絡的共享服務方式。這種服務方式的基礎就是對檔案信息數據庫進行標準化的建設，構建的檔案信息數據庫共享平臺網站應該具有全國性、行業性以及區域性，這樣才能夠方便人們對于檔案信息獲取。其次，是建立微信平臺的檔案信息共享服務方式。最后，是建立基于移動終端的檔案信息共享服務方式。現階段能夠有效的推動各行各業的共享服務的形式就是移動終端，能夠有效的實現服務方式的創新性、個體性以及移動性，也是構建檔案信息共享服務必須要采取的新手段。

（四）培育多維度的共享服務理念。

這就要求檔案機構、檔案從業者以及全社會相關的參與主體主動共同培養共享服務的理念。檔案人員需要跟上時代的步伐，主動將舊觀念進行更新，提升檔案服務的創新水平，進一步促進檔案信息資源的共享服務的建設。另一方面，全社會也要支持檔案服務的創新工作，通過適當的建議以及精神的支持來督促檔案機構對服務進行改進，有效的提升檔案信息資源的共享服務水平。

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