新時期完善中學檔案管理工作的幾點建議

趙君霞

【摘要】檔案作為中學管理的重要組成部分，其科學化水平的高低關系到中學管理是否高效。本文將從中學檔案管理科學化的必要性出發，分析檔案管理工作存在的問題，并提出中學檔案管理的幾點建議，希望對中學檔案管理工作提供一定幫助。

【關鍵詞】中學 檔案 科學化 管理策略

【中圖分類號】G270.7；G637.2 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2018）17-0204-01

前言

檔案作為中學教育、教學、管理工作和活動的真實記錄，體現中學的發展歷程，也是學校作出決策的重要依據。因此，檔案管理工作是中學管理工作的重要組成部分，對學校持續健康的發展具有重要意義，是其提高效益、科學管理的重要保證。

一、中學檔案管理科學規范化的必要性

第一，檔案管理是中學管理的基礎環節。傳統的檔案管理主要針對紙質資料的收集、整理、歸類、保存等，是單位各項工作的重要資料庫。若管理人員只是將檔案材料堆放在檔案室，則必然會引起檔案管理混亂。不便于查找和使用。由于中學人員存在一定流動性，工作人員將檔案材料自行保存時，將可能會出現工作人員離職則檔案丟失的問題，進一步影響中學工作的延續性。嚴重時，中學的機要還有可能流失，造成無法挽回的損失。檔案作為原始記錄，是影響中學生存與發展的基礎性工作。

第二，檔案管理是中學信用管理的重要保證。隨著我國對社會信用體系重視程度的日益增加，中學檔案管理也逐漸被視為反映單位管理水平、財務狀況等諸多問題的窗口。信用檔案建設作為社會廣泛關注的焦點，中學檔案必然會成為信用管理的重要保證。

二、中學檔案管理工作存在的問題

1.缺少對檔案管理的重視

目前，許多中學普遍存在重視教育教學業務工作的管理和提升，缺少對綜合檔案管理的重視，有些單位甚至沒有設置專崗管理檔案，對檔案管理工作的重要性認識不足，更忽視了檔案材料是單位的重要資料庫。與其他部門相比，檔案部門被視為“冷部門”，極容易成為精簡部門或被撤銷，只保留兼職檔案管理人員。然而，這些保留的兼職檔案人員大多沒有固定的崗位，且他們的檔案業務知識偏低，沒有經過專門的檔案業務培訓。再加上檔案管理部門在中學中地位較低，這都在一定程度上制約了檔案工作的長遠發展。

2.檔案管理模式落后

雖然中學的檔案管理工作存在一定規模，但檔案工作管理機制與單位的發展存在脫節現象，有些中學的檔案分散在各個部門，沒有專門的檔案室。這導致各部門的檔案互相封閉，檔案整體處于零散狀態。此外，各部門管理檔案的相關人員大多未經過專業培訓，他們認為檔案管理就是將檔案裝訂成檔，隨意丟放在櫥柜里，檔案的查閱和利用率極低。

3.檔案管理工作科學化水平較低

隨著互聯網技術的迅猛發展，信息化技術被廣泛應用在工作和學習中，辦公自動化、文檔一體化的相繼出現，極大地提高了人們的工作和學習效率，檔案形成方式和管理方式也發生了較大變化。與傳統的紙質檔案不同，信息化模式下的檔案管理方式與傳統管理方法的矛盾日益凸顯。簡單來說，中學的文件現今已基本都通過計算機完成，許多學校在逐步向辦公無紙化方向發展。檔案的原始記錄性逐漸被便于復制的電子文檔特性代替，電子文件的安全性和長期保存問題又難以保證。

三、中學檔案管理工作的幾點建議

1.政府要加大對中學檔案工作的支持力度

首先，政府相關部門要積極完善法律法規，嚴格按照法律加強檔案工作隊伍建設，對中學經常性地監督和指導工作。加強與相關部門的溝通，宣傳檔案管理工作的重要性以及健全檔案的重要意義，為中學做好檔案工作營造氛圍。其次，發揮先鋒模范帶頭作用，將檔案管理工作成績突出的中學作為典型試點，樹立典型，發揮以點帶面功效，進而全面提升中學的整體管理水平。具體來說，政府相關部門可先推出示范單位，帶動其他檔案工作不規范的中學，使其有先例可借鑒。

2.中學應轉變檔案管理理念

俗話說，理論是行動的先導，中學要想科學管理檔案，必須要改變傳統的檔案管理理念，確立檔案實用效益觀念，破除舊的檔案管理模式的藩籬，打破各部門之間的界限，牢固將檔案效用觀念應用在檔案管理工作中。只有轉變檔案管理理念，才能引導檔案工作者用心收集、整理、分類、保管、利用好檔案。領導要帶頭學習《檔案法》等相關檔案條例，以便在單位內部自上而下地認識檔案工作的重要性，將一把手抓檔案工作常態化。

3.完善檔案科學化管理機制

無規矩不以成方圓，檔案工作的科學化自然離不開科學的檔案管理機制。因此，中學要建立并完善檔案科學化管理機制，保證檔案及時收集、整理、分類、歸檔。檔案管理機制的完善，可依據檔案工作是否滿足社會經濟發展需要、是否符合單位實際情況、是否有利于檔案的長期保存。同時，檔案管理部門要充分利用互聯網技術，開發適用于本單位和檔案工作現狀的計算機系統，從技術與管理兩方面來確保檔案數據的安全，對紙質檔案和電子檔案“雙管齊下”，將分散在不同載體、不同部門的信息集中到檔案部門的計算機系統中，為單位的工作人員提供高效的數字信息服務，以實現檔案資源的共建共享。

4.檔案工作人員應不斷提升業務素質

作為檔案管理工作人員，不僅要提升檔案工作的專業水平，還應熟練掌握計算機操作技術。一方面，要定期參與上級部門組織的業務培訓；另一方面，要加強檔案專業知識的學習，對工作中發現的問題及時分析并整改，將檔案科學化、信息化管理落到實處。

5.健全檔案管理網絡

在如今中學檔案管理工作中，電子檔案成為檔案管理的主流，用電子文件的形式進行保存，有利于檔案的查閱和調取。利用先進的現代化多媒體技術，使得紙質文檔逐漸轉變為電子文檔。計算機網絡處理已經成為各個行業專業化的一種標志，尤其對于檔案管理來說，需要處理大量的數據與資料，傳統的人工管理難免出現疏忽或錯誤，而計算機處理則相對要精確且高效得多，因此檔案管理必須突破傳統模式，適應現代化管理模式，才能更加充分的滿足人們的需求。

四、結語

總之，檔案在中學發展中有重要意義，加強檔案的科學化管理是中學亟待解決的重要課題。學校應加強頂層設計，特別是要從戰略高度充分認識到檔案管理的重要性，檔案管理部門也應積極探索檔案信息化、規范化、科學化的具體策略，為中學的持續健康發展提供有力保障。

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