論高職院校內涵建設下的辦公室管理創新探索

蔡珺　程瀟瀟

【摘要】本文基于高職院校內涵建設背景上，針對高職院校辦公室管理現狀及問題，結合當前我國高職教育發展現狀，深入探討高職院校辦公室管理如何創新改革，更好地為高職教育服務。

【關鍵詞】高職院校辦公室 管理機制 精細化管理

【中圖分類號】G717 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2018）17-0195-02

我國高職教育走過三十多年的發展歷程，已然成為高等教育的中堅力量，不僅為完善高等教育體系、促進高等教育大眾化起到了重要的推動作用，也源源不斷地為社會輸送制造業應用型人才。近年來，隨著國家對職業教育的重視以及社會環境等因素的影響，高職院校正經歷著持續的發展，同時在招生就業、專業建設、校企合作、國際交流等諸多方面也面臨著巨大的變革，特別是從由注重規模擴張向重視教育質量和管理水平等變遷。高職院校辦公室作為不可或缺的管理部門，其管理水平直接影響著學校的教學工作、科研管理及人才培養，同時關系著學校的發展大局，反映著高校的整體管理水平和運行質量。

一、高職院校辦公室管理現狀

學院辦公室作為綜合管理部門，其三大主要職能：辦文、辦事、辦會，重要性不言而喻，但是其管理水平還有待提高。橫向來看，高職院校辦公室日常事務及工作量不亞于普通本科高校，且隨著高職教育不斷發展，校企合作日益密切，辦公室職能范圍及工作復雜性大大增加，但其機構設置精簡、人員配備不齊，使得辦公人員不堪重負、工作效率及積極性不高。縱向來看，絕大多數高職院校是經過高校擴招后，中專院校合并升格形成，多年的發展已經形成一種固化的模式化管理標準，這種憑經驗辦事的模式使得工作標準和創新意識都有待提高。

高職院校實行二級管理制度，院系辦公室不僅要承擔院系內部的辦公事務，更要協助學校各職能部門的工作，服務于整個院校工作大局，確保學校各項任務下達及師生信息傳遞及時、高效、準確。但是高職院校在實行二級管理制度之際，出現了以下幾點問題：

1.人員業務素質有待提高

高職院校辦公室人員嚴重不足，而工作任務繁重，要求嚴格，使得辦公人員工作積極性不高、服務意識不高；在繁雜的事務中分身乏術，使得工作品質低，難以實現精細化管理，存在職業倦怠現象；日常事務繁雜，而辦公室現代化發展日新月異，辦公人員很難抽出時間進行管理綜合素質的培訓，也沒有提高自身理論知識和實踐能力的想法，政治素質和業務素質都有待提高。

2.管理理念有待轉變

大多數高職院校的二級管理制度通常依賴學校的一級管理制度，缺乏與實際聯系的切實完善的規章制度。同一院校不同學院之間學生人數差別巨大，專業建設方向各異，難以量化標準，導致高職院校辦公室考核機制不全，評價標準模糊。

3.運行機制有待創新

高職院校辦公室作為全校信息樞紐的中心，本該發揮著承上啟下、協調左右的橋梁作用。但其信息流單一、信息不對稱，收集信息意識不強、合理利用信息能力不足，缺乏系統化的信息管理模式。

4.法治思維有待推進

隨著高校擴招和人口下降的社會趨勢，高職院校擴大了對口單招和注冊入學的比例，生源質量每況愈下。學生基礎知識薄弱，紀律性較差，處理問題較為偏激，導致教學管理工作難度加大。只有嚴格制度規范，加強學校法制建設，才能確保辦公室管理工作正常開展。

二、高職院校辦公室管理問題的創新辦法

當前，高職院校立足于“校企合作、產教融合”這一主題，為培養具有綜合素質的技術型人才發揮著至關重要的作用。因此，分析日常教學管理工作的問題，通過內部治理，完善相應的教學管理制度，提高辦公室精細化管理能力，是激發高職院校辦學活力和維護教學秩序的有效途徑。

1.明確管理職能，提高主觀能動性

高職院校內涵建設的根本是提高教育質量和管理水平，根據社會需求調整人才培養模式。因此，強化管理職能是加強高職院校辦公室管理的必然選擇。首先，需強調服務職能，目前高職教育面臨改革發展的分水嶺，高職院校需要更精準的決策管理能力和協調各方關系的執行力，因此辦公室要從繁瑣的日常事務中理出頭緒，轉變提供優質的政務管理服務，既能專一于本職工作，又能多面處理事務。其次，應加強主觀能動性。辦公室日常工作繁瑣，且多為領導交辦的任務，充滿不可預見性。如何處理突發性事件，辦公人員應做到提高服務意識，加強主觀能動性，推動主動服務形式，協調各方。同時，應具備求真務實的精神，不僅要具有提供優質服務的精神，而且要全面落實工作要求，加強監督職能發揮，確保學院整體工作順利開展。

2.完善制度建設，提供根本保障

隨著高職院校二級管理工作的推進，教師考核制度和學生手冊細則日趨規范和完善，這就要求高職院校辦公室必須創新管理機制，真正做到依照規章制度辦事。管理到位中最重要的就是完善制度建設，規范各項工作程序、明確事情具體章程。辦公人員應維護規章制度，并作為工作準則，在工作中做到“有章可依，有章可循”。首先，通過建立章程，定崗定責，使得辦公人員熟悉崗位流程、明確崗位職責；同時，建立有效的考評機制，強化崗位責任制，根據考核點和任務完成情況進行考評和獎懲。

3.深化管理措施，推動精細化管理

精細化辦公室利用高效的管理措施和信息化手段，是高職院校辦公室管理走向規范化、科學化、高效化的必由之路。高職院校辦公室精細化辦公室管理包括辦公室日常事務處理、接待業務處理、文案寫作和管理平臺四個方面：在日常管理上，對每日工作按輕重緩急分類，并做好處理記錄，保證工作有序進行；在接待業務上，全面考慮多方因素，對各項內容精細化，確保能對突發狀況迅速反應；在文案寫作上，要不斷學習，了解國家大事與國際局勢，要從院校精神內涵方面正確解讀并傳達國家和黨的各項政策和文件精神，優化院校工作；在管理平臺上，要以計算機網絡信息技術為根本，建立精細化管理平臺，規范工作職責與流程。

同時，要通過有效的管理舉措，減負減壓，建立以人為本、積極向上的辦公室文化；塑造高效、井然有序的辦公室形象，營造團結、和諧協作的辦公室氛圍。

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作者簡介：

蔡珺（1990-），女，漢族，湖北黃岡人，碩士，助教。研究方向：教育教學。