淺析OA系統在管理中的應用與安全

徐海軍

（江蘇省鹽城市鹽都區軍休所 江蘇 鹽城 224001）

計算機技術的蓬勃發展，給辦公環境帶來了一場深刻的革命，現代計算機信息傳輸技術的發展，又使辦公環境向著現代化辦公、辦公自動化（Office Automation），即OA系統就是這現代化辦公技術中的一種，在行政機關中，大家都把辦公自動化叫做電子政務，是辦公工作處理的自動化，它利用Intranet技術，以計算機為中心，與一系列現代化的辦公設備和先進的通信技術相聯結，使工作人的各種辦公業務活動逐步由各種設備、各種人機信息系統來協助完成，達到充分利用信息，提高工作效率和工作質量的目的。改變過去復雜、低效的手工辦公方式和紙張的浪費，從而達到提高工作效率的目的。

由于缺乏系統了解和學習，很多單位的OA系統開發建設完成后，沒能提供有效的措施保障系統的推行，導致沒有真正或充分使用，針對以上種種問題，本文擬從制度、數據、網絡安全、人員等方面對OA系統的實施提出一些建議。

一、領導重視，建立健全規章制度。

各部門協調配合OA系統往往涉及單位各個部門及人員，很大程度上改變了機關工作人員傳統的工作習慣，在推廣過程中，難免要遇到各種阻力，因此，要從思想上、制度上、人員上加以保證。首先，通過將OA系統的使用制度化，在使用實施方面，領導要帶頭堅持使用，不使系統卡在某些關鍵的審批環節，而各部門之間也要充分協調配合，利用OA的信息共享平臺，把行政管理和業務實施在OA平臺上開展起來，以促進系統迅速、切實地應用。

二、對工作人員進行系統的學習培訓

網絡化的OA系統使得幾乎人人都可能成為OA系統的用戶，對用戶的培訓決定了OA軟件的使用程度，培訓可采用授課和現場培訓的方式進行，針對不同的管理層級，不同的用戶權限制訂相應的培訓方案。通過對OA理論、OA軟件系統功能、使用操作、數據采集等方面的內容進行不同層次的培訓，使用戶明確OA原理、相關管理理論和具體的OA實施方法，從而提高人員的技術水平和素質。

三、重視數據共享、傳輸與再利用

Internet將計算機技術和通訊技術的有機結合，從根本上解決了分散數據庫的集中檢索，可以進行遠距離信息傳輸，而且可以做到傳輸速度快、操作方法簡便目前OA系統在信息管理級的基礎上，具有集成化、智能化、多媒體化、運用電子數據交換（EDI）的特點，這就是要打破傳統的信息獨立現象，對數據資源進行統一規劃，并制定統一的數據標準和建立整個OA系統共享的中心數據庫。對問題進行不斷修改，更新，升級，才能適應需要。OA系統作為日常辦公的基本業務平臺，允許用戶方便地自定義各種業務流程和表單，和其他系統進行數據整合，生成各種統計報表；預留良好的接口，方便信息數據的導入導出，從而能最大限度地減少使用者的重復勞動。

四、安全保障系統

辦公自動化可以說是網絡通信技術和現代辦公不斷發展、融合的必然產物，它的存在與應用能夠讓人們的生產管理更加便利。但隨著國內辦公自動化系統的不斷發展與普及，其中存在的安全風險越來越凸顯。我們必須充分了解互聯網下辦公自動化所面對的安全問題，并查清問題存在的根本原因，然后采取有效的應對措施，最大程度地消除與防范辦公安全隱患。

五、進一步完善相關法律法規

為保障移動計算機網絡辦公自動化的信息安全，首先應結合我國計算機網絡辦公自動化發展現狀和需求，建立健全適用于我國國情的計算機網絡法律監管體系。首先應當制定虛擬社會信息安全監管條例，重點圍繞網絡盜竊、網絡詐騙、非法入侵等內容制定處罰條例，針對網絡信息進行立法，并嚴格落實，違法必究。并全面提升法律的威嚴性及其對違法犯罪分子的震懾力。

六、加強網絡安全預警和數據安全保護

針對入侵造成的數據安全威脅，確保在全天候 24h監控所有進出網絡的文件，一旦發現病毒便會立即報警，通知使用者或管理員進行防范處理，我們可以通過加強數據庫的建設，確保其物理完整性、數據元素完整性以及邏輯完整性來提高數據安全防護能力，從而進一步提升網絡對病毒的預警、防范能力。對于災難和病毒給數據安全帶來的威脅，最有效的保護方法就是加強物理保護及數據備份。

七、入侵防范及病毒綜合防治

為了科學、有效的防范網絡入侵，確保辦公自動化的網絡安全，在辦公自動化體系建設過程中，應當做到內外網隔離并加強訪問控制，同時還要做好內部網絡隔離以及分段管理的相應處理。相對而言，網絡病毒的防治要比單機病毒防治的難度更大，常用的措施主要有防火墻技術、殺毒軟件、安全防護軟件以及技術人員定期檢查、系統定期升級等等。

八、數據備份及恢復

在辦公自動化系統安全防護中，數據備份和恢復也是一項極為重要的措施，當辦公自動化系統遭到非法入侵和病毒破壞時，我們完全可以通過數據備份來恢復數據資料，以確保數據信息的完整性。數據備份經常采用的方式又可以細分為系統自動備份和系統外備份。在辦公自動化系統日常安全管理中，我們應該同時運用兩種備份方法，以確保數據破壞后能夠盡快實施全盤恢復，為辦公自動化系統的數據安全提供雙重保障。