基層事業單位會計檔案管理探討

王淑靜

摘要：根據事物的一般發展規律，新事物取代舊事物，同樣在2016年年初新的會計檔案管理辦法取代了舊的會計檔案管理辦法，新辦法開始實施，作為實施新辦法的主體之一的基層事業單位要順應時代發展的趨勢，按照新的辦法的要求，執行相關法律程序、政策。目前基層事業單位會計檔案管理工作中存在著一些問題，本文通過分析這些問題，找出管理好會計檔案的一些相應措施，為執行新的會計檔案管理辦法做好鋪墊。

關鍵詞：基層事業單位；會計檔案管理；方法

一、會計檔案管理的內容

實際上會計工作是一項系統工作，簡單地說就是將日常發生的經濟業務信息輸入會計信息處理系統，在系統內經過專門的技術方法核算、分析等各種加工處理，最后輸出到系統外部的是選擇出來的有用信息。采集經濟信息的過程形成各種憑證，輸出的有用信息有會計賬簿和各種會計報表，當然工作中還會涉及其他外部取得的資料。結合住建行業事業單位工作的實際，將會計檔案的內容分為四大類。具體講，會計憑證主要有各種原始憑證、工資和各種獎金津補貼發放花名冊、記賬憑證；會計賬簿包括庫存現金日記賬、總分類賬、經濟分類輔助明細賬、銀行存款日記賬、政府經濟分類輔助明細賬、功能分類明細賬、固定資產輔助賬、零余額用款額度日記賬、固定資產明細賬簿、一物一卡的固定資產卡片；財務報表類有“三公”經費月度報表、月報表、季度報表、預算報表、半年度報表和年度報、決算報表，每月財務分析報告、決算分析報告、內部控制建設情況報告；其他內部或者外部的資料，銀行存款余額調節表、財務管理制度、主管部門和同級上級財政部門的制度性文件、銀行對賬單。

二、加強事業單位會計檔案管理有其必然的屬性

（一）是事業單位加強自身管理的需要

會計檔案可以說是財務人員勞動的最終果實，是財務工作的最后一個環節，它是歷史信息真實、完整、可靠的反映。歷史是現實的一面鏡子，同樣，會計檔案是全部歷史的、經濟的信息資料，以這些歷史的經濟信息為基礎可以分析預測未來，為單位制定集體經濟決策提供幫助，也可以對未來的經濟計劃進行修改，使未來事項更加符合發展規律。它同人事檔案一樣重要。

（二）是滿足社會其他主體的需要

無論經濟責任審計還是其他類型審計，全部需要以會計檔案為基礎，沒有保存完善的會計檔案，審計資料無從談起；也是國稅、地稅、紀檢、上級和同級財政、主管部門監督檢查的有效依據；與債權人和債務人有效核對賬目的法律依據，如某單位收取押金，但是交款人不慎丟失原始收據，我單位通過查詢會計檔案、翻閱相關的記賬憑證和原始憑證，在證據確鑿的情況下依然要退還押金。

（三）是事業單位工作人員的職責要求

有人誤以為事業單位工作穩定，員工有著穩定的福利待遇，工作積極性不強，但是當今市場經濟環境下，不管是企業還是機關事業單位都要有居安思危的意識。2010年本地市的事業單位開始實行績效工資制度，所得工資和職工付出的勞動成正比例關系，打破了大鍋飯的形勢，加之事業單位實行崗位聘用制，不能勝任工作崗位職責的不得聘用到相應崗位等級。以上種種原因說明事業單位的職工需要認真履行自己的崗位職責。

三、基層事業單位會計檔案管理中的不足之處

（一）思想意識陳舊

人事檔案涉及升職、職稱等個人利益，所以從高層到基層管理人員比較重視。對于會計檔案的管理是不重視的態度，片面的認為會計檔案就是會計憑證加報表，只要保管好這些資料，可以查閱就可以了；對于銷毀檔案更是紙上談兵，負責人認為自己在任期間銷毀檔案要領導責任，基層管理檔案人員認為銷毀檔案操作起來加重工作負擔，所以不能夠積極主動的完成工作職責，實際上按規定銷毀檔案是責任是義務，而不是可做可不做的工作。

（二）制度建設相對落后

因為每個單位承擔的職責不同，即使在沒有出臺新的會計檔案管理辦法之前，作為基層事業單位也應該根據相關規定制定符合自己單位實際情況的實施細則，實際中，直接套用辦法，不符合工作實際的情況比較多，甚至有些單位沒有配套制度。

（三）基層事業單位管理檔案的業務人員的業務水平偏低

一些基層事業單位會計和檔案不分家，會計人員長期保管檔案，但是他們一般不具備檔案管理的專業知識。有些單位會計檔案歸檔不規范，基本格式要求滿足不了，裝訂的憑證封面上沒有會計主管的簽字，會計賬簿頁碼不標明，會計憑證和賬簿不分開存在，業務較少的單位直接放在一個檔案盒內；有些單位設置會計檔案管理人員一人，但是不精通計算機技術，有些資料要信息化處理以便查閱，比如銷毀移交清冊等，總之，專業素質偏低，復合型人才匱乏。

（四）基礎設施設備方面投入不足

在一些基層事業單位，編制機構辦公室給其單位設置的人員和機構有限，會計檔案管理部門沒有獨立于財務處室之外；受經費和辦公場所的限制，沒有獨立的會計檔案存放庫房，滅火器、除濕器等設備缺乏；一些基本設備、基礎設施投入較低，導致電腦的軟件不能及時升級，硬件不能及時采購。

四、解決基層事業單位會計檔案管理問題的一些方法

（一）轉變滯后的思想意識

首先單位負責人的態度和觀念是一個單位會計檔案管理水平的總基調，如果單位負責人都認為會計檔案管理工作屬于過時的滯后的工作事項，那么其他工作人員就更沒有管理好會計檔案的動力了，所以單位負責人應轉變思想認識，把會計檔案管理工作提到自己的工作日程上來，在單位渲染成一個會計檔案管理非常重要的氛圍；其次分管工作領導和具體負責人員要帶動其他工作人員轉變思想、督促單位負責人轉變思想，從自身做起，嚴格執行相關管理制度；最后，會計檔案是會計工作者辛勤勞動的鑒證、是汗水的結晶，正是因為這樣，會計人員在日常工作中要細心、耐心、認真，這樣才能保證會計檔案可靠、真實、完整。當前反腐的高壓態勢只進不退，政治環境步入新常態，會計檔案記載著所有經濟信息，無論對單位來講，還是對工作員工來講，管理好會計檔案是一種責任和使命，更是一種對自身保護的加強和防范。

（二）完善會計檔案管理的一系列的相關制度

從2016追溯到1998，中間跨越了二十來年，這是一個相對穩定和落實的時間段，一些基層事業單位有相應的會計檔案管理制度，但是相對來說不太完善。趁新的會計檔案管理辦法出臺之時，有必要對已有的相關制度做出修訂，沒有的制度加以制定和完善，這也是新的管理辦法提出的要求，因為新的管理辦法對一些問題做出了更詳細的規定，比如會計檔案的銷毀程序規定更加詳細，就要結合各自的實際制定詳細的、可執行的銷毀制度；另外新辦法還賦予了電子會計檔案合法的地位，電子會計檔案也屬于會計檔案，至少要制定配套的電子檔案管理制度。總而言之，在會計檔案管理的整個程序中，包扣歸檔、移交、保管、銷毀、查閱、借閱、復制、保密等程序，都要有相應的具體的制度，比如借閱會計檔案要有經辦人、分管領導、主管領導簽字同意，查閱要登記什么時間查閱的，查閱人是誰，查閱的內容是什么，經手人是誰。

（三）提高相關工作人員的業務能力

會計檔案管理需要的是多技能的人才，不只是掌握雙學科的問題，而是要跨學科門類學會計算專業的知識。會計檔案管理人員要想讓自己的管理水平更高一層，可以通過多種途徑實現，比如市直單位可以鼓勵會計檔案管理人員參加當地的院校專業學習，可以參加其他外地知名學校的網絡課程學習；因基層事業單位檔案管理人員較少，主管部門可以邀請社會知名專家或者院校學者給下屬單位檔案管理人員進行培訓和講座。

（四）加大投入支出力度

首先，必須明確會計檔案的管理權限歸屬問題，不能由財務部門長期保管，到了相應時間要移交檔案部門保管，即使沒有會計檔案管理機構的基層單位，也要指派一名專門的工作人員來管理會計檔案；其次即使沒有專門的儲存會計檔案的房間，也要有保管會計檔案的箱子或者是柜子，而且這些存放檔案的家具用具不能存在財務室。否則有違內部牽制的初衷；最后隨著信息化的發展，電子設備更新換代比較快，及時更新不能滿足工作需要的軟硬件。

五、結束語

盡管會計檔案管理中存在一些問題，但是各層次人員積極轉變思想意識、提高管理檔案人員的專業素養、建立完備的管理制度、再加上財政、審計部門的監督，基層事業單位的會計檔案的管理水平會提升到一個全新的高度。

參考文獻：

[1]李曉霞.淺論行政事業單位會計檔案管理存在的問題及對策[J].財會研究，2017（5）.

[2]齊芳.事業單位會計檔案管理存在的問題及對策[J].行政事業資產與財務，2015（6）.