談高校采購管理

劉星辰

[提要] 隨著高校采購規模的日益擴大，高校政府采購工作中暴露出來的問題也日漸增多。本文試圖對此類問題進行匯總梳理，并提出相關對策建議。

關鍵詞：高校采購；典型問題；優化方案

中圖分類號：C939 文獻標識碼：A

一、當前物資采購中存在的問題

（一）管理制度有待完善，制度執行有待加強。目前，一些學校在物資采購方面沒有構建完善的物資采購管理制度體系，沒有形成規范高效、監督有力的內控體系，沒有制定“分類實施”的采購工作全流程規范；有些學校有相關的院物資采購管理辦法，制度涵蓋內容很多、很全面、指導性較強，但實際執行中尚需細化，需制定相關配套制度。

（二）管理層級程序增多，采購程序周期偏長。根據調查研究，一般高校現行的采購程序是由使用部門提出請購申請，本單位負責人簽字→資產處簽字→分管院領導審批→分管財務領導審批→大宗物資報集團公司領導審批，然后交給資產處，資產處進行市場調查或組織論證、招標等一系列程序后才能確定中標供應商。繁冗的程序與環節導致學校物資采購的不及時，也一定程度上影響了物資采購的效率，最終影響教育經費的使用效益。

（三）教學設備專業性強，導致采購意向風險。由于高校教學科研需求，長期需購置大量各種類的貴重儀器和專業設備，較為突出的問題是在選擇設備、物資的方式上存在傾向性采購意向。客觀上物資采購品種繁多、專業性強，同一種名稱的儀器設備規格、技術指標等存在著一些差異，根據科研及專業教學的實際要求，很容易使選擇的結果變得競爭性降低，即使招標也會出現虛假招標的情況。特別是使用部門會出現既是采購物資的需求主體，又同時是學術或專業負責主體，一旦存在傾向性采購意向，在公開招標時，會對標書內容的公開程度及評標結果產生影響，有可能造成投標人串標或圍標，并且挫傷部分潛在投標人的積極性，給學校造成不同程度的不良影響。

（四）評標方式較為單一，招標文件亟待規范。據不完全統計，高校物資采購一般采用最低價評標法，從理論上講，這是一種完善的評標方法，能最大限度地節約采購資金，使學校收到最佳的投資效益。但最低價評標法也有自身缺陷，如造成中標人的利潤小，有些項目甚至虧本，有些中標人在簽訂合同時才發現漏洞、缺項等錯誤，為按要求簽約、履行合同帶來一系列的問題，如延誤時間、造成流標，造成資源浪費。

（五）低價競標時有發生，影響采購工作公正。低價競標是把價格定在邊際成本以下的定價行為，是生產能力過剩和過度競爭引起的。有的供應商為了能得到項目、打開局面，不惜以低成本的價格競標，如果這樣的供應商中標，很有可能在合同執行過程中出現如下問題：項目中途無法執行下去，不得不變更合同，追加預算；即使勉強完成，質量可能無法保障。

（六）采購人員專業素質有待提高。由于高校采購物資所涉及的范圍廣、專業知識比較繁雜，在客觀上需要一支專業化的采購團隊。團隊成員還需具備市場營銷、產品質量把關等方面的知識，及商業談判、人際交往等方面的經驗。然而，部分學校負責物資采購的人員缺乏社會經驗，從業時間短，缺乏相應的談判經驗，在招標、質量把關上缺乏相關的專業知識。隨著學校辦學規模的擴大、辦學層次的提高，采購工作日益復雜，采購人員的學習能力、業務能力也會制約采購的順利進行，阻礙教育教學和服務質量的提高。

（七）物資計劃不夠明確，下達計劃不夠規范。有的部門計劃提報的嚴肅性、準確性差，臨時性和應急性采購多；采購計劃中物資技術指標不明確，給采購帶來困擾；采購規模小，數量少，頻度高，計劃期短，加大采購成本，影響采購效果。

（八）缺乏對供應商的評價和管理。有少部分供應商以臨時的或短期的合作機制為主，與采購人員打交道時心懷不軌，往往通過“短斤少兩”和“質次價高”等不正當競爭手段破壞供應秩序，“蒙騙”采購人員，擾亂采購行為。如果采購人員未能把握市場脈搏，缺乏對供應商的評價和管理，可能會使學校蒙受巨大的損失。

（九）驗收程序不夠規范，專業化程度有所欠缺。驗收前，未預先將驗收物資的相關技術指標、使用檢測報告等材料交驗收小組成員預閱，驗收小組成員無法充分準備。驗收時，資產處組織使用部門參加、無財務人員參加，缺乏財務把關。使用部門對驗收不重視，專業把關不夠，甚至出現一些貴重設備的關鍵部件、軟件等未經檢測、使用，卻同意驗收。

（十）監督機制不夠健全，內控制度不夠明確。目前，部分高校的資產處在接到采購命令之后，就直接自行采購，采購完成后將物資分發到相關的所需部門，后續工作程序缺失。這樣的操作使得資產處在這個過程中既充當了運動員又充當了裁判員，既是實施者又是管理者，這樣購買產品的質量和財務流向就缺乏真正意義上的監督，會導致物資采購透明度不夠和資金的不合理使用，最終會影響資產處對學校的服務和采購物資對學校狀況的改善。

二、改進物資采購管理的對策措施

（一）健全機構，建章立制。學校成立物資招標采購管理領導組，統一領導物資招標采購工作。招標采購管理領導小組下設招標采購小組、評標小組、監察小組，明確各小組職責。招標采購小組根據市場信息提出招標方式、分包原則、時間安排、初步提出邀標單位名單，同時對擬邀標單位的資格進行審查，必要時組織招標采購小組成員對投標單位進行實地考察。評標小組根據招標文件的要求對不同投標單位投標書中物資的技術指標、配置、報價、售后服務承諾、付款要求等內容進行認真評審和排序。專業性較強項目、重大項目的技術評標應組織專家組進行評審。監察小組編制招標文件，擬定評標專家名單，組織公開招標，確定中標單位，跟蹤合同擬定及執行。資產處負責與中標單位技術或商務談判，簽訂合同。

學校需制定招標采購管理制度、非招標采購管理制度、合同管理制度、驗收管理制度、各主要環節責任制度、采購監督制度等，使物資采購有章可循，有章可依，職責分明，各行其責。

（二）精簡環節，提高效率。由于采購的環節較多，為了保證物資采購及時到位，對物資的審批、撥款和采購等環節要提高效率，明確辦事程序，提高辦事速度。對一次能夠辦理的物資采購，可以進行集中辦理，對資產處能夠直接決定的物資給予決定權利，對比較重大的物資購買可以采取聯合辦公，同時資產處要提早了解市場行情，做好市場調查，縮短物資從購入到分發的時限。

（三）審核立項，科學論證。物資使用部門要對待購物資做充分的調查和論證，作出詳細的項目可行性分析報告。特別要明確采購物資的品種、等級、主要技術指標或質量要求、規格、型號、臺套數及配套設施設備。主管部門要嚴格審核論證項目的科學性，充分考慮學校的實際情況，并做到資源的合理利用，考慮是否符合預算條件和經費要求，項目技術指標和參數是否帶有傾向性和排斥性意向，以保證項目的可行性和招投標的公平和可操作性。

（四）量化體系，規范管理。應盡量將評標內容或評標因素進行量化，以定量比較取代定性比較，避免因人為的主觀因素造成評標尺度的偏差。在評標小組成員評標時要注意評標小組成員不能相互商量打分，要彼此獨立評標，杜絕人為造成的評標不公平現象發生，切實做到優價中標，使定標價格既符合市場行情，又符合學校的效益目標。

招標檔案管理工作，是招投標過程的見證。招標檔案記錄著公開、公平、公正和誠實信用原則的真實情況，反映著招標工作的管理水平。招標檔案應包括：設備使用部門的申請及領導的審批簽字、招標文件、補充材料、開標記錄、合同變更的有關材料、驗收報告單等材料。

（五）資質建設，提高素質。物資采購是一項政策性和專業性很強的工作，涉及金額較大，工作瑣碎復雜，要做好這項工作必須建立一支“思想素質過硬，專業能力突出，服務意識良好”的采購隊伍。資產處對已有人員要進行廉潔自律和職業道德方面的思想教育，使之了解和掌握采購政策、采購制度、采購程序和工作紀律，自覺遵守有關規定，同時進行定期考核和培訓，提高他們的業務能力和專業素質。管理人員首先應認真學習研究政府采購的有關法規及財政部門有關物資招投標的實施細則，掌握政策法規，提高依法辦事的能力和水平；其次，要認真學習招投標的有關理論知識，懂得市場經濟理論、價格理論和管理理論。如，當采購項目部門提出的技術指標很多卻不知何輕何重時，就需要從業人員的幫助才能分析出哪些是關鍵指標，剔除傾向性指標，保留核心關鍵參數，既維護了學校的利益，又確保所采購貨物“物有所值”；最后，要加強事業心和責任心，把做好招投標工作和合理設定標底作為崗位的重要職責對待，做到盡心盡力；特別要加強廉潔自律、嚴格按章辦事，力戒以權謀私和腐敗現象的發生。

對新人員的招聘，要嚴格按照招聘規則和程序，杜絕違規進入，同時重視招聘人員的素質，聘任具有較高政治思想覺悟，能以廉潔自律、遵紀守法為準則，熟悉國家相關政策法規和市場情況，具有在采購和市場調查方面專業能力的人員從事物資采購工作。

（六）加強管理，建立誠信。為保證供貨及時、質量合格、價格合理、減少流通環節、降低采購成本，就必須選好供貨商。高校可通過對供應商進行資質調查，全面、具體了解和掌握其社會環境、信譽、企業性質、注冊資金、供應能力、供貨質量、價格狀況、售后服務等。要按照“公開、公平、公正，優勝劣汰”的原則，嚴格進行篩選，宜精不宜粗，宜少不宜多，建立考核評價體系，完善考核辦法。對供應商的表現還要從品質、價格、交貨期、服務等方面進行動態評定。

通過加強對供應商的管理，與主要供應商建立一種長期的相對穩定的合作關系，從而穩定物資采購資源市場，穩定供應渠道。這種長期的相對穩定關系的建立必須以互相信任為基礎，而信任又必須以為學校提供高質量的產品、合理的價格、供應的及時性、完善的售后服務為條件。同時，在大宗商品的供應商的選擇上應盡量減少中間環節，原則上應該是直接廠商、總代理商或者區域主渠道商家。

（七）驗收管理，嚴格把關。加強采購物資驗收的管理，不僅是經濟管理的要求，也是對供應商、采購人員和驗收人員工作的三維考核與監督。因此，做好采購物資驗收工作是加強物資采購管理的重要環節。要設立專門人員對采購物資進行全面的驗收。（1）對采購物資質量進行檢查驗收，凡屬應提供產品檢驗合格證、市場準入標識，均要求供應商提供，對包裝不全、破損的物資、標識不清、無產品合格證的物資，可拒絕接收；（2）對采購物資的質量等級、價格進行驗收，防止以劣充優；（3）對采購物資的數量、金額進行核實驗收，發現問題及時處理。驗收時出現不符合結果按以下順序承擔責任：供應商按合同承擔違約責任、法律責任，甚至刑事責任；使用部門承擔驗收責任；采購部門承擔監督驗收責任。

（八）相互制衡，監督檢查。建立采購、使用、財務各司其職、相互制約的內部監督機制。資產處執行采購的職能，同時接受使用部門的監督，聽取使用部門的意見和建議。使用部門執行計劃和驗收的職能，提出采購的品種和數量，及時與物資采購部門溝通情況。財務部門履行審核付款的職能，從而形成采購、使用、財務部門之間相互制衡的監督機制，真正做到具體采購與使用相分離，具體采購與驗收相分離，具體采購與給付貨款相分離。

（九）高度重視，加大宣傳。“凡事預則立，不預則廢”，這里的“預”說的就是規劃之意。所謂采購規劃是指為實現學校建設和發展的既定方針所必需的有關采購目標、政策、程序、規則、任務分配、執行步驟、使用資源以及其他要素的復合體。采購規劃編制和實施過程中應著重注意解決以下幾個問題：一是采購規劃目標的構成。采購規劃的目標是指學校在一定時期內所要達到的采購效果，通常應包括指導教育資源最合理的分配，充分發揮教職員工的積極性和潛力，達到教育活動的最佳效果等三個部分。制定目標時應以學校總體發展規劃為依據，考慮學校的辦學方向、辦學規模、特色建設和教育市場的情況，與學校的建設和發展保持協調。據此而形成一套完整的采購目標體系，并實行目標管理，這樣才有利于對物資采購活動進行有效控制，避免盲目、重復采購；二是確定采購規劃的執行步驟。目前，一般高校在人、財、物在內的資源總體上還是有限的，滿足不了學校快速發展和辦學層次上升的需求，加上采購項目本身的建設周期性，安排時應考慮與可用資源的協調，分輕重緩急逐年分步實施。為此，可根據規劃年度的教學、科研工作需求計劃和財力狀況，在綜合平衡的基礎上首先保證和服務于重點學科與特色項目建設；三是健全采購規劃的實施機制。隨著學校采購規模的擴大，需要溝通的問題也會增多，從采購項目的申報、立項、審批到驗收各環節，不同層次和部門間的協調會越來越復雜。因此，規劃的統一協調、剛性約束和采購信息溝通等機制顯得越來越重要。

綜上所述，高校物資采購的高效、廉潔、和諧發展是新時代各大院所和科研單位共同面對的問題和挑戰，如何運用科學發展觀，結合新時代中國特色社會主義思想，推進依法治國，依法采購，對高校采購而言，應不斷地思考如何創新工作模式、提高采購效率和質量，促使高校招標工作穩步發展，逐步做到陽光采購，全程留痕，是我們新時代招標人應擔負的歷史使命。

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