縣級財務檔案管理初探

曲艷霞

財務檔案，在一個單位中占有特別重要的地位，大多數檔案保存期都是長期或永久性。因此，這類檔案材料的整理和裝訂是特別的重要和謹慎。

財務檔案的票據大多數是大小不一。薄厚不均。并且有些票據是又窄又小，又薄又軟。而且又不集中發生在同一時間段。所以裝訂起來，特別不整齊，不順暢。根據本人十多年檔案管理經驗，摸索一些小方法，小竅門，現在與大家一齊分享。

1憑證的整理

會計憑證登記完畢后。應將記賬憑證連同所附的原始憑證或者原始憑證匯總表。按照編號順序整理整齊，以備裝訂。會計憑證在裝訂之前，必須進行適當的整理。以便于裝訂。

1.1長短補齊粘貼法

粘貼法，即用薄厚相當、大小與記賬憑證一致的紙張做底料，把票據放在上面。固定牢靠。再把所有的票據，按票據大小。切齊裁剪。

在實際工作中由于原始憑證種類繁多，為了便于裝訂和保管，我們需要對附件進行必要的外形加工。因此，需要按照記賬憑證的大小進行折疊或粘貼，但是粘貼的膠痕應該在0.2厘米至0.5厘米之問。不能超過0.5厘米。

票據粘貼的方法很多，粘貼票據的時候應該根據票據的多少。粘貼紙的大小選擇合適的方法。紙張大于記賬憑證幅面的原始單據。需要進行折疊。折疊時，先在橫向紙邊上方折疊，折疊部分左角向外折疊成三角與折疊邊平齊；然后右邊按紙張橫寬大小折疊；如果原始單據預留的裝訂線位置處有信息，必須使用粘貼紙在粘貼線外粘貼，確保裝訂后仍能展開查閱。紙張面積比較小的票據。平鋪牢固的粘貼在底料上，同類大小相近的原始票據剪切一致，粘貼時按照原始憑證規格大小，先大后小，從右至左（一般情況下右邊齊）、從下往上；單張票據粘貼時。右面緊靠粘貼紙邊緣，左面不得超出裝訂線，也可緊靠裝訂線右側粘貼；多張票據粘貼時，要將所有粘貼票據均勻地貼在粘貼紙上。同時，左面緊靠裝訂線，右面、上面、下面均應盡可能與各邊緣對齊。不得超出。原始票據之間可以保持一定的層次，但必須錯落有序，層次差異要一致；原始憑證粘貼效果要做到橫平豎直；不能薄厚不勻，應以整個票據的平整美觀為標準。票據的粘貼要求正面朝上，便于日后審核查閱。若原始票據背面有膠貼、復寫膜等，粘貼時，原始票據正面粘貼邊向背面折疊不少于0.5cm。使折疊面固定在粘貼紙上；原始憑證必須是左邊粘貼在底料上，粘貼時，每張原始憑證粘貼到底料的長度或高度不少于原始單據長度或高度的1/2。

1.2縫紉機補縫法

補縫法，是用縫紉機把原始票據縫制固定在選好的底料上。

在實際工作中，有些原始單據發生破損等現象，這就需要大面積的修補、拯救。但是，這種情況下，不能大面積的用膠類材料去粘貼。這會造成長期保存時，發潮，發霉，滋生蛀蟲。損壞整本或整冊單據的質量。根據本人多年工作經驗。總結出一套方法。比較實際。也很簡單易行。那就是縫紉機補縫法。現在市場和網上都有賣迷你型縫紉機的，本人自己購買一個與大號訂書器差不多的迷你型縫紉機，所有的單據補貼都用它裝訂，就類似作衣服一樣，選擇白色、韌性好的生活用線，放在小縫紉機上作底線和上線。縫制票據和底料。這樣保存多長時間都不會因膠料而發潮發霉生蛀蟲了。受到領導和同事的高度贊揚。

2憑證的裝訂

2.1硬紙板作封皮

憑證裝訂是指將整理完畢的會計憑證加上封面和封底，裝訂成冊，并在裝訂線上加貼封簽的一系列工作。科目匯總表的工作底稿也可以裝訂在內。作為科目匯總表的附件。使用計算機的單位，還應將轉賬憑證清單等裝訂在內。

財務檔案的紙張都是比較軟而且薄的。裝訂之后，為便于查閱，側立放在檔案柜中。特別不容易保持站立姿態，總是東倒西歪的樣子，不美觀和不易保管。每本檔案裝訂時，我都用硬紙板作封皮。解決了整本票據站立不穩的問題。硬紙板的選擇也不是什么材料都適合的。太厚的材質，打孔裝訂不容易。弄不好會把打孔機弄壞，太薄的材料。又達不到自己想要的效果。經過長時間的摸索。我發現厚度大約在0.8-1.5毫米之間特別適宜。

2.2穿孔線繩裝訂

將憑證封面和封底裁開。分別附在憑證前面和后面，再拿一張質地相同的紙（可以再找一張憑證封皮，裁下一半用，另一半為訂下一本憑證備用）放在封面上角。做護角線。在憑證的左上角畫一邊長為5厘米的等腰三角形。用夾子夾住。用裝訂機在底線附近分布均勻地打兩至三個孔眼兒。用大針將引線繩穿過孔眼兒。如果沒有針。可以將回形別針順直。然后將兩端折向同一個方向，將線繩從中間穿過并夾緊，即可把線引過來。一般裝訂機打出的眼兒是可以穿過的。在憑證的背面打線結。線繩最好在憑證中間位置系上。將護角向左上側折。并將一側剪開至憑證的左上角。向后折疊。并將側面和背面的線繩扣結死。

裝訂成冊的會計憑證必須加蓋封面，封面上應注明單位名稱、年度、月份和起訖日期、憑證種類、起訖號碼。由裝訂人在裝訂線封簽外簽名或者蓋章。

3結語

財務檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作是財務檔案管理工作的重要內容，里面有很多東西需要管理人員去學習、去探索。通過學習和探索可以提高管理人員的業務技能和自身素質。因此。要加強財務檔案管理。提高財務檔案管理水平。使財務檔案管理工作更好地適應社會主義現代化建設和經濟體制改革的需要。