現階段加強企業檔案信息資源開發的建議

白磊

【摘 要】 本文分析了企業檔案信息資源開發與利用的意義及目前存在的一些問題對企業檔案信息資源開發與利用的舉措進行探討以期為促進企業的建設和發展發揮其應有的作用。

【關鍵詞】 企業 檔案信息資源 開發

隨著社會信息化程度的不斷加深，我國部分企業開始應用計算機系統來開展企業檔案利用工作。企業檔案信息資源的開發利用與培養人才息息相關，在企業信息資源中，檔案以其獨具的所載信息的原始性、真實性等特殊性質，有著極其重要的地位，也是社會信息的一部分。

1 重抓基礎建設，提高管理水平

1.1 建立檔案信息服務中心。

企業檔案館設施設備的建設和配置，是檔案安全保管和有效利用的物質保障。因此企業檔案部門要積極主動地向本企業黨委、行政部門匯報，努力爭取相關部門和領導的支持，加大對本企業檔案館相關設施設備建設和經費的投入。努力把企業檔案館建成保管黨和國家重要檔案的基地、愛國主義教育基地、已公開現行文件集中向社會提供利用的中心、檔案信息服務的中心和設計科學、功能齊全、具有先進文化標志性特征的現代化檔案館，以及具有文化品位、有民族特色、有現代氣息，能充分發揮檔案館各項功能的標志性建筑。

1.2 建立檔案信息網絡，實現信息共享。

加強基礎業務建設的目的，就是為了加強企業檔案部門對經濟建設和各方面利用檔案的適應能力，促進企業檔案信息資源的開發利用，這也是企業檔案工作的核心所在。不少企業檔案部門因基礎業務建設薄弱，造成館藏不豐富，結構單一，一些本來可以為企業科研提供參考依據的檔案信息因開發不及時，不能發揮其作用。因此，進一步推進企業檔案資源建設，為企業檔案服務打下堅實的基礎是一項事關檔案事業興旺發達的基礎性工程。

2 多途徑全方位開發企業檔案信息資源

2.1 豐富館藏。

企業檔案資源建設是一項事關企業科研事業興旺發達的基礎性工程。結構合理、內容豐富的檔案資料是檔案館開展服務工作的基礎條件。在豐富館藏上，一是要建立和完善征集工作機制，加大向企業內部各機構征集檔案資料的工作力度。二是要注意接收不同門類、不同載體的檔案資料，以改變館藏結構和增加館藏檔案資料特色。

2.2 重點開發。

《檔案法》和《檔案法實施辦法》第四章“檔案利用和公布”中，明確規定了以檔案利用為中心內容的檔案社會服務的要求、方式和權限。因此，當前企業檔案信息資源開發的重點一是科技檔案，為經濟建設和科學研究服好務。二是館藏專門檔案，如會計檔案、干部檔案等。三是各種載體檔案。現在檔案館中一般都有非紙質載體檔案，包括照片、幻燈片、錄像帶和各種實物檔案等，這些檔案尚未引起社會重視，利用率低。四是圍繞黨的各項工作需要，采取多種渠道，重點開發與當前有關的檔案資料，主動為社會提供利用服務。

2.3 廣泛宣傳。

通過各種宣傳媒體以及各種形式廣泛深入地對企業檔案工作進行宣傳。特別要注意收集檔案利用事例，重視利用實效宣傳。同時，舉辦館藏檔案資料的陳列展覽，廣泛開展地方特色檔案資料的宣傳工作，提高檔案館知名度。

3 以有效服務為目的，改革提供利用方式

3.1 增強企業檔案館社會服務功能，走現代化管理之路。

企業檔案工作本質上是一項服務性的工作。其功能主要是收集、保管和提供利用檔案，但就企業檔案館本身而言，其社會服務功能遠不止這些，如：企業檔案保護設備服務和檔案業務技術和咨詢服務等都屬于社會服務的范疇。同時，企業檔案館要建立服務體系，優化企業檔案信息資源配置；完善服務手段，提高服務速度和質量等著手，以最大限度地開發和利用企業檔案信息資源為目的，建立高效、規范的社會服務體系，強化服務和管理標準，全面推動檔案事業的。

3.2 建立企業檔案信息利用服務中心。

企業檔案信息利用服務中心主要擔負企業檔案信息的收集、加工、交流和咨詢等任務，對企業檔案信息資源合理進行開發、論證和評估等。檔案信息服務中心因為其信息的可信度高，不僅可以作為檔案信息擴散的媒介，擴大企業檔案社會化宣傳，為企業檔案做廣告，還能增強企業檔案的利用率。同時企業檔案信息服務中心還能提供企業檔案信息資源服務，其咨詢服務范圍可以是政策咨詢，也可以是商業和科技方面的信息咨詢。

3.3 建立檔案信息網絡，實現信息共享。

企業檔案館可以通過建立“電子文件（檔案）數據管理中心”。企業檔案館（室）要與企業的信息管理部門密切配合，建立電子文件（檔案）數據管理中心，集中管理網站內各單位的歸檔電子文件，并在網站上提供有限制性或非保密電子文件查詢利用服務。實現電子文件歸檔，無論利用何種途徑，不能由檔案部門自行從網站上下載，以確保電子文件形成期間對其數據的真實性、準確性。

3.4 建立現代企業檔案信息資源管理新模式。

要最大程度的符合現代社會需求，首先要提高檔案工作的技術手段，強化企業檔案基礎工作的規范化和標準化，普及計算機、縮微等技術，對檔案進行科學地整理、保管，改變過去以查閱案卷為主的單一檔案利用模式，適應多樣化需求。應用各種高新技術，為檔案利用與發展提供全面的技術支持。將芯片技術、光纖和數字化技術、網絡與監控技術等有效地用于檔案信息儲存、保管、開發利用各工作環節，提高檔案信息的存儲能力、傳播速度，達到檔案管理最優化效果，充分發揮檔案信息的經濟與社會效益；建立網上電子檔案館或虛擬檔案館，通過網絡實現檔案信息的遠距離快速傳輸，讓企業檔案信息資源“流動”起來，使分散單一、封閉的檔案信息轉化為綜合開放、類別豐富，跨地區、跨行業、甚至跨國界的檔案信息，實現檔案資源共享和檔案信息利用的自動化、網絡化。

隨著現代信息技術的發展，傳統的檔案實體管理體系向現代檔案信息管理利用新模式的發展是適應社會環境變化需求的必然趨勢。

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