特高壓輸變電工程檔案標準化管理探索

倪向萍 唐寧 劉搏晗

[摘 要] 特高壓輸變電工程工期長，規模大，新工藝應用多，形成了數量龐大的各類檔案，因而檔案管理工作非常重要。當前，檔案管理仍然不夠規范，文章探討了其檔案標準化管理的必要性和重要意義，并提出現階段檔案標準化管理模式。

[關鍵詞] 特高壓輸變電工程檔案；標準化；管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 11. 064

[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2018）11- 0148- 02

1 特高壓輸變電工程檔案標準化管理的意義

檔案數量大，種類多，檔案內容更新多。工期長，規模大，新工藝應用多，對其檔案資料進行標準化管理，能夠有序、妥善保管檔案資料，為以后的工程建設提供信息支持，也為公司和國家積累無形財富。

檔案形成者多，參建單位多。投資主體多元化、管控主體屬地化，給檔案管理帶來了很多新挑戰。檔案工作實現標準化管理一方面為參建單位、管理單位提供操作指南，一方面能夠約束和檢查各單位檔案管理情況。

電網工程檔案的重要性要求工程建設單位對其實施標準化管理。國網公司檔案管理處于國內一線水平，檔案標準化管理是電網工程檔案工作的重要組成部分，檔案作為項目從立項到竣工投運全過程的真實記錄，是電網建設發展的寶貴記憶和未來生產運營的重要憑證，其標準化管理能夠為國網公司檔案管理錦上添花。

全球能源互聯網背景下，檔案管理亟待優化和完善。隨著全球能源互聯網的提出，工程不斷新建，其檔案數量也隨之增加，但是檔案管理不夠規范給工程建設和運營管理帶來一定程度的隱患。因此，建立檔案標準化管理模式，使文件材料經過系統、科學的整理歸類，從而為工程建設和運營管理提供完整、有序的依據，是十分必要的。

2 現階段特高壓輸變電工程檔案標準化管理模式

2.1 建立標準化管理體制

采用統一領導，多方參管的管理體制。統一領導即以工程建設單位為核心管理單位，對工程檔案工作進行統一領導，統籌規劃，抓好工程檔案全過程控制工作。建立工程檔案領導小組，成員包括公司主管檔案工作的領導、檔案部門負責人、工程項目部負責人和項目部專職檔案員等；組織制定檔案制度規范體系并根據實際情況及時做出修訂；工程建設單位應充分發揮主導作用，協調文件材料從形成到移交歸檔全過程；組織工程各參建單位工作人員參加檔案工作交流活動和人員培訓，在項目建設開始到檔案全部移交歸檔的各個階段，建設單位應組織多次培訓工作，培訓對象包括各參建單位專兼職檔案員；對各參建單位檔案工作進行指導、監督和檢查。

多方參管，“多方”包括設計單位、監理單位、施工單位以及其他參建單位，是工程檔案的重要形成者，應指定專職或兼職檔案員負責各自職責范圍內工程文件材料的收集、整理、移交歸檔工作；各單位應積極主動學習建設單位工程檔案管理制度規范，按規范要求工作；參與制度規范的制定修訂，當文件材料新增、減少或變更時，應主動向建設單位檔案部門報備，并配合建設單位修訂檔案管理規范；積極參與工程檔案培訓。

2.2 完善檔案標準化制度規范體系

特高壓輸變電工程特色鮮明，難點突出，給檔案工作帶來很多問題和挑戰。其檔案管理應參照國家標準和行業標準以及國網公司現有相關檔案管理規范，根據新形勢下檔案的特殊性，統一規劃設計方案，建立一整套示范級檔案制度規范體系，包括管理制度、收集歸檔整理借閱利用保管等操作規范、流程管控規范及檔案信息化建設規范等方面。

管理制度。除管理體制、機構人員設置、檔案管理的原則性要求外，應針對工程參建單位多，對各個參建單位做出要求，如監理單位除負責監理文件材料整理歸檔外，還應協助檔案員審核工程檔案收集歸檔工作；針對工程地域跨越大，屬地管理的特點，要求工程檔案在移交歸檔時考慮當地檔案管理要求，滿足多地保管套數要求。

操作規范。包括歸檔范圍和保管期限表，工程地域跨度大，跨省項目居多，跨國項目也會出現，各國工程管理方式不同，檔案形成內容也不盡相同，歸檔范圍應考慮到各國差異，因地制宜，制定具有當地特色的歸檔范圍并根據實際情況及時修訂，此外，工程應用新工藝較多，收集歸檔文件材料時重點關注。制定分類編號方案、歸檔整理、保管、利用等規范，明確各環節管理職責、質量要求、操作要求等，既要兼顧國內外管理和利用需求差異的基礎上符合國內檔案管理要求，使所收所管檔案有其用，又要具備實操性。

流程管控規范。在流程管控方面，在規范中應把合同管理、施工節點管控、竣工驗收等關鍵點檔案檢查工作詳細說明，包括檔案檢查人員、檢查時間、發現問題、整改質量、與項目進度一致性等，并將文件材料“預驗收”納入規范中，做到前端控制和全過程管理。在工程項目管理相關辦法中應加入詳細的檔案管理條款，使檔案管理內容成為工程項目的必備要素。

信息化建設規范。將檔案信息化管理納入公司檔案信息化平臺中，參考國內外先進技術手段和管理方式，制定電子文件管理規范、元數據管理規范、檔案管理系統操作規范、數字化檔案信息管理規范，為工程檔案信息化建設提供參考指南。

2.3 標準化管理流程

特高壓輸變電工程檔案工作應貫穿工程項目從籌備、立項、可研到開工建設、竣工移交這一全過程。工程文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作應納入工程建設各個環節，納入建設計劃，納入參建單位工作人員的崗位責任制；工程建設籌備同時，提出工程文件材料的歸檔要求；建立日常檢查機制，通過周檢、月檢等自檢方式和第三方檢查等他檢方式，在檢查建設進度同時，檢查文件材料歸檔情況；竣工驗收同時，驗收工程檔案的完整性、準確性和系統性，保持檔案資料檢查、移交歸檔與工程建設進度的一致性。

建設單位與各參建單位以及監理單位、檢查單位在簽訂合同中應約定檔案工作內容，包括移交范圍、移交時間、移交要求、移交質量以及對未按要求完成移交工作的處罰措施等；充分發揮監理單位的作用，監理單位熟悉工程項目整個過程，應指派專人協助檔案人員審核移交歸檔檔案；建立工程檔案管理約束機制，將檔案歸檔管理工作在施工合同中做出約定，通過檔案保證金等手段，激勵各參建單位做好工程檔案管理工作；將檔案管理工作作為第三方檢查內容之一，對各單位檔案管理質量打分評判，發現問題限時整改。

2.4 標準化管理系統

檔案管理系統是標準化管理的重要組成部分。特高壓輸變電工程檔案管理制度、規范內化在檔案管理系統中，通過檔案管理系統這一平臺發揮作用。在國網檔案管理信息化平臺的基礎上，建立特高壓輸變電工程檔案管理模塊，用于檔案管理，將前端控制和全過程管理融入管理模塊之中，同時注重流程管控，關注工程管理計劃節點。

在文件材料收集整編、歸檔文件分類整理、庫存檔案優化整理、鑒定銷毀、統計利用等環節，考慮工程檔案的參建單位多、檔案工作人員多且工作水平參差不齊等特點進行定制。眾多參建單位使用收集整編模塊，但根據參建單位實施內容應制定不同版本的收集歸檔模板，模板由檔案工作人員、系統管理人員和參建單位職能人員共同參與制定，做到詳盡具體、有理有據，可由檔案系統管理人員按照參建單位配置對象模板，同時隱藏不需要的模板；實現自動歸類，避免因檔案人員認知差異導致歸類不準確的情況；實現高度智能化，整理環節采用關鍵字自動提取、日期自動生成等技術手段，增加著錄項選擇功能，減少手工錄入項目，從而減少檔案人員甄別時間，提高檔案錄入準確率；定制月報、年報，自動統計條目、原文數量以及報表中的相關數據。此外，系統應具備知識管理和在線學習培訓功能，把有關工程及其檔案相關知識匯總、歸納，將檔案管理模范典型展示出來供相關單位或人員學習效仿；應體現工程檔案特點，通過在線展示檔案管理成果增加工程關注度，促進特高壓輸變電工程的發展；還應重視系統定期維護和更新工作，包括系統升級、業務變更、知識更新等。

2.5 標準化人才隊伍

建立檔案人才隊伍建設標準化機制。在人才引進方面，拓寬視野，不拘一格，通過公開選拔等方式發現對檔案工作感興趣并熱愛檔案事業的優秀人才，為他們提供施展才華的舞臺；不僅要從現有檔案人員中選拔，還要從社會上公開招考選拔一批勇于開拓創新并掌握檔案先進知識的優秀人才進入檔案部門；要重視培養新進人員的創新精神和實踐能力，鼓勵他們在學術研究和實踐操作中努力拼搏。在培養方向方面，一方面，培養掌握工程檔案學基礎理論、檔案信息資源開發利用、工程建設與管理等基礎知識的學術型人才；另一方面，培養一批系統開發與維護、檔案數字化加工與管理、標準規范建設與實施、相關技術的使用與研究以及檔案信息化建設運營與管理等方面的復合型專業人才。在教育培訓方面，注重特高壓電力工程建設和檔案管理知識相結合，知識培訓與參觀學習相結合，定期課程與專題講座相結合，理論與實踐相結合，在線考試與實操演練相結合，穩步提高工程檔案工作人員專業技術。

3 結 語

綜上所述，特高壓輸變電工程檔案標準化管理勢在必行，這不僅是對檔案管理人員的要求也是對電力行業工作者的要求。標準化管理能夠明確各單位和人員的職責，有利于文件檔案一體化管理和加強過程管控，確保特高壓輸變電工程檔案得到妥善保管和有效利用。

主要參考文獻

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