人力資源檔案信息化的建設要點分析

李媛

【摘 要】隨著信息化的不斷普及發展，信息化的影響輻射的范圍不斷擴大，企業人力資源檔案管理工作也深受影響，發生了巨大變化。本文立足于人力資源檔案信息化發展現狀，辯證地認識信息化對人力資源檔案管理工作產生的發展機遇和存在的問題，并對這些在人力資源檔案信息化建設中存在的不足提出解決方法，希望能為我國的人力資源檔案信息化建設事業提供一點借鑒。

【關鍵詞】人力資源；檔案；信息化；建設

人力資源在廣義上是指能為社會經濟發展做出貢獻的勞動者所具備的能力，在狹義上是指企業全體成員的工作能力。現在人們口中所提到的人力資源，大多是指后者。人力資源對企業發展影響巨大。人力資源就好比是企業的橫梁，衡量不堅固的話整個企業都處在危險之下。檔案管理作為人力資源的核心工作，更應該加以重視。近年來，人力資源檔案信息化發展迅速，信息化對人力資源檔案管理的影響值得思考。

一、人力資源檔案信息化發展現狀

人力資源檔案信息化以互聯網技術和計算機數據處理技術為載體。由于國外的互聯網技術發展較早，所以他們的計算機數據處理技術也較為發達。發達國家對本國的檔案管理問題關注的極高，他們從計算機數據處理技術發展初期就開了其對檔案管理工作的影響的研究。截至目前，國外發達國家的企業人力資源檔案信息化都已達到一個較高水平。而我國的互聯網技術發展相對于發達國家起步較晚，對于企業人力資源檔案管理信息化的研究也還未完善。但我國的企業人力資源檔案信息化發展后勁十足，目前我國的企業人力資源檔案管理基本實現信息化，部分企業還在應用過程的創新發展，將信息化技術運用于企業發展的其他環節，并取得了顯著的成效。我國的企業人力資源檔案信息化發展良好，未來指日可待。

二、人力資源檔案信息化的優勢

傳統人力資源檔案多以紙質檔為為主，管理起來諸多不便。而人力資源檔案信息化可以大大彌補這些不足。第一，人力資源檔案信息化使數據信息收集方便快捷，加快人力資源檔案管理人員的工作速度，提高工作效率。企業員工可將個人檔案按部門提交，人力資源檔案管理工作人員接收時之間按部門歸類并在文件上標注個人姓名同意入檔案庫，這樣當領導急需某為員工的檔案時，可直接進入檔案庫搜索員工姓名即可，減少工作量。第二，人力資源檔案信息化有利于深化信息共享性，維護員工競爭公平性。企業人力資源檔案可對領導層透明化，這樣可防止某些員工為了個人利益篡改個人檔案信息或惡意篡改他人檔案信息。第三，人力資源檔案信息化有利于降低檔案管理成本。如若以傳統模式管理檔案，需要一定的人工成本、檔案包裝成本和檔案存放空間成本。而信息化檔案管理只需少數計算機和操作人員即可。第四，有利于提高人力資源檔案的質量。眾所周知，人時時刻刻都在發展變化著，理所當然，人的檔案也在發生著相應的改變。對人力資源檔案的時事更新是促進企業更好發展的人才儲備保證。傳統的人力資源檔案管理都是用檔案袋密封保存，如果想要增減新的數據信息會耗費很大的工作量，某些工作懈怠的檔案管理人員便會偷工減料。而人力資源檔案信息化利用計算機信息處理技術在計算機上簡單操作即可，提高了檔案管理人員的工作積極性。

三、人力資源檔案信息化存在的不足

1.人力資源檔案管理信息化不夠規范

目前我國企業人力資源檔案信息化還沒有統一標準，各個地區企業的人力資源檔案管理信息化水平參差不齊，有些檔案管理甚至嚴重不規范。大部分企業雖然將信息化運用于人力資源檔案管理，但只是將檔案內容信息化，在檔案管理上還有所欠缺。例如檔案內容是否真實可靠；對檔案內容是否進行簡化優化；對檔案的調出是否進行實名登記等等，這些不規范行為對企業的發展非常不利。

2.人力資源檔案管理人員缺乏專業技術

目前我國企業的人力資源檔案管理人員的計算機專業知識水平和是實際操作能力水平都還不夠高。而人力資源檔案信息化需要一定的計算機數據處理技術為依托進行檔案管理。目前檔案管理人員的工作能力與檔案信息化不能完全適應，使檔案管理人員在進行信息化檔案管理工作時存在技術障礙，不利于檔案管理的工作進程。

3.加劇了人力資源檔案的安全隱患

一個新事物的出現，必然會連帶出其他與之相關的新事物。例如互聯網，當互聯網開始在世界大范圍發展時，“計算機病毒”和“黑客”這兩個詞也開始活躍在人們的視野里。計算機病毒其實有時一種小程序或代碼。但它傳染力和破壞力都極強。多數計算機病毒至今還沒有解決的辦法。計算機病毒極易通過互聯網傳播，如果企業人力資源檔案辦公室的計算機染上病毒，后果將不堪設想。而黑客則容易被其他競爭對手利用，讓黑客侵入企業的內網或計算機，竊取企業商業機密。

四、人力資源檔案信息化的建設要點分析

1.建立人力資源檔案管理信息化規范化制度

國家應制定企業人力資源檔案信息化統一標準，規范人力資源檔案的收集、入庫、借調等管理程序。在檔案資料收集時認真辨別其內容的真實性，在他人借調檔案資料時嚴格申明不得任意傳播和任意增改，并對借調人進行實名登記。

2.提高人力資源檔案管理人員的信息數據處理技術

個人應積極學習互聯網相關技術，提高自身的計算機專業知識的實際操作能力。企業應提供資金支持，資助員工參加專業培訓課程和參加計算機資格證考試。國家應出臺相關政策，如鼓勵各行業勞動者接受繼續教育，提高勞動者的綜合素質。

3.提高網絡監管力度

企業應對企業內部網絡用戶進行實名登記和訪問記錄后臺監測，對人力資源檔案管理辦公室的計算機網絡進行安全維護，并要求全公司員工規范上網。國家應完善我國的網絡安全管理機制，優化網絡環境，并對是商業運用違法手段進行不良競爭制定相應的懲戒制度。

五、結語

信息化為企業人力資源檔案管理帶來了發展的機遇，同時也引發了相應的問題，我們應抓住發展的機遇，同時提高防范意識，規避其帶來的挑戰。企業人力資源的檔案管理信息化雖然發展狀況良好，但我們還有很長的一段路要走，這需要社會各界的共同努力。希望這篇文章能為我國的企業人力資源檔案信息化發展盡一點綿薄之力。

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