高校學(xué)籍檔案服務(wù)于教學(xué)管理研究與實(shí)踐

李曉艷 汪莉 蔣其祥

[摘 要]學(xué)籍檔案是高校在招生錄取、教學(xué)活動(dòng)、學(xué)籍管理、學(xué)位授予、學(xué)生畢業(yè)就業(yè)等過(guò)程中形成的，對(duì)國(guó)家、社會(huì)、學(xué)校有保存價(jià)值的文字、圖像、聲像等原始記錄，全面記載學(xué)生在大學(xué)階段的學(xué)習(xí)、實(shí)習(xí)、社會(huì)實(shí)踐及畢業(yè)就業(yè)等活動(dòng)。在整理所在學(xué)校學(xué)籍檔案基礎(chǔ)上，基于潛在問(wèn)題設(shè)計(jì)調(diào)查問(wèn)卷，并通過(guò)對(duì)學(xué)籍檔案和問(wèn)卷調(diào)查的分析，深入了解學(xué)生學(xué)習(xí)狀態(tài)，探討影響學(xué)生學(xué)業(yè)成績(jī)的主要因素，針對(duì)性地提出在學(xué)分制教學(xué)管理的背景下完善相關(guān)教學(xué)管理辦法和措施，同時(shí)對(duì)實(shí)施效果進(jìn)行跟蹤，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案服務(wù)于學(xué)校教學(xué)管理的新路徑。

[關(guān)鍵詞]高校；學(xué)籍檔案；教學(xué)管理

[中圖分類(lèi)號(hào)] G647 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 2095-3437（2018）06-0187-03

高等教育大眾化的深入和推進(jìn)，使在校生數(shù)量劇增。主動(dòng)、自由、獨(dú)立和靈活的學(xué)習(xí)生活方式對(duì)學(xué)生的能力和自我管理提出更高要求，也挑戰(zhàn)著高校管理與服務(wù)水平。高校檔案館應(yīng)適應(yīng)新形勢(shì)，研究學(xué)籍檔案，分析學(xué)生困惑所在，適時(shí)向?qū)W校教學(xué)管理部門(mén)建言獻(xiàn)策，預(yù)防和減少學(xué)生因能力不足與要求較高的矛盾導(dǎo)致的困難和危機(jī)。

一、問(wèn)題提出

《國(guó)家中長(zhǎng)期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要（2010-2020年）》將“全面提高高等教育質(zhì)量”和“提高人才培養(yǎng)質(zhì)量”確定為21世紀(jì)第二個(gè)十年高等教育的發(fā)展議題之首。全新質(zhì)量觀要求高校要從學(xué)生的視角出發(fā)，凸顯人才培養(yǎng)作為大學(xué)中心職能的地位，將人才培養(yǎng)質(zhì)量作為衡量高等教育質(zhì)量最重要的指標(biāo)[1]。深入教育過(guò)程和學(xué)生學(xué)習(xí)經(jīng)歷，強(qiáng)調(diào)教學(xué)及管理過(guò)程中的服務(wù)職能，促進(jìn)學(xué)生成長(zhǎng)，是“雙一流”高校建設(shè)的重點(diǎn)任務(wù)之一，也是高校應(yīng)盡的責(zé)任。

近年來(lái)，各高校相應(yīng)制訂出符合學(xué)校實(shí)情的教學(xué)管理制度，如導(dǎo)師制、督導(dǎo)制、學(xué)業(yè)預(yù)警等，但往往執(zhí)行效果有限，其根本原因在于管理部門(mén)局限于對(duì)學(xué)習(xí)成績(jī)的整體把握，無(wú)法對(duì)導(dǎo)致學(xué)生困惑的內(nèi)在因素深入分析，更無(wú)法對(duì)學(xué)生學(xué)習(xí)過(guò)程及質(zhì)量的相關(guān)信息深入挖掘。

高校檔案是高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的，對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄，是支撐高等教育持續(xù)健康發(fā)展的基石。隨著網(wǎng)絡(luò)的普及和大數(shù)據(jù)、云計(jì)算技術(shù)應(yīng)用，檔案管理的理念已發(fā)生革命性變化，由傳統(tǒng)的保管利用向多元化開(kāi)發(fā)利用發(fā)展。學(xué)校檔案館依托歷年來(lái)檔案數(shù)據(jù)和學(xué)校多學(xué)科人才優(yōu)勢(shì)，多渠道開(kāi)發(fā)檔案資源，建立模型進(jìn)行定性和定量分析，實(shí)時(shí)找出影響學(xué)生學(xué)習(xí)的因素，提供給學(xué)校相關(guān)管理部門(mén)，促進(jìn)學(xué)校落實(shí)立德樹(shù)人根本任務(wù)。

二、檔案查閱及統(tǒng)計(jì)

1.學(xué)籍檔案查閱

對(duì)2010年至2015年合肥工業(yè)大學(xué)檔案館存檔的本科學(xué)生學(xué)籍檔案進(jìn)行查閱和篩選，共有596位學(xué)生因各種原因產(chǎn)生學(xué)籍異動(dòng)情況。檔案直觀地呈現(xiàn)了當(dāng)事人對(duì)自身學(xué)習(xí)情況的反省和剖析，從中不難發(fā)現(xiàn)困擾學(xué)生學(xué)習(xí)的一些具體原因。相關(guān)典型實(shí)例如下：

“對(duì)專(zhuān)業(yè)缺乏興趣，專(zhuān)業(yè)思想導(dǎo)致學(xué)生學(xué)習(xí)興趣和動(dòng)力不足，甚至對(duì)學(xué)習(xí)懷有強(qiáng)烈的抵觸情緒，不愿學(xué)習(xí)相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，逐漸不參加學(xué)校組織的各類(lèi)教學(xué)活動(dòng)，無(wú)故不參加各科考試，出現(xiàn)習(xí)慣性曠考” [2]。“學(xué)習(xí)態(tài)度不夠認(rèn)真，對(duì)學(xué)校規(guī)章制度不夠了解，對(duì)未來(lái)可能出現(xiàn)的后果預(yù)測(cè)不夠”[3]。“大三學(xué)年的任務(wù)過(guò)重，自己來(lái)自于偏遠(yuǎn)山區(qū)，基礎(chǔ)不是很好，沒(méi)有按時(shí)完成學(xué)習(xí)任務(wù)”[4]。“對(duì)學(xué)習(xí)大意輕心，學(xué)習(xí)態(tài)度不甚端正，自主學(xué)習(xí)意識(shí)不強(qiáng)，導(dǎo)致一、二年級(jí)多門(mén)基礎(chǔ)性學(xué)科沒(méi)有過(guò)關(guān)，進(jìn)入三年級(jí)學(xué)習(xí)時(shí)，由于基礎(chǔ)薄弱，無(wú)法進(jìn)行正常學(xué)習(xí)” [5]。“相對(duì)寬松的學(xué)習(xí)模式，對(duì)學(xué)習(xí)造成了一定影響，不善于處理時(shí)間，沒(méi)有生活規(guī)劃，來(lái)自農(nóng)村，家庭條件差，養(yǎng)成自閉習(xí)慣，學(xué)習(xí)出現(xiàn)問(wèn)題就不知所措，學(xué)習(xí)越來(lái)越差，自信心也越來(lái)越不足” [6]。“入學(xué)以來(lái)由于自我約束能力差，學(xué)習(xí)壓力大，適應(yīng)不過(guò)來(lái)，學(xué)習(xí)信心受到嚴(yán)重影響，造成多門(mén)課程沒(méi)有通過(guò)” [7]。“過(guò)分迷戀游戲，沒(méi)有認(rèn)真學(xué)習(xí)，短缺學(xué)分過(guò)多，編入下一年級(jí)”[8]。

2.成績(jī)統(tǒng)計(jì)

對(duì)其中234份因成績(jī)退學(xué)的檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，學(xué)生短缺學(xué)分中基礎(chǔ)課程比例占75%以上，大學(xué)英語(yǔ)和數(shù)學(xué)類(lèi)課程不及格現(xiàn)象較為普遍。234名退學(xué)學(xué)生進(jìn)校時(shí)的大學(xué)英語(yǔ)分級(jí)考試中，196名學(xué)生成績(jī)?yōu)橐患?jí)（最低級(jí)），占83.76%，高于學(xué)校73.42%的平均值。一、二年級(jí)階段有141名學(xué)生出現(xiàn)英語(yǔ)課程不及格，占60.26%；157名學(xué)生高等數(shù)學(xué)考試不及格，占67.09%。這表明高考數(shù)學(xué)成績(jī)、高考英語(yǔ)成績(jī)顯著影響學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)，高考英語(yǔ)對(duì)公共基礎(chǔ)課的影響最大。

3.地域統(tǒng)計(jì)

退學(xué)學(xué)生中有51名集中于11個(gè)西部省、區(qū)、市及經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)省份，占招生數(shù)的0.92%，遠(yuǎn)高于其他省份平均值0.53%。

三、問(wèn)卷調(diào)查及原因分析

基于檔案反映的問(wèn)題進(jìn)行問(wèn)卷調(diào)查，旨在深入了解學(xué)習(xí)狀態(tài)，探討影響學(xué)業(yè)成績(jī)的主要因素。問(wèn)卷采用非結(jié)構(gòu)型問(wèn)題（主觀題）的問(wèn)卷形式，從自我認(rèn)知和教學(xué)管理兩個(gè)方面設(shè)計(jì)問(wèn)題，保證問(wèn)卷設(shè)計(jì)的合理性。調(diào)查采取抽樣調(diào)查的形式，以記名的方式進(jìn)行，共發(fā)放調(diào)查問(wèn)卷119份，收回有效問(wèn)卷109份，未答問(wèn)卷10份。

有效問(wèn)卷的學(xué)生為在校大學(xué)二年級(jí)至五年級(jí)（五年制專(zhuān)業(yè)）短缺學(xué)分達(dá)到退學(xué)警告及編入下一年級(jí)的學(xué)生，比例分別為45%、35%、14%、6%。問(wèn)卷調(diào)查典型問(wèn)題統(tǒng)計(jì)為：

1.對(duì)學(xué)校教學(xué)管理方面（課程設(shè)置、教學(xué)安排等）有何意見(jiàn)或建議？

學(xué)生回答：無(wú)意見(jiàn)（59人，54.1%）。在提出建議的50名學(xué)生中，分別指出課程設(shè)置不合理，多而不精（20人，40.0%），增加公選課（7人，14.0%），課程較為寬松，老師對(duì)課堂和作業(yè)不夠重視（6人，12.0%），PPT教學(xué)效果不太理想（6人，12.0%），大班教學(xué)效果差（8人，16.0%），加強(qiáng)實(shí)踐教學(xué)（3人，6.0%）。

2.成績(jī)不理想的原因是什么？

學(xué)生回答：學(xué)習(xí)態(tài)度不端正（64人，58.7%），自控力差，玩游戲，看視頻（17人，15.6%），缺乏學(xué)習(xí)計(jì)劃（8人，7.3%），基礎(chǔ)不好（7人，6.4%），不適應(yīng)大學(xué)學(xué)習(xí)（6人，5.5%），缺乏興趣（3人，2.8%），其他（4人，3.7%）。

3.最困擾學(xué)習(xí)的課程是什么？

學(xué)生回答：選擇專(zhuān)業(yè)課51人（46.8%），選擇基礎(chǔ)課58人（53.2%）。

學(xué)生回答：在基礎(chǔ)課部分，選擇高等數(shù)學(xué)（36人，39.5%），大學(xué)英語(yǔ)（15人，16.5%），大學(xué)物理（11人，12.1%），高級(jí)語(yǔ)言程序設(shè)計(jì)（11人，12.1%），線性代數(shù)（7人，7.7%），工程圖學(xué)（7人，7.7%），概率論與數(shù)理統(tǒng)計(jì)（3人，3.3%），電工技術(shù)（1人，1.1%）。

4.是否經(jīng)常自習(xí)？如果不自習(xí)一般會(huì)做些什么？

學(xué)生回答：自習(xí)（32人，29.4%），不自習(xí)（77人，70.6%）。

不自習(xí)時(shí)業(yè)余時(shí)間活動(dòng)內(nèi)容：上網(wǎng)看電影、打游戲（51人，66.2%），打球（9人，11.7%），外出游玩（7人，9.1%），兼職（7人，9.1%），體育專(zhuān)業(yè)訓(xùn)練（3人，3.9%）。

5.是否曠課？如果有，曠課的原因有哪些？

學(xué)生回答：曠課（92人，84.4%），不曠課（17人，15.6%）。

曠課原因：懶散、毅力不足（41人，44.5%），對(duì)上課無(wú)興趣，沉迷游戲（32人，34.8%），聽(tīng)不懂講授（9人，9.8%），重修沖突（5人，5.4%），兼職（2人，2.2%），其他（3人，3.3%）。

根據(jù)學(xué)籍檔案以及調(diào)查問(wèn)卷典型問(wèn)題回答顯示，學(xué)生學(xué)業(yè)問(wèn)題是由多種因素綜合影響而形成的，內(nèi)部因素主要是學(xué)習(xí)動(dòng)機(jī)、學(xué)習(xí)態(tài)度、學(xué)習(xí)興趣和學(xué)習(xí)自覺(jué)性問(wèn)題，外部因素主要是學(xué)習(xí)環(huán)境、學(xué)習(xí)能力、學(xué)習(xí)壓力和困難、教師輔導(dǎo)缺乏等。此外，網(wǎng)絡(luò)疑惑和高校相對(duì)于中學(xué)而言的粗放管理造成督促不到位，來(lái)自邊遠(yuǎn)貧困地區(qū)及教育不發(fā)達(dá)地區(qū)學(xué)生產(chǎn)生學(xué)習(xí)壓力、心理負(fù)擔(dān)也是影響學(xué)習(xí)的因素。

四、改進(jìn)措施及成效

在尊重教育規(guī)律和學(xué)生身心發(fā)展規(guī)律，為學(xué)生提供適合的教育的原則下，基于學(xué)籍檔案研究與調(diào)查分析基礎(chǔ)上，向?qū)W校教學(xué)管理部門(mén)提出“把好關(guān)口、提高熱情、加強(qiáng)幫扶、注重過(guò)程”的管理思路，并最終通過(guò)各項(xiàng)具體措施予以實(shí)現(xiàn)，最大化地解決學(xué)生在學(xué)業(yè)過(guò)程中遇到的各項(xiàng)負(fù)面因素，具體做法如下：

1.強(qiáng)調(diào)基礎(chǔ)課程不僅是后期專(zhuān)業(yè)學(xué)習(xí)的保障，也是提高學(xué)生綜合素質(zhì)和能力全面發(fā)展的需要。新修訂的學(xué)籍管理辦法將之前一、二年級(jí)學(xué)生只要分別獲得25學(xué)分和65學(xué)分及以上的學(xué)分就可以進(jìn)入高年級(jí)學(xué)習(xí)的學(xué)分標(biāo)準(zhǔn)分別提高至35學(xué)分和70學(xué)分，低于此要求的學(xué)生必須通過(guò)課程重修打好基礎(chǔ)方可進(jìn)行下一階段學(xué)習(xí)。對(duì)一年級(jí)獲得學(xué)分少于25學(xué)分的學(xué)生，采取勸退的制度，提高學(xué)生進(jìn)入高年級(jí)專(zhuān)業(yè)課學(xué)習(xí)的基礎(chǔ)課程要求。

學(xué)生畢業(yè)前一年進(jìn)行學(xué)分清理，提前把住畢業(yè)關(guān)，欠缺學(xué)分的學(xué)生由學(xué)院督促選修相應(yīng)課程。對(duì)超出學(xué)習(xí)年限滯留學(xué)校的學(xué)生學(xué)籍要及時(shí)清理，營(yíng)造校園學(xué)習(xí)氛圍，增強(qiáng)學(xué)生學(xué)習(xí)的內(nèi)在驅(qū)動(dòng)力。

2.實(shí)現(xiàn)本科生校內(nèi)轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè)常態(tài)化，提高學(xué)生學(xué)習(xí)興趣與所學(xué)專(zhuān)業(yè)的匹配度。擴(kuò)大按照學(xué)生成績(jī)轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè)人數(shù)比例，從第一學(xué)年學(xué)生成績(jī)排名前5%調(diào)整到前30%。除根據(jù)學(xué)生成績(jī)轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè)之外，對(duì)于一些學(xué)有特長(zhǎng)的學(xué)生（如在全國(guó)或國(guó)際學(xué)科競(jìng)賽中取得優(yōu)異成績(jī)者）可視具體情況轉(zhuǎn)入相關(guān)專(zhuān)業(yè)；對(duì)于一些在本專(zhuān)業(yè)學(xué)習(xí)的確有困難的學(xué)生，學(xué)校可規(guī)定一定的專(zhuān)業(yè)范圍允許學(xué)生轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè)；對(duì)于部分群體組合，互相之間自愿調(diào)整專(zhuān)業(yè)的，本著“以人為本、培養(yǎng)為先”原則，實(shí)現(xiàn)一對(duì)一之間或多人之間一對(duì)一互相交換循環(huán)轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè)。

3.鑒于學(xué)校多校區(qū)辦學(xué)，任課教師無(wú)法充分輔導(dǎo)答疑的實(shí)際困難，實(shí)施基礎(chǔ)課程研究生助教制度，并將助教納入研究生培養(yǎng)過(guò)程的必修環(huán)節(jié)。要求博士研究生助教累計(jì)學(xué)時(shí)不少于96學(xué)時(shí)，碩士研究生助教累計(jì)學(xué)時(shí)不少于48學(xué)時(shí)，且至少助完一門(mén)完整課程，隨班聽(tīng)課課時(shí)數(shù)不低于所助課程總學(xué)時(shí)數(shù)的30%。研究生助教主要承擔(dān)相關(guān)課程的輔導(dǎo)答疑、作業(yè)批改、教學(xué)實(shí)踐輔導(dǎo)以及隨班聽(tīng)課等工作，配合任課教師現(xiàn)場(chǎng)開(kāi)展基于互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的遠(yuǎn)程在線輔導(dǎo)答疑，實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)習(xí)困難學(xué)生進(jìn)行針對(duì)性幫扶。

4.以教學(xué)過(guò)程為抓手，構(gòu)建以能力為導(dǎo)向的一體化教學(xué)體系[9]。每門(mén)課程各教學(xué)環(huán)節(jié)對(duì)應(yīng)具體的目標(biāo)、教學(xué)方式和考核方式，便于教師了解學(xué)生對(duì)課程各環(huán)節(jié)知識(shí)或技能的掌握程度，及時(shí)調(diào)整教學(xué)進(jìn)程和教學(xué)方法。實(shí)行課堂測(cè)試、講演、報(bào)告等多種方式考核，規(guī)定期末考試成績(jī)?cè)谡n程考核成績(jī)中占比不超過(guò)50%，促使學(xué)生把學(xué)習(xí)注意力集中在平時(shí)教學(xué)各環(huán)節(jié)，避免了以往的教學(xué)模式中，課程結(jié)束一考定成績(jī)的做法，督促學(xué)生對(duì)課程保持持續(xù)性的關(guān)注與投入，提升了學(xué)習(xí)效果，并相應(yīng)減少了作弊等風(fēng)險(xiǎn)行為。

學(xué)業(yè)過(guò)程管理做到對(duì)邊遠(yuǎn)地區(qū)學(xué)習(xí)基礎(chǔ)相對(duì)較差的學(xué)生及外語(yǔ)或數(shù)學(xué)困難學(xué)生的重點(diǎn)幫扶。檔案館以學(xué)生高考成績(jī)與選課數(shù)量的關(guān)聯(lián)，生源地域、應(yīng)屆與往屆、農(nóng)村與城鎮(zhèn)、個(gè)人能力等因素對(duì)學(xué)習(xí)的困擾，調(diào)劑錄取與專(zhuān)業(yè)思想等為重點(diǎn)整理歷年錄取、學(xué)籍、成績(jī)、畢業(yè)去向等檔案，會(huì)同相關(guān)部門(mén)建立信息平臺(tái)輔助教學(xué)管理。

五、總結(jié)

檔案中一些反映行政和業(yè)務(wù)管理的原始記錄，如果及時(shí)加以整理研究，可以從中總結(jié)出不少經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，作為現(xiàn)實(shí)工作的借鑒。而等到幾十年后再去研究它，檔案的資治作用已基本消失，剩下的主要是史料作用了[10]。挖掘檔案背后的價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源最大程度的開(kāi)放，滿(mǎn)足使用者信息需求，是檔案利用的最終目的。

高校檔案館掌握了學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的學(xué)籍檔案，掌握了個(gè)人詳細(xì)信息的個(gè)人檔案，掌握了整個(gè)教學(xué)過(guò)程從專(zhuān)業(yè)計(jì)劃制訂、課程教學(xué)安排到教學(xué)效果評(píng)價(jià)的教學(xué)檔案，也掌握了教學(xué)和學(xué)生管理部門(mén)促進(jìn)教學(xué)與學(xué)生能力培養(yǎng)的公文檔案。上述基于學(xué)籍檔案的整理、統(tǒng)計(jì)、分析和配套開(kāi)展的問(wèn)卷調(diào)查，以及在此基礎(chǔ)上提出的教學(xué)管理改進(jìn)措施，將頂層設(shè)計(jì)和實(shí)踐探索有機(jī)結(jié)合，是高校檔案服務(wù)于學(xué)校建設(shè)發(fā)展的積極案例。開(kāi)發(fā)利用各類(lèi)檔案，圍繞核心能力，動(dòng)態(tài)地對(duì)學(xué)生學(xué)習(xí)進(jìn)行多因素、多方位、多指標(biāo)的綜合監(jiān)控與評(píng)價(jià)，達(dá)到通過(guò)對(duì)學(xué)生學(xué)習(xí)成績(jī)的動(dòng)態(tài)跟蹤，最終服務(wù)于學(xué)校教學(xué)管理，提高學(xué)校人才培養(yǎng)質(zhì)量和水平的目的，促進(jìn)學(xué)校落實(shí)立德樹(shù)人根本任務(wù)。

[ 參 考 文 獻(xiàn) ]

[1] 趙琳，王文，李一飛，紀(jì)洪超，史靜寰.大學(xué)前教育經(jīng)歷對(duì)高等教育質(zhì)量的影響機(jī)制研究——兼議教育領(lǐng)域綜合改革[J].清華大學(xué)教育研究，2014（6）：35-44.

[2] [3] [4] [5] [6] [7] [8] 分別為合肥工業(yè)大學(xué)檔案館檔案，檔號(hào)分別為：HFUT-2013-Y-JX-3286、HFUT01-2011-Y-JX-3934、HFUT01-2015-Y-JX-9358、HFUT01-2013-Y-JX-3277、HFUT01-2012-Y-JX-3152、HFUT01-2013-Y-JX-3288、HFUT01-2015-Y-JX-9356.

[9] 教育部.合肥工業(yè)大學(xué)構(gòu)建以能力為導(dǎo)向的一體化教學(xué)體系[EB/OL].[2017-05-18].http：//www.moe.gov.cn/jyb_xwfb/s6192/s133/s190/201510/t20151014_213216.html

[10] 馮惠玲.張輯哲.檔案學(xué)概論[M].北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，2006：61-62.

[責(zé)任編輯：鐘 嵐]