人事檔案管理工作的重要性及作用探究

托婭

【摘 要】人事檔案管理在企業日常管理中占據重要位置。人事檔案管理要與企業日常管理保持一致性，在思想上能夠重視人事檔案管理工作的重要性，發揮出人事檔案管理的作用。人事檔案管理是對各項工作進行的考察和記錄，要建立系統規范的人事檔案管理制度不斷適應社會和企業的發展變化，突出人事檔案管理工作的先進性。論文對人事檔案管理工作的重要性及作用進行了深入分析。

【Abstract】Personnel archives management occupies an important position in the daily management of enterprises.The management of personnel archives should be consistent with the daily management of the enterprise. We should attach importance to the management of personnel archives in thought and play the role of the personnel archives management. Personnel archives management is an inspection and record of all kinds of work. It is necessary to establish a systematic and standardized personnel archives management system to adapt to the development and changes of society and enterprises， and highlight the advanced nature of personnel archives management. The paper analyzes the importance and function of personnel archives management in depth.

【關鍵詞】人事檔案；管理工作；重要性

【Keywords】 personnel archives； management work； importance

【中圖分類號】G271 【文獻標志碼】A 【文章編號】1673-1069（2018）05-0019-02

1 引言

人事檔案管理是對企業發展以及內部員工生活、學習、工作的基本記錄。為企業的發展提供重要的借鑒作用。要保證人事檔案的完整性，突出信息資源的真實性，對于人事檔案管理工作存在的不足進行完善。

2 人事檔案管理工作的意義

人事檔案管理工作在一定程度上能夠反映出企業管理的規范性與科學性。企業在發展的過程中都需要將經歷、成果等記錄到檔案當中，通過人事檔案能夠了解到企業發展的基本狀況。人事檔案管理工作水平是實現資源優化配置的基礎影響因素。根據人事檔案管理工作狀態確定企事業單位未來發展提供借鑒。人事檔案管理工作的有效進行對企業經營管理水平的提升具有積極意義[1]。人事檔案管理是在長期社會實踐的過程中形成的，是對企業真實記錄，客觀地反映出經濟活動。對企業制定發展計劃能夠起到輔助性作用。通過人事檔案管理工作能夠對企業經濟活動進行經驗總結，根據基本狀況制定出科學的發展規劃。確保合法利益在受到侵犯的時候利用人事檔案進行信息查詢，實現企業的可持續性發展。

3 人事檔案管理工作的重要性

人事檔案管理工作是對工作人員進行的有組織性考察，為開展考核提供重要的依據。人事檔案管理發揮的基礎性作用能夠幫助企業開展應聘，對員工的實際情況進行有效的綜合性判斷，或者是通過個人檔案掌握現在員工基本工作信息能夠起到知人善任的效果[2]。企業在制定發展戰略或者決策的過程中都需要人事檔案管理工作起到的輔助性作用。企業內部績效考核等也是人事檔案管理的重要內容。并且與員工的直接利益相關。員工的狀態、績效成績、工作水平等都會記錄到人事檔案當中。通過對人事檔案的查詢能夠對員工做出客觀性的評價，這樣也會增加企業對員工福利待遇設置的科學性[3]。人事檔案能夠反映出企業在不同發展階段的基本情況，較為準確全面地記錄企業的發展狀態。企業會通過人事檔案對政策和信息等進行更改，制定經濟活動計劃的憑證。企業在選任干部的時候人事檔案能夠清晰地反映出員工的各項條件，獲取到最為真實的信息參考。通過人事檔案企業能夠了解到員工的成長，并且能夠挖掘出員工的優勢特點，這對于開展全面的人才培養以及資源分配具有積極意義，更好地實現員工的個人價值。人事檔案管理工作也有助于人力資源管理的優化創新，通過人事檔案管理實現與人力資源管理信息資源的共享，保證人才能夠在合理的范圍內進行流動，實現人力資源配置的最優化。

4 人事檔案管理的目的

充分利用是人事檔案管理工作開展的主要目的。在基本經濟活動下根據事物發展的規律要求掌握人事檔案管理的訴求，強化管理效果的同時實現資源的有效共享，人事檔案管理需要不同部門不同專業的有效配合才能夠實現，對檔案進行集中搜集、整理、鑒定和保管，系統性操作、維護等能夠使人事檔案的利用持續提升[4]。對重要人事檔案要進行復制，這樣能夠避免原件的損害。人事檔案管理工作不能夠只停留在表面，還需要根據時代的不同找出更加合適的方法提升人事檔案的價值和作用。

5人事檔案管理工作的作用

人事檔案在企業發展中具有不可替代的作用，是選拔人才開展客觀評價的重要依據，能夠為企業制定科學合理的政策，以及進行有效的經濟活動提供借鑒。

5.1 選拔人才的依據

人事檔案管理主要針對的就是企業員工信息存檔管理，根據基本工作要求在企業進行改革過程中都要對員工人事檔案進行隨時查閱，這樣能夠為選拔人才提供信息參考。完整的人事檔案會清晰地呈現個人信息，也是個人學習、工作等最為真實的信息資源。人事檔案在個人成長過程中能夠反映出基本共性特點以及變化規律，對于識別人才具有積極作用。企業為了能夠長久持續的發展，需要高素質專業化人才發揮自身的作用。因此就需要企業能夠掌握員工年齡、學歷、知識結構等基本信息，了解員工的優勢。人事檔案管理在人才選拔上具有關鍵位置。企業通過人事檔案管理引進人才，在公平競爭機制下選拔符合企業要求的專業化高素質人才，這對于今后企業的經濟發展都具有積極作用。人事檔案提供的客觀信息是主管領導做出正確決策的依據。

5.2 制度改革創新提供保障

人事檔案管理會為企業制度改革提供依據。隨著企業改革的深入開展，在以人事檔案管理為基礎下對企業員工工資、福利、責任等都進行嚴格的規定，補充企業員工學歷、工齡以及在職時間等信息，經過信息審核之后完成校對，人事檔案管理是一項復雜的系統性工程建設，需要企業改革的積極配合并且兩者的相互影響也將反映出企業的經營狀況。福利待遇增長之后員工的工作積極性也將會持續提升，并且這也能夠轉換成企業的經濟效益。

5.3 職稱評定依據

人事檔案能夠全面地反映出員工的基本信息，這對于個人職稱晉升等都具有重要影響。人事檔案中詳細的文字資料記錄員工基本狀態，可靠詳實的人事檔案在職稱評定上產生的影響效果是直接的。人事檔案要確保職稱評定公平公正，為員工提供有效真實的組織鑒定材料。人事檔案管理精細化規范化水平將會直接轉化為企業的發展成果。

5.4 企業動態化管理

人事檔案管理系統要及時維護更新，這反映出企業管理的動態化進行。企業要轉變人工管理方式，強化資金的投入利用先進的計算機技術和現代企業管理思維構建人事檔案信息庫。通過電腦檔案管理軟件增強搜索效果，并且在信息保存上也能夠實現自動化處理。人事檔案管理利用信息技術及時準確地反映出個人變化，高效地處理檔案信息，提升檔案信息資源的利用率突出人事檔案的使用價值。

5.5 管理人員素質的提升

人事檔案管理工作現代化發展需要管理人員能夠積極有效地學習先進的知識，提升自身的綜合素質。根據員工狀況定期開展培訓活動，在思想上認識到人事檔案管理工作的重要性，以實際問題為出發點制定出解決的措施。優化調整人事檔案管理結構設置專門人才進行管理。統一人事檔案管理制度的制定是保證員工檔案真實性，實現企業轉型發展的重要標準措施。人事檔案管理的復雜性專業性越來越凸顯，重視人事檔案管理工作積極配合各項工作的開展，集中投入人力、物力、財力推動人事檔案管理工作順利進行。

6 結語

事業單位要加強對人事檔案管理的完善，密切關注人事檔案管理制度的發展，開展積極有效的監督工作通過信息資料的搜集與分析發揮出人事檔案管理工作的作用。社會主義市場經濟快速發展對人事檔案管理工作的標準也在不斷提升。人事檔案管理的復雜性專業性越來越凸顯，重視人事檔案管理工作積極配合各項工作的開展，集中投入人力、物力、財力推動人事檔案管理工作順利進行。人事檔案管理工作創新將會使信息資料得到合理的保存與應用，在統一管理下保障人事檔案管理工作，并且融入現代化管理理念以更為認真的態度進行管理將會發揮出人事檔案的最大價值和意義。

【參考文獻】

【1】郭琦.人事檔案管理對企業人力資源管理的意義和作用探究[J].群文天地， 2012（24）：272-273.

【2】曹亞軍.新時期企業人事檔案管理重要性及策略研究[J].青春歲月， 2015（17）：49.

【3】張巍.人事檔案管理在人力資源管理工作中的重要性[J].城市建設理論研究（電子版）， 2015（9）：96.

【4】周麗紅.芻議人力資源管理工作中人事檔案管理的重要性[J].黑龍江史志， 2014（23）：73.