內部協同管理系統為企業運營帶來的效益

亞力坤·吐爾遜

【摘 要】隨著經濟科技的發展，企業須加強內部協同管理系統的應用，順應時代發展潮流，提高公司經濟效益。論文主要介紹內部協同管理系統，并對其建立對公司發展的整體運營效率提升進行具體的闡述分析，詳細介紹其核心功能，探索企業應如何使用協同管理系統進行辦公，從而提高辦公效率，維護企業權益，促進企業運營發展。

【Abstract】With the development of economic science and technology， enterprises should strengthen the application of internal collaborative management system， conform to the trend of the times， and improve the company's economic benefits. The paper mainly introduces the internal collaborative management system， and concretely analyzes the improvement of the overall operational efficiency of its establishment for the company's development. Its core function is introduced in detail， and how to use cooperative management system to work is explored， so as to improve the office efficiency， safeguard enterprise rights and interests， and promote enterprise operation and development.

【關鍵詞】協同管理系統；企業運營；效益

【Keywords】collaborative management system； enterprise operation； efficiency

【中圖分類號】F279.23 【文獻標志碼】A 【文章編號】1673-1069（2018）05-0033-02

1 引言

隨著現在信息化建設腳步的加速，企業信息化的程度也越來越大。每一個企業在運營發展中都會用到2～3個系統，避免了傳統紙本操作的低效率，員工通過辦公系統實現資源共享，辦公效率通過系統的上線大大提高。中國建材國際工程集團有限公司在2012年的11月份正式啟動運用協同管理系統軟件，在實施的整個過程歷經需求調研、概要設計、詳細設計、軟件開發測試等數個階段，從目前來看，該系統近年來運行平穩，表現效果良好，在實際公司運營中可以真切地看到它的諸多好處。從表面上看，使用這個系統讓企業成為一個統一，整合的辦公管理平臺，能真正實現高效管理、流程統一和權責明確。在使用這個系統以后可以讓公司員工規范自己，提高執行力，提高效率，而且可以進行異地辦公，即使在異地也可以讓員工感受到公司的氛圍，讓每一位員工在工作時成為有效管理者。在這個平臺上可以進行信息發布，在企業內部形成有效的信息發布和資源共享空間。

俗話說，沒有規矩， 不成方圓。在一個企業發展中，制度的頒布與執行是其基礎。讓企業在這個協同管理系統平臺上把制定好的制度條例通過公告，可以讓企業的每一位員工熟知，除此之外還可以利用電子刊物、公司文件，來實現內部制度、技術交流、公告簡報等在員工內部進行廣泛傳播，讓員工時刻了解與關注企業發展狀況。改變傳統的紙質操作，利用電子信息技術起草公司內部的文件，有效地對公司文件檔案進行傳閱，審批，歸檔等工作，這樣會節省工作時間，提高工作效率，加強無紙化辦公，在一定程度上可以保護環境。在無紙化辦公中可以利用快捷廉價的網絡傳遞方式，不需要和以前一樣拿著文件、申請等來回奔波進行簽字蓋章，直接可以在網上進行審批，簡化企業內部之間的工作流程，在資源共享基礎上實現辦公自動化。企業進行協同管理系統的運用，可以建立信息集成平臺，把傳統的紙張填寫電子化，真正實現無紙化辦公，節省企業辦公費用，這是現代企業發展必經之路，這是順應時代發展潮流的表現，適應了現代化發展條件下對企業發展的要求，企業加快無紙化辦公，實現協同管理運行是企業現代化管理的重要標志。運用協同管理系統，搭建企業知識管理平臺，把企業長期積累的信息資源和專項技能進行系統性的整理劃分，有利于增強企業的快速響應能力，有利于提高企業員工的辦事效率和員工自身的技能，有利于加強管理人員的管理、控制和領導。

2 協同管理系統平臺高效提升企業整體運營效率

企業應用協同管理系統，在這個平臺上可以提高企業運營效益，增強企業辦公效率，其主要體現在以下幾方面。

①利用協同管理系統可以規范地審批業務，制定全面規范的企業管理流程，對企業發展中的有單據審批流程、審批權限、審批時間、審批意見等各方面進行規范化管理，從而有利于在現實中實現企業規范化管理。

②利用協同管理系統可以提高業務審批效率，系統把紙質審批轉換為電子審批，在業務催辦和人工審批流程中實現人工流程的自動化，把移動網絡應用到辦公審批中，從而提升業務審批的效率，優化企業人員分配，減少企業在人力上的投入。

③利用協同管理系統可以實現高效的協作與溝通，系統可以把消息、郵件、協同工作公告、論壇等各種有效化的溝通工具進行部署，可以實現員工和管理者之間還有員工，員工之間的及時有效溝通，促進工作進展。

3 軟件的核心功能

3.1 門戶

中國建材國際工程集團有限公司通過使用內部協同管理系統建立門戶信息，制定自己獨特的門戶首頁，它包括集團新聞和通知公告等，門戶信息包含多種元素，在進行閱讀時，系統軟件可以進行直接索引，及時找到自己想要了解的信息內容。公司各部門之間可以制定部門門戶，在里面可以看到公司各部門的職責、通知和制度等相關文件，中國建材國際工程集團有限公司利用的內部協同管理系統是通過二維數據來展現的。根據系統中的報表功能，直接可以看到公司內部員工性別比例，公司各部門工作的效率等等，當然，還可以了解一些其他具體工作，這樣可以加強公司的管理，提升員工工作的效率，增強企業運營效益。

3.2 知識庫

內部系統管理系統可以對公司文檔進行分類，公司內的文檔目錄應該是非常龐大的，里面包含公司所有的資料文件，有一些圖紙、資料和保密性的文件借閱紀錄等。

3.3 工作流程

工作流程類型設置、表單設置、表單字段設置、流程模塊、流程測試監控等功能，可以在工作流的后臺直接看到。其中在這些功能中的流程監控和流程測試是屬于系統管理員專用的，其他人不能使用。我們知道在實際中，要想新建一個流程，首先要對流程進行定義分類，然后根據實際情況設計流程的應用表單和表單字段，創建流程的每個節點，并且在節點上進行人員分配，然后再設置流程的路徑條件，最后進行美化工作，這樣就是一個創建新流程的完整過程。上面說的是一個簡單的流程創建過程，有些復雜的流程是需要定義文檔模版的，還要進行設置聯動條件和流程表單流水號等其他必要工作。流程創建好之后，有權限的人，就可以對該流程發起使用，然后就可以進行工作中的審批工作。

中國建材國際工程集團有限公司在利用內部協同管理系統的時候建立了大約100個流程，這些流程根據其所在的部門分為不同種類，也可以根據業務不同區分，涉及公司內部人事行政財務的各個方面，有權限的人，才可以進行閱讀審批。

3.4 報表

內部協同管理系統的報表模塊，包含流程統計、待辦事宜統計等統計數據和一些財務報表。在實際使用中可以體會到費用類型的流程所占比例比較大，占比例份額第二的是設計相關類型流程。根據這些數據統計，可以進行直觀的分析，有利于管理者快速做出決策。而且可以根據不同維度的自定義報表，為公司上層提供多角度和維度的財務數據展示，讓公司領導更準確地認識公司財務現狀。

3.5 電子簽章

每一個電子簽章都是唯一的，為了保證電子簽章的安全性，要配一個秘鑰序列，并且要保證秘鑰序列不規則而且只能讓擁有該簽章的人使用。在使用簽章以后，文件將不能被復制，也不能被另存。公司配置電子簽章的同時還要配備電子簽章U盾，使用簽章時，必須有U盾和U盾密碼才能使用，這樣電子簽章可以增加公司文件的安全性，保護公司知識產權，維護公司利益。

4 結語

內部協同管理信息系統的應用，可以對企業運營帶來經濟效益，有利于提高公司的工作效率，簡化辦公流程，從整體上提升公司管理水平，保障公司各種產權文件的安全性，有利于維護企業的經濟效益，提高企業的競爭力。