完善檔案館檔案信息化建設的思考

侯煜涵

摘 要：新一代信息技術與檔案建設的深度融合，加快了檔案館轉型升級的步伐，它的出現改變了檔案館的服務模式以及發展路徑。信息化技術是檔案館現代化建設的有力抓手，如果運用得當，不僅能夠加強信息資源的溝通共享，而且能夠推動其他領域工作的開展進度。當前，我國學界對于檔案館信息化服務模式的研究呈現出“升溫”的白熱化趨勢，研究領域涵蓋了檔案管理的內涵、管理、服務等各個內容。但總體而言，檔案館具體實踐層面仍然不成熟，在信息化建設過程中暴露出一些弊病。因此，筆者結合自身管理經驗，本著“以人為本，促進發展”的理念，力求為檔案館現代化建設貢獻力量。

關鍵詞：檔案館；信息化建設；弊病

一、檔案館信息化建設概述

檔案信息化建設主要有兩方面的涵義，主要指將數字化手段融入到檔案內容以及各個流程當中。既包括檔案信息資源整理、歸納、保管、利用等過程的信息化建設，也包括單純的館藏實體檔案信息化[1]。通過對檔案信息化建設做概念界定，可以發現其具有以下特點：

（1）規范性。檔案本身便具有規范性的特點，例如檔案館在管理檔案時需要受到《檔案法》以及其他部門法規的規制。檔案信息化建設同樣如此，其作為檔案管理模式的一種，同樣受到法律法規約束。同時，由于其涉及到電子數據，還會收到電子領域法律法規的規制。檔案信息化建設過程中必須嚴格遵守這些標準，特別是涉及國家秘密、個人隱私以及商業秘密的內容，更要保持其規范性。

（2）技術性。這是檔案信息化建設的基石，先進的技術能夠增強檔案館的競爭力。典型如在檔案數據存儲、上傳、交換、檢索過程中運用壓縮技術、安全墻技術、網絡云計算等技術。

（3）依賴性。及時檔案信息化建設與其他檔案管理模式相比具有方便、快捷、科學的服務特質，但是其存在的依賴性也能忽視。筆者認為檔案信息化建設是一個“環環相扣”的系統性工程，它不僅需要依附于軟硬件設施、技術水平高低等因素，還需要依賴檔案管理人員專業技能水平以及管理水平等因素。缺少其中任何一種因素，都有可能阻礙檔案信息化建設

的步伐。

（4）多樣性。信息化技術易傳播的特性決定了其不僅融入到各個行業，而且在不同國之間、不同地區之間都有所拓展，呈現出多樣化的發展態勢。其運用到檔案管理領域同樣如此。具體而言，其一，服務手段多樣化。隨著信息技術的縱向擴展，檔案館能夠利用的服務手段不斷增加。從以前僅僅只能提供檔案資料查詢服務，擴展到現在的檔案推送服務、檔案咨詢服務以及其他個性化服務。其二，服務對象多樣化，檔案館其公共服務性日益凸顯，從以前單純的服務于現實用戶，擴展到現在的既服務于現實用戶，也服務于網絡用戶等潛在用戶。此外，檔案服務對象在縱向層次上也不斷深入推進，從以前服務群體單一，擴展到現在為各個行業，各種正當目的而查閱檔案的各類用戶群體。其三，檔案信息內容的多樣化。隨著各個檔案館信息共享程度的加深，以及檔案館收集各類信息資源的能力加強，檔案館可以依靠各種信息載體，滿足公眾多樣化的檔案查閱利用需求。

二、檔案館信息化建設過程中存在的弊病

（1）檔案資源數字化不足

檔案資源數字化不足是大多數檔案館面臨的主要問題，主要表現在：第一，數字化重點不突出，內容不豐富。在對館藏的紙質檔案進行信息化處理時，仍然以文字檔案為主，對圖片、影像檔案的關注度不高，檔案形式沒有得到創新，圖片、影像等新型檔案形式匱乏。第二，數字化內容不足。在對館藏的紙質檔案時只將檔案中的重要部分數字化，沒有對檔案中的草稿以及附錄等內容實現數字化。同時，部分檔案館甚至只對目錄進行數字化，對檔案內容仍然以紙質化的形式暴露，將信息技術僅僅利用在查找檔案以及檢索檔案領域，嚴重制約了檔案信息化建設進程。

（2）檔案信息資源共享程度不高

檔案館信息資源共享程度與公眾檔案需求不匹配，是大部分地區檔案館存在的問題。檔案館沒有建立一個信息網絡體系，導致檔案供需脫節，無法滿足公眾的查檔需求以及用檔需求。究其原因，主要有以下幾個層面：1.管理體制壁壘。部分檔案館雖然信息化水平提高了，但檔案管理體制仍然沿襲傳統的模式，沒有站在公眾的視角考量用戶需求，仍然停留在條塊分割的傳統管理模式中。即將檔案歸檔后，不及時上傳檔案數據到云端數據庫，以至于公眾查找檔案時，工作人員無法及時在電腦上查找到相關信息。2.網絡技術障礙。檔案信息資源最為核心的部分在于網絡技術的優化暢通以及網絡安全保障，這些需要大量的人力、物力以及財力投入。尤其是構建信息共享平臺時，如何保障操作系統不受木馬等病毒入侵，如何實現信息對接，都需要在技術層面把好關。

（3）檔案管理人員綜合素質總體水平有待提高

檔案管理人員作為檔案館的各項工作開展的執行人員，直接關系到檔案館整體服務水平。總的來說，我國檔案館經過多年發展，管理人員綜合素質相較以往有了顯著提高，但與國際總體水平相比，則仍有差距。

①服務意識落后

部分檔案館工作人員服務意識滯后，不能與檔案信息化建設相匹配[2]。往往將自己擺在一個“勞動者”的地位，沒有將自己擺在一個“創新者”的地位。在具體工作時，仍然是“重建檔，輕利用”的服務模式。信息化建設過程中勢必會更加注重與檔案利用者的溝通交流，這就要求檔案管理人員樹立“以利用者為核心”的人本位理念。檔案管理人員不僅需要了解檔案事業的發展前沿，也要了解社會公眾的檔案信息需求，從而做到超前服務。

②知識結構不完善

檔案信息化建設要求檔案管理人員既用現代化檔案管理理論武裝頭腦，也要用信息化專業技術武裝實踐操作[3]。一方面，部分檔案管理人員工作經驗豐富，精通檔案管理工作。但是在信息技術層面則較為，尤其是不能熟練操作先見的儀器設備，不能將檔案中的圖片做清晰化處理，不能將檔案中的聲像以及影像做壓縮格式化處理。這些困境都致使檔案事業與信息化建設不能實現完全接軌。另一方面，部分檔案管理人員雖然十分擅長信息技術，但是卻缺乏對檔案管理有一個系統化、全面化的了解。綜上所述，檔案管理人員無法將檔案管理理論與信息化技術做到有機契合，是制約我國檔案事業突破與創新的重要因素。

三、完善檔案館信息化建設的建議

（1）規范檔案資源信息化處理標準

檔案館要出臺相應的管理規范，做好事前規范，用規章制度規范工作人員的管理流程。首先，可以借鑒國際通用的著錄規則以及檔案信息化加工標準，結合檔案館自身情形，出臺規章制度。其次，最好數字化輔助工作，從軟硬件設施的配備、相關預算標準到專業人員配備等各個方面入手，為檔案資源信息化提供堅實的后盾。再次，加強新型檔案建設，對于檔案中的聲像、圖片等，可以通過掃描、光盤刻制等方式將圖片以及聲像內容保存下來。最后，加強監督管理。檔案館可以成立相應的部門，對信息化過程進行監督檢查，監督過程中是否存在缺頁、少頁、修改等現象，確保原件與上傳件一致。

（2）提高資源共享程度

檔案信息資源共享，是未來國內各大檔案館發展建設的一大趨勢，特別是跨地區跨省份的館際共享能力建設更是檔案管理領域的熱點以及難點。一方面，要提高資源共享程度，亟待解決的安全保障問題。網絡安全保障問題沒有做好，就極易發生檔案信息泄密事件。為此，在這一過程中必須加強訪問控制技術、防火墻技術以及反復制技術，確保檔案信息在上傳共享到云數據段時不會泄露。另一方面，要加強網站建設，提供個性化服務。檔案館可以利用現有的信息化技術，推出符合公眾需求的服務產品[4]。例如，可以開通網絡查詢服務，這項服務又具體包括檔案在線服務、檔案辦事指南、互動交流等內容，公眾可以通過掃描相應二維碼下載所需信息。對于公眾咨詢多的有關問題，可以設置答案公布在有關界面，從而減少工作人員的工作量，提升檔案信息咨詢服務的維度。

（3）優化管理人員知識結構

首先，檔案館要分類、分層次的開展相關培訓活動，對于“重檔案管理，輕信息技術”類的管理人員要組織其進行信息技術學習，具體到實踐中，可以聘請有關專家到檔案館進行手把手實地培訓[5]。對于“重信息技術，輕檔案管理”類的人員要培養其系統化的檔案管理理念，具體到實踐中，可以采取“以老帶新”的方式，由經營豐富的檔案管理人員一對一的進行檔案管理指導。其次，加快人才引進，在設置具體招聘門檻時，可以在提高薪酬標準的基礎上，適當提高招聘門檻。檔案館要引進具有綜合知識的復合型的專業人才，提升檔案館的整體人員素質，優化人員結構。最后，建立績效評估體系。現代管理學研究表明，績效管理體系的優化與工作人員的工作效率呈“正相關”的關系。因此，檔案館要立足于本館實際，針對不同崗位的工作難度以及任務分工，制定一套有針對性、合理性的績效考核體系。例如可以借鑒管理學中的目標管理法。這種方法主要是由檔案館根據實際工作情況制定相應目標，并根據檔案管理人員的實際完成情況進行工作效果考評。

四、結語

在社會主義建設邁入新征程背景下，檔案信息服務不斷突顯其在經濟建設以及社會建設中的重要作用。未來檔案館的發展趨勢仍然是以信息服務為主線，這一發展過程中會遇到一定的阻礙，包括如何應對大數據浪潮的沖擊，如何革新自身管理體制以及管理模式，如何多層次、多維度的滿足社會大眾需求等。但我們也要認識到任何事物的創新都有一個循環過程，檔案事業的發展同樣如此，其需要檔案館在不斷的發展中積累經驗，為實現質的飛躍鋪墊量的基礎。

參考文獻

[1]劉汝.檔案館信息化建設存在的問題和對策[J].建材與裝飾，2018（05）：171-172.

[2]管先海，劉偉，白樺.對檔案館信息化建設的理性思考[J].檔案管理，2014（04）：15-18.

[3]張建新.加快檔案館信息化建設的思考[J].山西檔案，2005（05）：35-36.

[4]劉赫男.第五媒體在公共檔案館信息化建設中的應用[J].山西檔案，2014（01）：69-71.

[5]容滸熙.我國綜合檔案館信息化建設研究[D].廣西民族大學，2013.

（作者單位：煙臺經濟技術開發區檔案館）