淺談如何做好高校網上報銷流程和傳統紙質報銷流程同步

連君

會計信息化建設全面穩定的推進，網絡辦公的便利化，促使高校財務報銷模式由傳統的手工報銷模式開始向網上報銷模式轉變。網絡報銷突破傳統報銷存在的不足，使廣大教職工享受到網絡報銷的方便快捷，同時促進了高校財務管理水平的提升。目前我院網上報銷模式已經開展了兩年多的時間，仍然處于傳統紙質報銷和網上報銷并行的階段。現在出現的最大問題，是如何做到網上報銷和紙質報銷流程的同步？以及如何順利過渡到純粹的網上報銷，真正做到讓財務工作變得更輕松、更高效、更有價值呢？

一、首先說一下對網上報銷的認識

隨著高校的經濟業務日漸增加，尤其近年來開始實行項目管理，各種經費指標越來越多，傳統的報銷模式給財務人員帶來的工作壓力越來越大。而網上報銷是在網絡基礎上的在線報銷流程，報銷經辦人員可以不限時間不限地點提交送審財務報銷申請，各級審批領導可通過同一報銷流程進行業務審批，財務部門會計對原始憑證進行審核，出納對審核無誤的單據進行支付，最后由財務部門會計自動生成記賬憑證。在網上報銷流程下，一張單據從提交送審、審批、支付到生成記賬憑證，完成了一項預算指標的生成到支付的過程，也記錄了指標完成過程中的各級領導審批的全過程。

二、對比傳統報銷存在的不足，認識網上報銷的優勢

網上報銷流程，具有單據填寫標準化、業務審批規范化和流程化以及財務審核網絡化的優勢，徹底打破了傳統報銷模式的局限性。

（1）提高了業務審批效率的同時，也節省了報銷經辦人員的辦公效率

傳統紙質報銷需要教職工手持單據，按照學院規定的流程找相關領導簽字。在學院多校區辦公的環境下，不同的預算指標需要找的審批領導在不同的校區辦公。在找領導簽字過程中，容易出現領導在開會或出差等不確定性因素，給報銷經辦人員帶來很大的麻煩。

而網上報銷流程，各級領導可通過網上報銷流程，查看報銷經辦人員上傳的原始單據的影像資料來完成報銷單據的審批。網上報銷模式下，則解決了多校區辦公和不確定性因素帶來的審批業務的影響，提高了報銷單據的審批效率，同時也節省了報銷經辦人員的辦公效率。

（2）預算指標和各項經費指標得到實時控制和監督

傳統的紙質報銷流程，在領導審批時得不到相關指標的執行情況，需要單獨記錄流水賬，容易引起預算指標的管理滯后。

而網上報銷流程，只要報銷經辦人員在提交送審單據后，指標管理中已經顯示為在途指標，而單據在財務部門會計生成記賬憑證后，指標管理中則顯示為預算已執行數。預算和各項經費的指標通過報銷單據信息的共享，經過授權的各個用戶可以通過網絡在線查詢、調閱、對比，建立多部門、多用戶、各級領導廣泛參與相互監督的模式，能夠使得各級領導和相關負責人實時管理、控制監督指標的預算執行完成情況。網上報銷流程的模式，能夠使高校的財務管理和會計核算的規范性和公開透明度得到有效增強，使得財務事項得到有效監督。

（3）提高了財務工作人員的工作效率

①規范報銷業務流程

傳統報銷模式下，報銷經辦人員反復到財務送交不合格的單據，加大了財務人員的審核工作量。而在網上報銷流程中設置審批流程、審批權限等節點，規范單據的審批流程和領導的審批權限，使得不符合審批流程和審批權限的業務不能提交，同時加強了學院的內部控制；

②在網上報銷流程中，根據財務報銷管理制度，預先設置了固定的計算公式和標準，使得系統自動計算，如差旅費、勞務費等業務。如果報銷經辦人員填報單據時計算不準確，單據就不能正常提交送審，財務人員不需再核對標準，提高了財務審核效率；財務人員可以根據審核無誤的報銷單據，自動生成記賬憑證，直接提取各種報銷信息進行記賬，避免信息的重復錄入。

三、目前學院報銷中遇到的主要問題

目前學院網上報銷模式已經開展了兩年多的時間，仍然處于傳統紙質報銷和網上報銷并行的階段。如何做到網上報銷和紙質報銷流程的同步呢？以及如何順利過渡到純粹的網上報銷，以保證全面會計信息化后的工作順利進行呢？

（1）目前教職工感到網上報銷流程確實給工作帶來了便利，提高了工作效率。但是還是存在一些困難：

①網上報銷單據填寫有困難的問題，主要針對差旅費和勞務費的報銷單據。

②對于勞務費報銷單據，還是做不到網上報銷和傳統紙質報銷單據流程的同步。

③有些網上報銷單據不合格，被退回編制人后，等待網上報銷流程的時間比較長。

（2）分析形成問題的原因

①針對差旅費和勞務費報銷單據填寫困難，是因為報銷單據中涉及到公式。而網上報銷流程中，沒有明顯的幫助提示信息，打電話咨詢又說不清楚，只能到財務辦公室現場一邊填寫一邊咨詢，給教職工填報單據帶來了困難。

②針對勞務費報銷單據做不到網上報銷流程和紙質報銷流程同步的問題，是因為教職工習慣了傳統的報銷模式。既然學院要求走網上報銷流程，也看到了網上報銷流程能夠帶來工作的方便和快捷，但是往往容易忽略網上報銷流程這一環節，造成網上報銷流程滯后的問題。

目前在網上報銷流程和傳統紙質報銷同步的模式下，要求：第一、網上報銷流程校區會計已審核；第二、勞務費紙質報銷單據校區會計簽章審核；第三、勞務費支出明細表的電子版發送本部出納郵箱；第四、攜帶紙質報銷單據到本部支付勞務費。

教職工習慣了傳統的報銷模式，按照傳統的報銷流程準備好了紙質版的勞務費報銷單據，勞務費支出明細表的電子版也按照要求發送到了指定的郵箱，然后就要求校區會計在紙質版勞務費報銷單據上簽章審核。

這時校區會計發現網上報銷流程還沒有到會計這里，網上報銷流程中會計審核不了，就不能在紙質版勞務費報銷單據上簽章審核，也就不能攜帶紙質單據到本部去完成支付業務。

（3）有些網上報銷單據不合格被退回編制人的原因很多，有的是因為發票開票信息有誤需重新上傳發票；有的是發現預算指標走錯了；還有的人網上報銷流程的單據填寫錯了，比如教職工取證培訓的應該單獨填寫培訓報銷單。

四、基本對策和改進方法

（1）針對報銷經辦人員

①報銷經辦人員需要掌握報銷的關鍵因素，認識到辦理報銷業務時走什么預算指標很重要，因為不同的預算指標，所要求的流程是不同的。

②在每一項業務支付之前，報銷經辦人員應該先到財務或者有經驗的教職工那里去咨詢，辦理業務支付時需要了解哪些基本信息，開發票要注意的單位名稱、稅號、增值稅清單等信息；以及走網上報銷流程和紙質報銷流程的審批程序時，需要注意哪些信息和基本關鍵點。比如勞務費報銷單據的關鍵點，就是網上報銷流程和傳統紙質報銷單據都要到達財務部門會計那里，才能進行下一步。

③對于跨校區的業務，比如勞務費報銷流程，各部門應該集中指定一個報銷經辦人員辦理勞務費支出的業務。因為有的人一年只有一到兩次，時間一長都不記得了。

（2）針對財務人員

針對教職工習慣了傳統紙質報銷模式，嘗試網上報銷模式的積極性不高的問題，其實學院教職工們看到了網上報銷流程能夠帶來工作的方便快捷和高效的辦公效率，她們只是容易忽略網上報銷流程這一環節，造成網上報銷流程滯后。財務部門只要耐心地做好宣傳解釋工作，與網上報銷相關的所有環節，都要進行詳細講解；同時在校園網上部門導航中，關于網上報銷業務培訓的內容讓職工方便查詢。而針對教職工填報網上報銷單據有困難的問題，除了做好宣傳解釋和培訓工作以外，還可以跟軟件公司協商，在網頁上開發一些幫助和提示性信息。

人往往在新情境出現的時候，被迫耗費更多的精力去適應，

而當我們想辦法溫習和重復時，會變得熟能生巧。網上報銷流程的出現給教職工帶來了高校辦公效率的同時，也帶來了很大的困難。怎樣才能做到網上報銷流程和傳統紙質報銷流程的同步呢？充分做好宣傳指導工作和相關的業務培訓工作很重要。只有教職工的全力協調配合，才能實現網上報銷的順利實施；只有報銷經辦人員對網上報銷流程都達到熟悉和熟練地操作，才能讓廣大教職工真正認識到并體會到網上報銷流程所帶來的便捷與高效，才能真正做到讓財務工作變得更輕松高效更有價值，才能更有效地提升財務管理水平。

（作者單位：北京信息職業技術學院）