淺談檔案信息化

劉玲霞

摘 要：檔案數字化是一種將傳統介質的文件轉化為電子文件的技術，本文主要從以下幾個方面淺談檔案信息化工作：第一部分為檔案數字資源建設，首先對檔案數字化的定義作淺要剖析，這一技術是數字檔案建設的基本工作；其次從不同角度淺要介紹電子文件管理和數字資源管理，要想讓電子信息資源保留時間長久，就必須保證在文件生成與運行中不出問題。第二部分為數字檔案館建設，文中解釋了這一概念的基本定義、構成要素和平臺建設注意點等，檔案信息化管理需要有安全的保障，這就勢必要提高檔案管理人信息化的管理技能。最終綜合全文，筆者對檔案化的工作發展做出未來展望。以期在未來的工作中，加強自身能力，更好地為國家檔案信息化管理做出自己的貢獻。

關鍵詞：信息化；檔案管理；云數據

1、檔案數字資源建設

1.1檔案數字化

檔案數字化是一種將傳統介質的文件轉化為電子文件的技術，這一工作的完成需要多種先進技術加以輔助，比如掃描技術、CCD技術等，這一技術是數字檔案建設的基本工作，給檔案建設提供了強大的技術支持。這些電子文件最后會以檔案數字信息庫的形式呈現，要想實現這一任務，中間需要有這數據壓縮技術的支持。為實現高效檢索，電子文件需要與互聯網進行聯接，利用局域網，檔案的服務功能更加健全，共享性與便捷性明顯得到了提升。

1.2電子文件管理

在檔案建設中，電子文件與數字檔案需要緊密配合，對接默契，而如何有效達到這一目的，是當前亟需解決的問題。電子文件的概念應是“數字信息”和“文件”兩個概念的交集，它是具有文件功能的數字信息，又是以數字信息為技術特征的文件。這樣看來，電子文件在某種程度上也屬于普通文件。其來源主要有三個方面；第一是辦公自動化OA系統里流轉的文件；第二是在社會活動中所形成的電子文件；第三就是傳統紙質檔案轉化來的電子文件。

電子文件的管理過程中元數據是非常重要的工具，它可以有效的對電子文件進行安全控制，保障電子文件的真實性、完整性、可讀性。元數據有辨別電子文件真實性與保護文件真實性的作用，在數據的生成的過程中，元數據進行了全程的監控。繁多的電子信息之間聯系并不緊密，要想建立成一個完整有系統性的結構，元數據在其中便起到了至關重要的作用，一方面，他可以保護電子信息，另一方面，也維護了電子文件的完整。另一方面，從文件集合的層次上看，元數據記錄著文件之間的有機聯系，從而保證了事務活動記錄的完整。第三，元數據保證了電子文件的可讀性。

1.3數字資源整理

電子檔案與傳統紙質文件一樣，在建設時也需要對數據進行歸類。因此，建立檔案目錄是首要的工作，通過這一工作，可以有效的控制和排列檔案信息，從而增強數字資源建設的有效性和安全性。在整理過程中數字資源的甄選鑒定工作將數字資源的質量提升品質更加方便利用者的檢索查閱。

1.4電子信息資源長期存儲

要想讓電子信息資源保留時間長久，就必須保證在文件生成與運行中不出問題，因此，加強該方面的管理，在一定的管理原則下，制定出相應的管理措施，努力實現管理目標。

1.4.1全程一體化管理原則：

在電子環境中，電子文件的信息存儲分散，容易更改，不存在單一的、一成不變的固定載體，載體控制的方法體系徹底失效，需要重新構建以系統控制為核心的方法體系，即通過功能完備的電子文件形成的業務系統、檔案管理系統和數字檔案館系統來保證電子文件的真實性、完整性和可用性。這樣的方法體系必須做到電子文件形成階段和保存階段的全程統一，即實現電子文件形成系統和長期保管系統功能的集成配套。只有電子文件建立了一個完整的管理體系并對電子文件的生命周期做到全程監控與管理，這樣才能符合電子文件的特點和管理的基本要求要求。

1.4.2前端控制原則

為了實現統一管理，電子文件管理系統必須得到有效控制，而前端控制很好的地解決了這一類問題。相較于可以永久保存與銷毀的末端，前端的功能主要是規劃整個管理系統，在文件形成階段，這些問題都需要得到控制與解決，而處在前端與后端之間的中端，則負責整個管理過程的整理鑒定等。

2.數字檔案館（室）建設

2.1數字檔案館釋義

為了實現各級各類檔案館的資源共享，方便人們生活，滿足人們需求，國際檔案局以及檔案信息資源管理數字檔案館建設規程DB32/T1892-2011 都一致提出，應該利用這個大數據快速發展的時代，努力將數字檔案加以落實與發展。用以前的實體檔案館代替現如今的虛擬檔案館，是人類社會的一大進步，數字檔案館利用充分的檔案信息資源，通過采集、加工、存儲、管理等一系列步驟完成對檔案的規整工作，現代信息技術給數字管理提供了這樣的可能性與機遇。因此，數字檔案館是智能的體現，是一種新形式。

2.2 數字檔案館構成要素

2.2.1 基礎設施設備

為了完成數字檔案建設，中間需要有基礎設施給予支持，而在基礎設施建設中，構建網絡環境起到了按重要的作用。同時，配置硬件設備也是其中重要的一部分。這二者缺一不可。

（1）網絡環境的構建

檔案管理中的網絡除了必須依托于互聯網之外，局域網與政務外網也是重要的組成部分。這三者共同承擔了共享信息資源的任務，為檔案資源的安全與有效運行提供服務。局域網的構建主要是各部門信息資源的互通，使數字檔案在一個局域的平臺對日常的辦公活動，檔案資源的“收集、管理、保存、利用”的管理，是數字檔案館的基礎平臺；電子文件中不乏涉及機關單位，這一類信息傳輸需要依靠政務外網，相對于面向公眾的互聯網，它承擔著傳輸保護黨政政務方面文件的任務，而不僅僅實現為了實現資源共享。

（2）硬件設備的配置

數字檔案館建設需要有硬件設備進行支撐，其中的設備除了有網絡、存儲之外，數字化與終端設備也起到了關鍵性的作用。服務器的配置取決于數據規模用戶數量及訪問量等參數；網絡設備結構復雜，它包含內容眾多，比如傳輸介質、集線器、交換，而路由器與光電轉換作為其中的媒介，更是必不可少的；存儲設備主要包括磁盤、光盤、磁帶等；數字化設備包括草苗裔、數碼攝像機和照相機、非線性編輯系統等；輸入與輸出是終端的必備，所謂輸出設備，是指可以將信息傳遞出去的物品，通常包括打印復印機，PC端等。

數字檔案館的運行效率與硬件設備的配置息息相關，在數字檔案館建設中硬件設備的建設與投入應該占總投入的半數以上，由于所有的硬件設備在不斷的更新換代，并且由硬件設備所引發系統故障與數據是災難性的，所以在硬件設備的配置上的投入是一個連續不斷的過程，也是在整個建館過程中占有非常重要的地位。

2.2.2 數字資源數據庫

檔案資源數據庫類別清晰，結構簡單。其中的目錄數據庫在目錄頁呈現，其重要性不言而喻，其科學性直接導致了使用者檢索的速度。因此，在設置這一環節時，應考慮多種因素。除此之外，內容數據庫也意義重大，它包含了很多重要信息，比如平面數據、數字化電子文件等，這些數據價值與意義都異常特殊。最后，元數據庫也發揮了重要的作用。元數據數據庫是電子檔案重要依托，是系統最原始不可修改的數據，它與內容數據庫建立了一種持久的聯系使得電子檔案更加安全穩定。

2.3檔案信息管理平臺建設

2.3.1應用系統建設

檔案信息管理平臺包含的業務較多，不管是電子文件的收集管理還是保存利用，依托于數字檔案館里系統，應用系統都進行了一一的完善，這一建設的完成，充分體現了數字檔案館的成果。應用系統的建設是根據各類信息化需求在融合檔案信息資源與辦公自動化系統對檔案信息化系統軟件功能的設計，豐富檢索手段，改善檢索效果，更加便捷與使用者與信息資源的使用率的提高。

2.3.2服務平臺

數字檔案的服務對象有其特殊性，因此，安全保障是必須要考慮到的，在網絡設計的環境中，我們應該實時注意網絡環境變化，局域、政務與互聯網三大網絡應緊密配合，形成綜合管理，共同建設數字資源平臺；首先，局域網的檔案綜合管理平臺容納全部的檔案信息資源，它是對日常的業務與核心資源的管理；依托于黨政機關用戶，在建設政務外網時，考慮到數據的價值性與保密性，應該對數據再加以優化處理，最后實現資源的共享。

2.4檔案信息化管理安全保障

我國逐漸對檔案信息化管理加以控制與管理，數字化檔案館（室）作為其中的代表，發揮了重要的作用。檔案館是否可以持續穩定發展，在一定程度上是由安全性決定的。安全保障方面，大致可以從兩個方面進行介紹。一方面立足于管理的安全問題。信息化管理的安全性首先是軟硬件的安全問題，現代科技的發達信息管理過程中會遇到病毒、木馬等程序破會性地入侵，這樣就需要檔案館（室）可以嚴格遵守管理制度，在運作時實行安全認證、防火墻以及異地災備等的制度。第二方面就是檔案信息化管理的保障問題；為了安全進行管理，其保障內涵也涉及多方面，比如機制上的，人力與資金上的等等。之所以進行這么多程序，就是為了避免數據出現丟失毀壞等各種意外。同時，在保存時間上，也正在采取措施，延長時限，保證其穩定發展。

2.5提高檔案管理人信息化管理技能

在科技與時俱進的現代，數字檔案館（室）建設需要管理人員即熟悉檔案管理業務，又精通網絡服務、電信技術應用的復合人才，這相對傳統檔案館的管理人員的基本素質要求有所提高。這樣就要求檔案管理人繼續學習增加自己的對科學文化、管理技能、電子信息等方面知識的掌握；培養檔案管理人員在信息化技術與檔案管理工作的知識技能，尋找其相關性與信息技術應用能力；組織管理人員接受再教育，提高自己的專業知識素養；積極參加檔案工作者的學術交流活動，保持鉆研的科研精神，對學術的研究與檔案業務要進一步的探討，從理論到實踐提高檔案管理工作的效率。

3.檔案信息化工作發展展望

伴隨互聯網的迅速發展，根據數據檢索與記憶功能，人們在無形之中便已經泄露了自己的相關信息，讓自己成為了“被操縱”的對象。不得不承認，大數據悄然地改變著我們的生活與習慣。此時，檔案展現了他們自己獨有的優勢。

如今云計算發展迅猛，雖然發展得并不成熟，但在一定程度上，也給檔案管理提供了新的契機。云的靈活性與變通性很強，隨著互聯網不斷發展，云的自動化與智能化也在不斷升級，在這個虛擬化的世界里，云擁有了對這一方面的掌控與主動權，伴隨需求的不斷變化，云也可以進行不斷的調整，從而進行資源再享。

云端有三類。首先是公有云，它大多以交易的形式存在，即供應商將云空間租出去，租用期間，給予正常的云服務，它的特點是方便快捷，因此也成為人們日常生活的常用程序，郵件以及企業管理等運用的大多都是這種形式的云端。其次就是私有云，它是由一個租戶箱供應商租用云空間，獨自享有云服務的所有優勢，但是私有云就需要用戶對它進行控制與定制，由于獲得對云的控制權，所有很多公司把他們的數據中心至移私有云，在其中運用企業核心應用，這些應用是企業獨特競爭力所在，比如研究、制造、供應鏈管理等。混合云端時是在私有與公有的基礎上建立的，它完美地結合了二者的優勢。除此之外，其靈活性較強，這就保證了在用戶需求不明確的時候，它仍然可以持續的運作，開發出具有創意的應用。在將來檔案信息化管理中，不同種類的云將讓不同所需者得到無法想象的便捷。

4.結束語

本文通過對檔案信息化的定義介紹、基本工作內容構成，平臺建設注意點等方面的闡述，最終綜合全文筆者做出未來檔案工作信息化的展望。在科技與時俱進的現代，數字檔案館（室）建設需要管理人員即熟悉檔案管理業務，又精通網絡服務、電信技術應用的復合人才，這相對傳統檔案館的管理人員的基本素質要求有所提高。檔案展現了他們自己獨有的優勢。如今云計算發展迅猛，雖然發展得并不成熟，但在一定程度上，也給檔案管理提供了新的契機。因而作為檔案行業從業者，增強自身專業性，定期參與培訓，提高自己的專業知識素養是非常重要的，除此之外還應該積極參加檔案工作者的學術交流活動，保持鉆研的科研精神，對學術的研究與檔案業務要進一步的探討。相信在未來的社會發展中，檔案信息化工作必將更上一層新臺階。

參考文獻

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