基于會計信息化的大型集團企業內部控制優化研究

（太原旅游職業學院 山西太原030024）

目前，不少大型企業為了更好地管理會計信息以及提升會計工作效率，紛紛進行會計信息化建設，這種現代化的會計核算操作模式不但實現了企業管理技術的革新，也對企業的內部控制管理提出了新的要求。筆者通過調研發現，XBF集團在進行會計信息化建設的過程中，沒有處理好其與內部控制管理之間的協調問題。基于這種情況，本文深入解析了XBF集團在會計信息化下的內部控制管理現狀，針對存在的問題提出具體的改善建議，以期提升該企業的資本利用與市場運作效率。

一、XBF集團內部控制現狀分析

作為全球領先的ICT廠商，XBF集團具有很高的會計信息化程度，企業對會計信息系統具有很強的依賴性，同時會計信息管理方面也存在風險。筆者具體考察了XBF集團目前的內部控制情況，認為在會計信息化下該企業內部控制管理中存在的問題主要有：

（一）對新形勢下的內部控制改變認識不足。影響企業內部控制的因素有很多，通常包括管理控制與公司治理控制兩大方面，可以概括為公司特征、治理特征、評價與信息披露、構建與執行等幾類。影響XBF集團內部控制的因素逐年增多，見圖1。

圖1 XBF集團內部控制影響因素總數變化趨勢

（二）會計原始數據的準確性有待提升。當前，XBF集團對會計原始數據準確錄入的管理工作有待加強，數據采集工作存在很多疏漏，該企業歷年會計原始數據的準確度情況如圖2所示。首先，數據的連續性太強，后期數據的采集都是以前期數據為基礎的，因此，如果前期數據不準確的話，那么后續的數據就是以錯誤的起點開始計算的，難以確保數據的準確性。其次，原始數據的操作流程是單向的，沒有建立起相應的信息傳輸與溝通機制。

圖2 XBF集團會計原始數據操作的準確度

（三）會計信息容易造假。隨著會計信息系統的不斷完善，XBF集團幾乎所有的會計數據以及賬務信息都儲存在會計信息系統中，并備份在移動存儲設備中。因為沒有能與其進行核對的紙質文件，一切都以系統中的數據為準，會計信息如果被篡改的話很難被發現。這種做法提高了XBF集團審查以及復核會計數據與賬務信息工作的難度，無形中增大了企業的財務風險。

（四）業務流程的科學性不高。當前XBF集團實行的財務管理制度仍然存在很多不足，導致企業內部在傳遞與共享財務信息方面的效果不盡如人意，降低了企業進行內部控制管理的效率。因此，XBF集團應提升業務流程的科學性。不過，進行流程重組的投入很大，企業需要根據自身的發展與運營情況，選擇在最適當的時候進行流程重組，從而降低重組成本，提升重組效率。

二、對XBF集團內部控制的優化建議

（一）改善內部控制環境。

1.提升內部審計力度。內部審計工作能夠有效提升企業的內部控制效率，營造良好的內部控制環境，因此，對于整個企業的發展來說至關重要。內部審計部門應充分發揮自身作用，將審計工作貫穿于企業的所有層級，不論是董事會還是基層員工都應該同樣對待。此外，內部審計部門應結合企業的實際運營情況，對各項工作進行事后監督，分析其對企業發展產生的綜合效應，如果發現存在顯著的負面影響，需要馬上與相關部門溝通，并提出應對措施。內部審計部門要在將審計工作重點聚焦于業務部門的同時，重視對綜合管理部門的審計，拓展審計視野，細致全面地審計每項業務數據與信息。

2.完善內部控制組織。在日常工作中，XBF集團應加強不同部門之間的交流與協作。如果遇到規模很大或業務涉及較廣的項目，可以在不同部門抽調一些員工組建臨時的項目團隊。在組隊伊始就需要明確每位員工的職責與權限；等到項目全部完結以后，可以解散臨時項目團隊，讓員工回到自己的工作崗位上。這樣做不但能夠降低項目管理成本，還能夠使員工明確自己在項目中的職責，從而降低由于職責不清而帶來的各類風險。

3.秉承以人為本的發展理念。對于任何企業來說，員工都是最重要的資產，因為最具創造性與最需要經驗和耐性的工作是由員工來完成的。員工不但是企業利益的創造者，也是企業利益的維護者，當然也是可能引致企業發生損失的重要因素之一。隨著XBF集團會計信息化程度的提高，對員工的素質也有了更高要求，在員工聘用及培訓政策上需做出相應改變。

XBF集團應對員工實行針對性培訓，在提升其專業技能的同時，提升其工作責任感。培訓可以分為三個步驟：首先，明確培訓需要實現的目標，并根據目標制定培訓方案。其次，根據培訓方案安排培訓計劃，選擇適合的專家或者企業內部管理層作為培訓講師，制定培訓時間與課程表。最后，設定科學的培訓評估標準，考評培訓收效，并根據評估結果衡量培訓方案的合理性，及時完善方案中的不足，從而提升后續培訓的有效性。

（二）建立完善的內部控制機制。

1.借助信息技術開展內部會計控制。隨著XBF集團會計管理工作水平的不斷提高，會計信息化已成為其必然選擇，會計信息化的優勢在于：首先，電子錄入方式有效減輕了相關工作人員的工作壓力，工作過程變得相對簡單。其次，電子錄入方式能夠記錄操作過程，提升工作人員的責任感。最后，電子錄入方式對于數據的調用與處理都非常方便，通過系統客戶端憑用戶名與密碼登錄系統就可以進行必要的操作，不受時間、地點的限制。

不過，會計信息化也對企業提出了新的要求：首先，應強化對員工的信息化技術培訓，使其盡快熟悉會計信息系統的操作。其次，明確劃分系統開發者與系統用戶的權限，有效提升系統的安全性。

2.增強內部會計控制機制的防范功能。要增強這一功能，關鍵在于規范各項管理工作，具體包括：每項會計操作都嚴格根據操作準則以及企業流程規范進行，確保操作全過程的科學性與嚴謹性，同時，確保工作人員的絕對獨立性。這是內部會計控制工作最基礎、最關鍵的要求，企業應給予足夠重視。

3.提升對軟硬件以及系統安全的管理。近幾年來，XBF集團因為對軟硬件控制的失效而造成的內部控制癱瘓情況有不斷增多的趨勢，如下頁圖3所示。因此，在開發信息系統軟件時，需要增強對信息的保護以及加密功能，從而確保企業能夠進行正常的生產與運營。提升系統的安全性可以確保會計信息的安全性，避免數據被篡改、盜用或者惡意刪除，使整個財務管理系統能夠正常工作。另外，為了避免會計信息的外泄，企業還應該做好網絡安全工作。

圖3 XBF集團因安全控制失效而造成的內部控制癱瘓占比

（三）強化監督管理機制。

1.加強外部審計。XBF集團作為一家上市企業，會定期聘請會計師事務所審計企業當前運營的實際績效、存在的問題等，并將審計結果匯總為公正獨立的審計報告予以公示。加強外部審計雖然會給企業帶來一定的管理壓力，但同時也能激發企業提升內部控制管理完善程度的積極性。

2.嚴格審計規范，改進審計技術。當前，不少企業開展的內部審計基本上都是事后審計，方式多為財務審計，審計重點聚焦在對財務報表以及相關制度的審查上。由于審查是事后進行的，這就代表著問題已經客觀存在了，損害可能已經產生了，亡羊補牢的措施雖然能夠對現狀有所改善，但還是錯過了解決問題的最好時機；由于進行的是財務審查，對于企業數量巨大的賬目信息，不可能進行全面細致的審查，只能采取抽查的方式，因此具有一定的片面性?；谏鲜銮闆r，本文建議XBF集團嚴格規范內部審計、改進審計技術，也就是將當前的財務審計轉型為基于風險管理的管理審計，并將審計貫穿于管理活動的全過程。從業務開始的那一刻起就進行風險監控，從而第一時間發現開展業務過程中存在的問題、分析問題產生的原因、采取整改措施。

3.參考國內外先進企業的經驗。歐美等發達國家很早就開始了對企業內部控制的研究與實務操作，累積了很多優秀的理論以及實踐經驗。企業的發展過程雖然各有特色，但基本的發展方向還是有很多相似之處的，XBF集團當前難以解決的問題，其他企業在發展過程中可能也面對過，因此，XBF集團應積極參考國內外先進企業解決內部控制問題的模式，從而快速提升自身內部控制機制的運行效率。

（四）重組業務流程。XBF集團將會計信息審核工作的重點放在了解決賬物、賬賬之間不一致的問題上。其實，這些不一致的情況不一定是由于工作失誤造成的，很有可能是因為企業內部不同部門之間的信息傳輸出現了問題。ERP系統能夠有效提升企業會計信息化的速度，并重組會計業務流程，從而提升企業的管理與內部控制效率，見圖4。

圖4 XBF集團的信息共享策略

1.應用之前的準備工作。XBF集團需要正視風險與收益之間的相互依存關系，既要明白重組會計業務雖然能夠提升自身的會計管理工作以及內部控制效率，也要明白重組會計業務流程有可能引發很高的財務風險，并帶來損失。所以，本文建議XBF集團在重組流程之前，要先做好前期的準備工作，做好資料的搜集與整理，并大致預測一下可能出現的突發風險以及應該如何應對。

（1）成果目標。XBF集團對于重組會計業務流程的目標非常清楚，那就是在建設會計信息化的過程中，借助重組會計業務流程，讓XBF集團的領導層能夠在第一時間掌握企業的運營現狀，從而更好地根據運營實際制定各種決策，進而提升企業內部控制以及管理的效率，提升企業的盈利能力。

（2）實施戰術。結合XBF集團的實際情況，本文建議其整個會計業務流程重組工作可以按照以下步驟進行：首先，找出企業當前運作效率不高、管理水平低下的業務環節。其次，借助會計信息化歸納并整理財務信息，從而為接下來的重組工作提供數據基礎。最后，改造業務環節，提升企業會計工作效率，進而提升內部控制水平。

2.重組會計業務流程。XBF集團重組之后的會計業務流程見圖5。

圖5 XBF集團的業務流程

（1）重組后的業務部門銜接流程。采購部門改變過去將采購票據交到其他部門的做法，改為將票據信息上傳到數據庫中，然后按照數據庫中的信息生成訂單，并發送至供應商處；驗收部門按照系統中顯示的訂單信息核對貨物詳情；財務部門按照系統中顯示的訂單完成情況進行相應的付款處理。

（2）重組后的生產部門銜接流程。完成會計業務流程重組之后，生產部門將業務的相關票據提交至票據中心，由其集中處理所有的后續工作。這種流程模式不但能夠實現票據收付的同步，還能夠提升票據傳遞與管理的效率，從而提升企業的運作效率。