新形勢下大學檔案管理工作的變化分析

王瑞

摘 要：隨著社會的不斷進步，大學管理工作日漸嚴格，大學檔案管理是最容易被忽略的問題，應當引起工作人員的重視，為了使大學檔案管理能夠適應時代的發展，就需要加強信息化建設。本文全面分析了大學檔案管理工作的特征、改革及其重要性。

關鍵詞：檔案管理；管理重要性；工作改革

一、檔案管理工作的特征

在我國，檔案工作是一項具有國家規模的事業。檔案工作的目的就是要在統一管理國家檔案的原則下建立國家檔案制度，科學地管理這些檔案，以便于國家機關工作和科學研究工作的利用。管理檔案是一項專門職業，與其他職業的特殊要求不同，檔案管理職業的特點是由檔案工作的性質和任務所決定的。主要包括以下幾個方面。

1.工作內容的專業性

管理檔案工作有自身的規律還有專門的原則、理論和方法，并且包含許多的職業技術規范。檔案工作要依據科學的理論原則，采取科學的技術方法，對檔案做好整理，要對檔案采取安全保護措施，不能向外泄露。管理檔案的每個環節都要遵守檔案的客觀規律，運用科學的方法和原則。

2.對人類歷史的傳承性

檔案是一種歷史文化遺產，是對人類各種活動的記錄，是人類文明和文化的基礎。世界不能沒有檔案，否則會沒有記憶、沒有文化，這樣的世界是不完整的。

3.產生效益的間接性

管理檔案工作雖然不能直接創造物質財富，但是可以通過向社會傳達檔案信息，以間接的形式來推動生產力的發展和社會進步。

二、新形勢下檔案管理工作對大學檔案管理的重要性

大學檔案是對不同時期工作的真實記錄，又是學校未來發展決定性因素之一。新形勢下，檔案管理環節、技術、理論都在發生變革，大學檔案管理也必須跟上時代的腳步。每個大學在不同時期的關鍵信息都是由檔案記錄的，檔案見證了學校的發展，檔案館也是一個學校的重要組成部分。

高校檔案管理工作的內容復雜、工作量大。傳統高校檔案幾乎都是紙質文件，在查詢的時候需要按目錄查詢，收藏起來也比較困難，這樣既浪費時間也浪費人力。信息化檔案管理由此而生，其利用已有信息技術構建一個檔案管理系統，讓學校管理人員能更好地查詢學校的財務、教學、出版等相關內容，省時省力。新形勢下的檔案管理工作十分重要，不同于以往的傳統模式，用電子方式記錄大學檔案，方便觀看、查閱。隨著大學檔案的逐年增多，出現了新形式的管理模式，檔案資源雖然呈遞增趨勢，并且有些資源中還存在大量的結構化與非結構化的數據，但在新形勢的管理模式下，這些問題都會迎刃而解。

三、新形勢下大學檔案管理工作的改革

學校檔案是學校光榮歷史的記載，可以增加全體師生的自豪感和榮譽感。每一位教師的工作經驗、工作總結都匯聚在檔案里。不論任何時候，人的管理都是管理的核心，當檔案被賦予了歷史價值時，就顯得彌足珍貴。

隨著教育的深入改革，對學校管理水平的要求越來越高。管理工作的改革不是一天兩天就可以結束的，管理要走出新路子、邁向科學化，還要形成自己的風格。傳統的紙質檔案管理已經滿足不了大眾的需求，在新形勢下，大學都應該讓檔案管理信息化。因為計算機的記憶容量是人腦的幾百倍甚至幾千倍，應用起來更準確，效率也更高。

計算機管理的特色就是范圍廣，信息更及時、準確。以往人們查詢檔案必須找到專門管理檔案的人，而現在有了計算機，人們可以隨時查到自己所需要的資料，并且查詢的范圍也更廣了。對于電子檔案的管理，國家也有相應的規范。學校要與國家保持一致，制訂合理的大學檔案管理的數字化標準，提高學校的管理水平及服務水平。對于大學內需要高度保密的文件檔案，管理工作者一定要做好標識，嚴防泄密。而對于需要廣大師生了解的知識文化要放開，以開放的心態傳播優秀文化。電子檔案雖沒有紙質檔案難管理，但對管理工作者還是有一定要求和標準的。檔案管理工作者要時刻牢記自己的責任與職責。

四、結語

學校管理工作是由多方面組成的，大學檔案管理就是其中不可或缺的一部分，檔案管理工作者要加強檔案管理工作的及時性、準確性，提高大學檔案管理水平，推動大學各個工作的開展?？傊?，在信息高速發展的今天，大學檔案管理工作的改革迫在眉睫。所以，高校要制訂合理的策略推進改革，提高檔案安全性，以期更好地服務校內廣大師生。

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（責任編輯：莊 源 王 瑜）