紙質(zhì)、電子文件共存狀態(tài)下的基層檔案管理

劉敏

摘 要 我國(guó)改革開放后，計(jì)算機(jī)行業(yè)發(fā)展步伐加快，電子信息技術(shù)應(yīng)用到各行各業(yè)，隨著電子計(jì)算機(jī)的發(fā)展，我國(guó)逐漸實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，電子政務(wù)也逐漸興起，辦公自動(dòng)化的發(fā)展，產(chǎn)生大量的電子文件，電子文件和紙質(zhì)文件同時(shí)發(fā)展，在當(dāng)前局勢(shì)下，我們不只是要收集整理紙質(zhì)文件，還要收集電子文件，整理電子文件時(shí)要根據(jù)電子文件的特點(diǎn)，整理好電子檔案也為檔案數(shù)字化奠定基礎(chǔ)，根據(jù)基層檔案的要求，分析紙質(zhì)文件和電子文件的共存狀態(tài)，通過電子文件的收集整理，分析紙質(zhì)文件和電子文件之間的關(guān)系。

關(guān)鍵詞 紙質(zhì)文件 電子文件 收集整理 狀態(tài) 關(guān)系

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

隨著信息化進(jìn)程的加快，逐漸形成了自動(dòng)化辦公，辦公自動(dòng)化的發(fā)展延伸出電子商務(wù)和科技研究等相關(guān)產(chǎn)業(yè)。在這些產(chǎn)業(yè)的自動(dòng)化辦公種形成的是電子文件，但是，電子文件最終也要轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文件，并進(jìn)行文件歸檔，因此，基層檔案工作者要結(jié)合實(shí)際，在紙質(zhì)、電子文件共存狀態(tài)下進(jìn)行基層檔案管理，做好文件歸檔工作，為檔案管理工作做好準(zhǔn)備。

1紙質(zhì)文件與電子文件共存狀態(tài)的新要求

在我國(guó)，紙質(zhì)文件與電子文件的狀態(tài)是共存狀態(tài)，紙質(zhì)文件與電子文件的共存狀態(tài)，對(duì)我國(guó)的檔案工作提出新要求，和紙質(zhì)檔案相比，電子文件歸檔的工作難度加大，電子文件歸檔工作要更加細(xì)致。電子文件歸檔難度加大的原因是，工作人員對(duì)電子文件了解不夠，還保持著傳統(tǒng)觀念，認(rèn)為電子文件不是文件，從而忽視電子文件歸檔。電子文件歸檔的工作量大，很多人不愿意承擔(dān)此項(xiàng)工作，還有一部分是不熟悉計(jì)算機(jī)技術(shù)的操作，電子文件依靠計(jì)算機(jī)產(chǎn)生，對(duì)計(jì)算機(jī)依賴性大，電子文件歸檔，必須依靠計(jì)算機(jī)編目進(jìn)行歸檔，這對(duì)于歸檔工作者來說，電子文件歸檔工作不容易操作，因此產(chǎn)生畏難情緒，歸檔工作難以展開。

2新要求的解決措施

紙質(zhì)文件與電子文件的狀態(tài)是共存狀態(tài)，這對(duì)檔案工作者提出新要求，可以采取以下措施解決問題：

2.1轉(zhuǎn)變觀念

電子文件與紙質(zhì)文件之間轉(zhuǎn)化采取"雙軌制"，而歸檔內(nèi)容采取"兩套制"，就是紙質(zhì)、磁介質(zhì)、光介質(zhì)等文件一起歸檔，傳統(tǒng)的檔案是以紙質(zhì)文件為工作對(duì)象，文件的歸檔起點(diǎn)是立卷，在文件形成后，交由相關(guān)部門保管，歸檔次數(shù)是一年歸檔一次，但是電子檔案不同，電子文件是伴隨著辦公自動(dòng)化產(chǎn)生，自動(dòng)化系統(tǒng)出現(xiàn)錯(cuò)誤，檔案容易丟失，因此，要轉(zhuǎn)變觀念，加強(qiáng)電子文件監(jiān)控，隨時(shí)進(jìn)行文件歸檔。

2.2加強(qiáng)學(xué)習(xí)

文件歸檔管理中要有高素質(zhì)的骨干隊(duì)伍，有了穩(wěn)定的隊(duì)伍也有了較好的工作基礎(chǔ)，可以順利開展電子文件的歸檔工作，電子文件來源廣泛，因此，檔案人員要對(duì)電子文件進(jìn)行全方位監(jiān)控，這就需要工作人員掌握相關(guān)的計(jì)算機(jī)等知識(shí)，當(dāng)前形勢(shì)是，部分檔案管理人員不懂計(jì)算機(jī)技術(shù)，這就要求工作者要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高電子文件的管理能力。

2.3加強(qiáng)管理

電子文件從形成到生成電子檔案，中間有很多環(huán)節(jié)，一旦某一環(huán)節(jié)出錯(cuò)就會(huì)影響電子文件歸檔，因此，要建立健全電子文件管理制度，明確各部門職責(zé)，避免出現(xiàn)信息丟失的現(xiàn)象，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，辦公自動(dòng)化逐漸普及，一個(gè)基層單位的電子文件很有可能分布在多個(gè)部門，這就需要一個(gè)制度來規(guī)范各有關(guān)部門的電子文件管理工作，各部門要全力配合電子文件的收集整理工作。

3紙質(zhì)文件與電子文件共存狀態(tài)下的收集方式

電子檔案是無形的，電子檔案的收集與整理也基本屬于無紙形式，是在特殊的環(huán)境下進(jìn)行的整理，電子文件的收集整理方法和要求也不同于紙質(zhì)文件，紙質(zhì)文件整理的方法已經(jīng)成熟有效，因此，在紙質(zhì)文件與電子文件共存狀態(tài)下，基層檔案工作者在收集整理紙質(zhì)檔案工作的同時(shí)也要注意收集電子文件，在實(shí)際工作中，可以從下三個(gè)方面開展收集電子文件工作：

3.1在收集電子文件時(shí)要做好登記

加強(qiáng)對(duì)電子文件的控制，避免電子文件丟失。現(xiàn)在，在辦公期間接收的文件或者下發(fā)的文件，都是先發(fā)一份電子文件，然后再按有關(guān)程序下發(fā)正式的紙質(zhì)文件。而網(wǎng)上傳送的電子文件如果不做好登記收集就很容易丟失。

3.2要時(shí)常收集，登記，備份電子文件

部分電子文件有很強(qiáng)的時(shí)間性，錯(cuò)過時(shí)間電子文件就有丟失甚至是損毀。例如，我國(guó)在組織統(tǒng)一考試期間，是先通過網(wǎng)絡(luò)通知考試情況，并且也是在通過網(wǎng)絡(luò)指導(dǎo)各地解決突發(fā)情況。但是，考試期間的電子文件如果不及時(shí)收集整理，電子文件在考試結(jié)束后就會(huì)消失。

3.3定期收集會(huì)計(jì)，人事和各類業(yè)務(wù)方面的電子文件

對(duì)于會(huì)計(jì)，人事等方面的電子文件，可視單位具體情況定期向有關(guān)部門收集；對(duì)于各類業(yè)務(wù)方面的電子文件，可按項(xiàng)目或工作階段進(jìn)行收集。對(duì)于我們辦公室的各類考試所產(chǎn)生的電子文件和數(shù)據(jù)文件，我們分別在每項(xiàng)考試完成一個(gè)階段性任務(wù)后，及時(shí)收集該階段的電子文件和數(shù)據(jù)文件，從而保證了各項(xiàng)考務(wù)工作電子文件的完整性。

3.4注意將電子文件的專用軟件一并收集保存，保證電子文件正常讀取

在電子文件收集過程中，廣泛收集各類電子文件，堅(jiān)持先收集后整理，邊收集邊整理的原則。然后才對(duì)收集到的電子文件進(jìn)行鑒定，對(duì)那些沒有保存價(jià)值的電子文件直接刪除，對(duì)那些有保存價(jià)值，應(yīng)歸檔的電子文件進(jìn)行整理歸檔。電子文件的整理主要是對(duì)電子文件的分類和排序，將磁性載體傳遞的零散的，雜亂的電子文件通過分類，標(biāo)引，組合，使電子文件易于查找和提供使用，電子文件歸檔目錄的備注欄中注明相應(yīng)的紙質(zhì)文件的檔案號(hào)及存放地址，以便利用時(shí)相互參照。

4結(jié)束語

總之，紙質(zhì)文件和電子文件共存的狀態(tài)是長(zhǎng)期的，動(dòng)態(tài)的，要在堅(jiān)持做好紙質(zhì)文件管理工作的同時(shí)，努力適應(yīng)電子文件給檔案管理工作帶來的新變化，積極主動(dòng)地開展電子文件的收集，整理，歸檔工作，為檔案數(shù)字化做好基礎(chǔ)性的準(zhǔn)備工作。

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