全球能源互聯網趨勢下的電力工程檔案收集工作

倪向萍 唐寧 劉搏晗

[摘 要] 全球能源互聯網實質就是“特高壓電網+智能電網+清潔能源”。在電網工程項目建設的過程中產生大量的各種形式和載體的文件材料，引領檔案工作走向國際化，為檔案和檔案管理提供了新的研究領域和發展契機，而如何做好文件材料的收集歸檔是檔案工作的重中之重，是建設檔案國際化管理體系的基礎。本文闡述了全球能源互聯網背景下關注電力工程檔案收集工作的必要性，并有針對性地提出了電力工程檔案收集工作的幾點建議。

[關鍵詞] 全球能源互聯網；電力工程檔案；檔案收集

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 13. 074

[中圖分類號] F426.61；G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2018）13- 0165- 02

0 引 言

全球能源互聯網是以特高壓電網為骨干網架（通道），以輸送清潔能源為主導，全球互聯的堅強智能電網。在構建全球能源互聯網過程中形成的各種形式和載體的文件材料是寶貴的、真實的原始記錄，具有重要的憑證價值和情報價值。檔案是否收集齊全、內容是否準確會給工程質量、工程竣工后的運行以及設備的管理帶來影響，關系到全球能源互聯網的順利搭建及后期運營，因此，電力工程檔案的收集工作極其重要。

1 全球能源互聯網趨勢下重視電力工程檔案收集的必要性

1.1 全球能源互聯網加快電力工程檔案管理國際化進程

檔案管理國際化理論研究已經很多年了，我國檔案管理國際化進程在緩慢進行之中，如今，全球能源互聯網的提出使我國檔案管理的國際化進程向前邁了一大步。首先，新形勢下的國外電力工程建設日益增加，電力工程所擔負的供電任務越來越艱巨，相應地，電力工程檔案的種類、數量日益繁多。其次，考慮到國內與國際的接軌，且信息化技術給檔案管理帶來的真實性挑戰和全程管理的全球化對策需求，對境外檔案加強管理迫在眉睫。最后，全球能源互聯網要求電力工程檔案實現國內外一體化管理。

1.2 各國檔案收集范圍不同

國外電力工程項目在建設過程中的機構設置、過程控制、工作方式及關注重點等方面與國內存在差異，導致電力工程檔案內容不同。在機構設置方面，國內有監理單位負責對工程建設進行第三方監理，其在工作過程中形成的規劃、實施細則、有關質量問題的報告及會議紀要、各類處理意見、通知等均應作為檔案妥善保管。而國外沒有監理單位，與國內相比，監理資料這部分是空白的。在圖紙設計方面，國內有專門的圖紙設計部門，負責本單位圖紙設計工作，圖紙完成后由設計部門歸檔到本單位檔案部門。國外則聘請專業的咨詢公司，由建設單位提出需求，咨詢公司負責設計出圖，圖紙打印多套，由各相關單位保管。在過程控制方面，國外所有工序都沒有轉序環節，如澆筑時業主單位會在現場看著操作，因此，在管理過程中形成不同的文件材料。

1.3 跨國收集難度性加大

根據以往檔案管理工作的經驗，收集工作在檔案管理各環節中的可操控性相對最差，完成率也相對較低，而跨國檔案管理的特殊性則加大了收集的難度，主要表現在以下幾個方面：跨國電力工程檔案種類繁多，有些情況下，一份檔案材料的形成既涉及國內，也涉及國外，需要一手抓國內的收集，一手抓國外的收集，二者兼備才能保證項目檔案材料的齊全、完整和有機聯系；駐外機構類型多樣，在人員規模、機構設置、投資形式等方面存在很大的差別，在制定文件材料歸檔制度時需要考慮多樣性，根據需求制定多個不同版本，避免一刀切；電力工程項目駐外機構設置相對簡單，工作人員往往身兼數職，大多不可能設置專職檔案員；駐外機構人員流動性相對較大，崗位調整勤，如果檔案資料交接不及時，容易造成檔案資料的丟失；由于各國信息化水平不同導致的檔案載體形式的多樣化，也應在收集歸檔工作中考慮到；此外語言文字的多樣性也客觀地增加了檔案收集的難度。

2 全球能源互聯網趨勢下電力工程檔案收集的幾點建議

鑒于上述電力工程檔案的特點，電力工程檔案的收集工作應從以下幾方面入手：

2.1 樹立和培養檔案國際化收集觀念

隨著全球能源互聯工作的推進，檔案主管部門應加大宣傳力度，使電力工程檔案工作者的國際化檔案意識進一步提高，正視國內外檔案內容的差異和收集工作的難點。在收集范圍上，不管從理論還是從實際工作中，檔案工作者已經習慣國內檔案收集范圍，而各國電力工程項目檔案內容卻不盡相同，有些國家檔案的收集范圍小于國內，這樣理解和操作起來相對容易；有些國家檔案的收集范圍大于國內，需要檔案工作者學習和了解該國的工程管理知識，從業務中尋找突破口，從而歸納總結檔案收集范圍，并隨著業務的變化及時做出調整，這種情況對檔案工作者的知識和能力要求較高。在質量要求上，國內電力行業已形成適應我國國情的標準規范和操作準則，如在工程籌備初期便提出歸檔文件材料的用紙標準、行文格式以及編號、編目、裝訂的形式等，這一做法也會得到相關單位的支持和配合；而國外電力工程建設過程中形成的各種形式各種載體的原始記錄是在各國國情條件下形成的，其記錄形式和載體質量也會千差萬別，要求檔案工作者具備去粗取精和去偽存真的態度和能力。在歸檔時間上，應充分考慮國外電力工程受政策、氣候等條件的影響定期或者不定期收集歸檔文件。因此，作為檔案工作者應端正態度，正視差別，尋找收集工作中的不同點，制定適合各國國情的、多元化的電力工程檔案收集策略，確保檔案收集的齊全、完整和準確。

2.2 明確管理職責，強化監督管理

貫徹執行檔案工作“三納入”“四參加”制度。將國外電力工程文件材料的形成、積累、歸檔工作納入電力工程項目建設計劃和內控管理制度，納入項目領導議事日程，納入駐外項目部的職責范圍和工作人員的崗位責任制。有條件的單位設置檔案部門，沒有條件的單位應至少設置專門的檔案管理崗，檔案工作人員需參加產品定型會、科研課題鑒定會、設備開箱驗收會、基建工程竣工驗收會等。檔案和工程主管單位強化全過程管控的框架設計，抓住重大節點和關鍵環節，檢查人員親臨工程現場，監督各參建單位完成項目文件材料的歸檔工作，并督促各參建單位開展自查自檢，發現問題及時整改。此外，應將國外電力工程檔案工作情況作為電力工程項目部負責人離任審計和項目結束審計內容之一；將檔案資料交接作為國外項目工作人員工作交接內容之一，檔案交接不清，不得離開原工作崗位；員工（特別是外籍員工）上崗前必須與建設單位簽訂保密協議。

2.3 建立健全文件材料收集規范

電力工程檔案收集規范包括工程施工現場資料管理規范、電力工程檔案收集歸檔規范。施工現場資料管理規范用于現場施工階段指導和約束參建單位如何收集、積累項目文件材料，規范中應明確對各參建單位業務人員和檔案工作人員的日常工作要求；現場資料收集范圍應包括但不限于檔案收集歸檔范圍，如往來函件、工作聯系單、專題會議紀要等過程性文件；文件屬性包括不限于原始記錄，即凡是工程建設階段有查考利用價值的掃描件、復印件等均需妥善保管；工程資料收集工作應與工程施工進度保持一致；規定關鍵節點的檔案資料檢查工作，如收集是否及時，文件材料完整程度，文件材料內容是否符合工程建設要求，簽字等手續是否齊全等，可參考工程資料檢查辦法。電力工程檔案收集規范是文件材料收集積累的依據性文件，主要內容包括歸檔文件材料的管理職責、質量要求、收集范圍、方式等。在全球一體化背景下，應全面考慮傳統電力工程文件材料收集積累與跨國收集工作的區別，深入研究各國差異性，采用符合當地需求的管理措施，做到差異細節化，提高規范實操性。針對境外人員流動性大的特點，可以采取隨時收集、跟蹤收集、定期收集、重點收集多管齊下的方式，確保歸檔文件材料的齊全完整。此外，跨國收集的特點是在規范中側重于對檔案工作人員的要求。

2.4 利用檔案管理系統進行半自動化收集

國內電力工程檔案收集工作已相對成熟，尤其是檔案信息化的發展，為電力工程檔案管理工作提供了便利。國外電力工程檔案收集工作可以借鑒國內已有的歸檔模板，即檔案工作人員通過調研制定出文件材料收集范圍，將收集范圍嵌入檔案管理系統，符合收集范圍的電子文件流轉到檔案管理系統前端，系統自動判斷是否符合收集范圍，符合的電子文件自動收集歸檔；檔案工作人員將紙質文件題名、關鍵詞、責任者等內容輸入歸檔模板檢索界面，檢索出結果的符合收集范圍，無結果的不屬于收集范圍。利用歸檔模板既能做到符合收集范圍的電子文件及時收集歸檔，又能做到指導檔案工作人員收集紙質文件材料。

從全球能源互聯建設的實際出發，電力工程檔案利用檔案管理系統進行半自動化收集，一方面需要檔案工作人員深入調研，制定出一套國際通用的電力工程文件材料收集模板和具有各國特色的多套電力工程文件材料收集模板，可采用0+n的模式，即電力工程檔案收集范圍等于通用模板+專屬模板；另一方面需要檔案工作人員提高個人知識水平、電力工程管理業務能力和檔案信息化能力，從而準確判斷并及時收集各類文件材料。

在全球能源互聯網趨勢下電力工程文件材料更加分散化和多樣化，要從各個方面加強電力工程文件材料的收集工作，使其逐步走向標準化和國際化，為電力工程檔案其他管理工作打下基礎，從而更好地為電力建設服務，為國家和社會服務。

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