試論如何提高辦公室工作效能

刁潔

中圖分類號：F272 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2018）8-223-02

摘要 綜合辦公室是單位管理系統中的一個綜合職能管理部門，在單位管理中占據核心樞紐地位。進入新時期后，單位在管理實踐中，管理職能在擴大，管理內容在增多，從而給綜合辦公室的工作效卒提出了更高要求。本文從綜合辦公室工作效卒提高的重要性出發，探究綜合辦公室改進工作效率的途徑方法。

關鍵詞 綜合辦公室 工作效率 途徑

綜合辦公室在單位管理中起到了承上啟下，連接內外的窗口作用，在單位管理中的重要性日益凸顯。綜合辦公室管理質量水平直接影響到單位日常運營，隨著各單位深化改革，綜合辦公室的工作效率成為了衡量單位整體管理水平高低的重要指標。因此，探究綜合辦公室工作效率提升的途徑方法就成為單位管理人員致力研究的重要課題。

一、提高綜合辦公室工作效率的重要性分析

（一）綜合辦公室管理模式深化發展的必然要求

進入新時期后，單位發展持續推進，與此同時，綜合辦公室在管理內容上逐步增多，管理刊象更加廣泛，由此也對綜合辦公室管理工作提出更高要求。在此背景下，綜合辦公室管理模式得以深化發展，客觀上要求綜合辦人員要秉持創新及發展觀念，不斷提升工作效率，改善服務質量，以應對單位面臨的新形勢，促進單位穩定發展。

（二）綜合辦公室持續發展的內在需求

綜合辦公室作為單位管理的樞紐，上連黨政，下接群眾，是內外溝通的橋梁和窗口，具有信自參謀、協調組織、公文處理、督查管理、信息溝通、服務接待等職能。基于綜合辦公室的特殊性，要有效促進綜合辦工作的穩步開展，需要綜合辦公室著力提高其日常工作效率，實現自身的可持續發展。

二、綜合辦公室工作效率提升途徑探究

（一）完善管理制度建設

綜合辦公室各項職能的開展離不開管理制度的有效保障，制度作為一種管理依據和準則，是綜合辦公室工作效率得以提高的基礎和前提。從綜合辦公室的工作內容可以看出，紛繁復雜的工作如脫離了制度約束，會使其呈現出雜亂無章的管理亂象。因此，完善管理制度，對綜合力、工作方法和步驟加以規范，才能切實保障綜合辦公室充分發揮其職能，有條不紊地開展各項工作。

在管理制度的建設上，一方面要結合單位新時期改革發展形勢及工作任務，因地制宜地制定相關管理條例，促進綜合辦工作的規范化、制度化；另.方面又要借鑒吸收優秀管理經驗，對管理制度進行動態建設，在不斷完善中增強管理制度與綜合辦工作內容的匹配性和適用性。

（二）強化責任意識，提高服務質量

首先，強化綜合辦人員的責任意識。責任意識作為個體來說，是其工作生活中的一種必備素質，作為綜合辦工作人員來講，責任意識更顯重要。綜合辦公室的工作內容較為繁雜，一方面要對上級進行工作匯報，另一方面又要對下級傳達相關政策決定，同時，又要肩負信息傳遞及反饋的任務，每一方面都需要仔細認真落實。在這種工作環境中，如果缺乏責任意識，各項工作必然無法正常推進，反之，只有具備強烈的責任感，才能秉持認真負責的態度，順利完成各項工作內容。

其次，要提高綜合辦公室的服務質量。綜合辦公室自身具有服務職能，因此，綜合辦工作人員在開展工作過程中應貫徹以人為本思想，提高服務的主動性和自覺性，真誠、細致、嚴謹地做好各類服務工作。在內部工作中，對待同事及公務要做到公正、公正、透明，在有條不紊地開展工作過程中，提高工作效率。

最后，辦公室人員的辦事效率在很大程度上取決于工作計劃的制定。所謂計劃，也就是要對自己接下來進行的工作做到心中有數，了解在什么時間具體做什么事情，防止臨時抱佛腳現象的發生。工作計劃既有文字性的，也有銘記于心的。具體工作內容可能發生諸多變化，只有提前做好預測，才能應對一些臨時發生的、極為被動的情況，收到意想不到的效果。從表面上看，計劃不可能盡善盡美，但是一個工作概要就可以使后續工作變得得心應手。在現代的管理制度和模式中，計劃顯得極為重要，占據重要的地位。在不同的時間段制定不同的工作計劃，如日計劃、周計劃、月計劃、年計劃等。除了一個較為系統的、長遠的計劃外，還要近期的工作計劃及安排。計劃要按照事情的輕重緩急進行安排，將最重要的事情安置在最為關鍵的位置，將所有精力都分配到這項工作中，并從各方面去支持和協助。

（三）注重綜合辦公室人員綜合素質的提高

綜合辦公室工作效率的提高離不開工作的“人”這一根本要素，因此，要保障綜合辦公室工作效率，需要著力提高工作人員的素質能力。

第一，強化政治理論學習，在政治覺悟、政策分析、政治鑒別等能力上加以提高，從而使自己能夠明確社會發展方向，以點帶面，提綱契領，促進其個人素質的全面提升。

第二，以業務學習為重點，通過提升業務水平，提高其處理事務的效率，進而促進綜合辦工作效率的提升。要有效提高綜合辦工作人員的業務能力，應注重對其開展定期培訓工作，豐富創新其工作思路、方法，提高欺戮胡關系實際的能力。

從點滴做起，做到一絲不茍。辦公室的工作紛繁復雜，既有決策性的大事，也有細微的小事，都要做到認真負責，否則會影響整個團隊的工作效率。由于工作范疇廣，事情涉及方方面面尸攀蠔腦子是記不住的。這時最原始的辦法就是用筆記錄。記錄的主要內容包括：日常活動、單位重大事件、領導安排的事情、自己認為即將發生的事情。將近期的事清記錄下來以后，要定時翻看。先辦最急的事情，而后按照計劃逐一完成。對于上級交代的事情要標注清楚，及時匯報完成。詳細記載事情發生的幾要素，辦完一件消除一件，爭取做到不掉事。為了防止忘記某些事情，要注意幾點：想起一件，立即執行；能在短時間完成的事情要即時就辦，防止被其他事情干擾而忘記；當日的事情盡量做到當日畢，防止第二天忘記。

第四，綜合辦公室工作人員要強化個人素養，一方面形成善交流、懂禮貌的個人魅力，另一方面樹立自身正派、樂觀、積極的工作面貌。

（四）加強綜合辦與其池部門間的溝通

首先，綜合辦要做好對外工作。綜合辦的對外工作一方面是做好與上級管理部門的協調溝通，即做好縱向協調；另一方面又要強化與同級單位之間的交流溝通，即做好橫向協調。通過兩方面的協調工作，獲取各方對其工作的理解和扶持。

其次，綜合辦要注重增強內部間的溝通協調。綜合辦內部各個崗位承擔著自身的工作內容和職能，但隨著綜合辦管理及工作模式的轉變，在開展工作中通常需要各個部門及崗位協調配合，才能有效完成工作任務。在此背景下，綜合辦要著力探索并建立內部交流溝通體系，調動起各個崗位的工作自主性，在交流、協調、配合中高效地完成工作任務，達到提高綜合辦公室工作效率的目的。

（五）與時俱進，實現綜合辦公室工作形式的創新發展

綜合辦公室重要的工作內容之一是進行公文處理，以往在公文處理及傳遞上通常采用紙質形式，一方面存在傳遞不到位，文件遺失的風險，另一方面不符合當代提倡建設節約型社會的要求。因此，適當使用諸如網絡辦公軟件，可以保障公文傳遞及處理方便快捷，便于對其進行同步，跟蹤，確保文件的安全性。此外，采用現代化的通信工具，如單位內部局域網及QQ群，可以節約通知時間，實現綜合辦公室工作形式的創新化發展。

三、結語

在進入社會發展新時期后，綜合辦公室的工作效率就成為了綜合辦公室管理水平的重要參考指標。要提高綜合辦工作效率，需要從制度建設、人員建設、部門協調推進、工作形式的創新等方面加以強化，促進綜合辦工作效率和管理水平的不斷提高。

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