基于特殊載體企業檔案管理的思考

孫巧玲

中圖分類號：D641 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2018）8-226-02

摘要 企業檔案管理現代化是隨著企業自身科技發展逐步實現的，計算機技術的發展和企業信息化工作的推進，給傳統的檔案管理帶來了發展的機遇，同時又提出了嚴峻的挑戰。本文深討了基于特殊載體，使得企業檔案管理適應企業信息化發展的需要。

關鍵詞 特殊載體 企業 檔案管理

隨著企業信息化的發展。特殊載體檔案已經在企業信息資源中占有舉足輕重的地位，在企業發展中越發顯現出直觀、形象、迅速，易于檢索、拷貝等優勢。成為檔案資源管理創新和優化館藏的重要內容。同時，對檔案信息管理與服務拓寬了新領域，提出了新課題。

一、特殊載體檔案管理現狀

（一）特殊載體文件管理分散

特殊載體檔案分散管理大致可歸納為三種模式，一是由專業技術部門集中管理。其理由是技術部門設備齊全，硬件更新周期短，資金落實到位，并且控制著大量數據運行，有利于保護檔案資源和解決復雜的技術性問題。二是由各部門分頭管。理由是控制的一體化辦公產生的文檔資源專業性強，調用文件方便，因此，主張自我管理，不愿撒手。三是由檔案部門管。集中統一管理檔案是檔案工作的基本原則。實行檔案部門的集中統一管理，有利于從檔案專業的視角出發，并納入規范化管理軌道，有利于檔案的安全保管和有效開發利用。

（二）特殊載體檔案缺乏統一分類

在特殊載體文件（檔案）管理中，缺乏統分類，沒有統一的規范和標準，不利于特殊載體檔案管理的連續性、規范性和科學性。缺乏獨立的分類體系和管理方法。

（三）缺乏特殊載體檔案統一的管理制度

不少單位對新型載體檔案的歸檔沒有形成意識，沒有完整的、科學的管理體系和機制，沒有制度約束，沒有成熟的管理經驗和辦法。有些檔案人員對這一新的領域涉足不深，對于光盤等特殊載體檔案存在不同程度‘不愿管”、“不能管”、“不敢管”、“不會管”的疑慮，造成許多電子文件、歸檔光盤等自生自滅和管理失控。沒有可操作性的檔案管理規范，難以規范人們辦事程序和行為方式。因此，特殊載體檔案管理制度的建設，就顯得十分必要和迫切。

二、關于對檔案工作現代化的理解

在對檔案工作現代化的理解問題上，非常認同將檔案工作現代化分兩個階段進行劃分的觀點；第一價段，計算機輔助檔案管理階段；第二階段，電子檔案工程階段。這種階段劃分，客現地將檔案工作現代化進展狀況和走向按任務的目的、方法、手段、特點以及理論不同加以區別，有利于規范和指導檔案管理現代化工作。

在計算機輔助檔案管理階段，對已歸檔的傳統檔案采用計算機模仿傳統手工工作方式，建立“計算機輔助檔案管理系統”，目的是仟發檔案信息資源，保護檔案原件。通過計算機輔助檔案管理系統，將紙制檔案模擬信息轉換成數字信息，實現了傳統檔案的數字化和電子化，因此也把檔案工作現代化的這一階段稱為傳統檔案的電子化工作階段，為建立檔案學新學利提供了新的思路。

在電子檔案工程階段，電子文件的誕生和企業信息化技術的發展，推動了電子文件的歸檔和電子檔案的管理，基于電子文件與紙質文件產生的機理不同，形成了電子文件特有的概念、定義和特征，改變了以傳觀念對電子檔案的認識和理解。電子文件的歸檔和電子檔案管理是在新的工作程序和工作方法指導下完成的。構成了新的管理模式。

三、制約企業檔案現代化的主要因素

（一）企業主業務信息化進程緩慢制約了檔案管理現代化

對于企業來說，檔案管理必須和企業的主業務信息化進程協調一致才能得到發展，否則檔案部門配備再先進的計算機設備，而主業務部門不用計算機生成文件，也不能實現電子檔案工程階段，只能實現計算機輔管理階段。

（二）企業信息化所需的硬件投入不平衡制約了檔案管理現代化

很多企業對文件形成部門和檔案管理部門不統一規劃，不同步解決文件生成和文件歸檔的設備條件。造成用計算機生成的文件無法用電子版本形式歸檔，仍采用紙質文件形式歸檔，其結果是：已形成電子文件不及時歸檔，既造成浪費又不安全，相當于把傳統的資料室擺到了科技人員的桌面上。

（三）企業檔案人員素質偏低制約了檔案管理現代化

在很多企業中，真正有檔案專業管理特長又精通計算機應用的復合人才非常匱乏，近幾年分到企業中的檔案專業大學生雖然具備檔案管理和計算機應用基本素質，介是因對收入和工作條件不滿意，紛紛跳糟，致使檔案人員從年齡上煌檔，從技術上缺少新矢幣只，影響了檔案管理現代化。

四、特殊載體檔案的利用

由于特殊載體檔案的自身特點，為了能夠安全有效的保護和利用特殊載體檔案，應專門建立科學合理的借閱利用制度和審批手續。磁勝載體檔案應一式兩份歸檔，一份作為到存保管，不得外借；一份作為日常利用，對利用率高的檔案還應另外制作復制件，以延長原件的使用壽命。

檔案部門應編制特殊載體檔案總目錄及分類目錄等必要的檢索工具，積極為利用者提供服務，建立健全利用效果登記制度，以掌握利用者的利用和信息反饋情況，及時調整和不斷改進特殊載體檔案提供利用工作。

五、推進企業電子檔案的思考

（一）與時俱進，用企業信息化帶動檔案管理現代化

企業信息化是企業發展的需要，與時俱進，不可過于超前，也不可過于滯后。因為檔案管理過于超前會使投資短時間內發揮不了作用，過于滯后會限制企業主業務的信息進展，隨著企業信息化工程的進展，同步帶動檔案管理現代化是檔案現代化進程的最佳切入點。

（二）因地制宜，開展電子檔案管理

由于不同的企業在信息化改造方面有一定的差異，因此檔案部門就要按本企業和本部門的資源狀況，因地制宜開展電子檔案管理，逐步實現紙質檔案向電子檔案的過渡。對于企業信息化進展較快，檔案部門計算機軟硬件配備較強的部門，責無旁貸地承擔了檔案管理方式改革的排頭，他們正在探索和研究著檔案管理新模式、新方法，并適時總結經驗。為整個企業制定通用的電）二檔案管理制度和程序奠定基礎。

（三）關于推進企業電子檔案管理的切入點

根據企業產品的特點和性質，推進企業電子檔案的切入點應是科技檔案。

因為在變壓器制造中，主業務是變壓器產品的設計、材料采購、制造過程。應以變壓器設計中的CAD開始，逐步完成變壓器生產各階段的科技檔案的錄入。隨著辦公自動化和財務電算化等業務的逐步開展，也相應開展文檔、財務檔案的電子檔案管理。

（四）抓緊組織制定電子檔案管理法規和制度

電子檔案與傳統的紙質檔案相比，由于產生方式不同，載體不同，要推行電子檔案就必須配以新的管理制度，例如文件分類、歸檔、組卷、保存、借閱等具體規定。新的電子檔案管理制度盡決出臺將推進加快電子檔案的速度。

（五）加強企業間的檔案管理技術交流，推動電子檔案工作

檔案管理現代化是新世紀技術進步的新生事物，具體實施和進展中有各種各樣的問題和攔路虎，為集思廣益，建議組織各企業間檔案管理者之間的技術交流與學習，推動和促進檔案管理的現代化。累計糾正3件史實經歷，為史志、年鑒等其他工作提供照片、影像資料等累計千余卷。

（六）不斷完善特殊載體檔案規范化管理機制

隨著企業現代化管理進程的不斷深入，現代技術發展迅速、新型載體更新決，必項從檔案管理規范化入手，以現代化為目標，建立特殊載體檔案管理規范化新機制。在特殊載體檔案的形成、歸檔、保管、利用等各個環節，實施全過程管理的理念，使之制度化、規范化、標準化。一是建立特殊載體檔案管理標準化工作機制。特殊載體檔案與傳統紙質載體檔案有很大的區別，它需要技術部門、管理部門等多單位的密切合作，才能做好這一工作。二是建立特殊載體檔案規范化管理機制。由于特殊載體檔案的形成和紙質檔案的形成一樣與有關部門有著密切的聯系，因此，特殊載體檔案的歸檔也要形成制度化和程序化。