大數據時代下的檔案管理工作

陳敏雪

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2018）8-230-01

摘要 檔案管理是一項系統且專業的工作。本文分析檔案管理工作在大數據時代背景下存在的突出問題，探討如何建設電子數據管理系統，運用數據管理技術手段，使檔案管理工作與時俱進。

關鍵詞 大數據 檔案管理 信息化建設

近年來，政府和各行各業廣泛支持并運用大數據技術，這對我們行業轉型升級、社會經濟發展等各方面都產生了深遠的影響。大數據技術是對海量、動態的數據進行分析處理，從而獲取有效的信息；而檔案管理工作是以保存大量資料并為其他各項工作提供相應材料的一項重要工作。因此，傳統的檔案管理與大數據有著相似的特征，都是各類數據的集合。隨著大數據時代的到來，一定要開辟檔案管理電子化工作的新局面。檔案管理電子化、信息化的管理趨勢成為當前各行各業研究的一個重要課題。

一、當前檔案數據管理工作存在的問題

1、對檔案數據管理工作不重視。傳統的檔案管理面對的都是一個個沉甸甸的檔案柜和各類如山堆積的文件資料，在大多數人的認知上，都覺得檔案工作就是資料登記、存放保管的簡單事務工作，沒有技術勝可言，只要能夠滿足資料查閱、不遺失、不泄密，就是一名合格的檔案管理員了。因此，在很長的時間里，這都是一項很容易被各單位領導忽視的工作。

2、檔案電信息化水平不高。隨著信息技術的飛速發展，數據存儲電子化和智能化水平在社會各個領域應用已非常廣泛。但是，很多單位檔案管理工作還停留在紙質文件資料的管理和保存層面，沒有建立起完善的文件檔案和電子檔案共存互用的現代化管理水平，對于一些關鍵檔案信息查詢還要依靠原始的人工查找，不能實現系統的智能檢索和查詢。還有些檔案庫雖然配置了計算機設備，但在軟件系統應用上水平不高，多數仍以單機保存為主，僅實現簡單的目錄檢索和資料查閱，沒有從大數據技術手段上挖掘數據價值，更談不上大數據時代信息的深度“加工”和數據的“增值”。

3、高素質檔案管理人員缺乏。目前，很多單.位沒有專職的檔案管理人員，只是由文秘或機要崗位人員兼任；或有專職檔案員的，也沒有經過信息化技術的培訓。這導致懂檔案管理的人員，不懂電子計算機技術，無法熟練的運用信息化手段；懂得電開計算機技術的人員，又不會詳細地去學習檔案管理的專業知識、管理手段。這成了檔案管理工作中的一塊“頑疾”。

二、加強檔案大數據管理工作的一些舉措

隨著信息化程度的不斷提高，大數據在工作、生活中發揮的作用也日益顯著，檔案管理一定要緊跟時代的步伐，促進檔案大數據管理的新飛躍。下面以文書檔案為例提出幾點在檔案數據管理工作方面的有效舉措：

1、加強檔案電子化建設，建立檔案數據管理統一的標準和規范。首先，應成建立電子檔案開始考慮，從文件流轉過程中控制，將文件起草、簽發、辦理、歸檔等過程完整記錄形成電子檔案，重視電子檔案的歸檔工作，并統一建立電子檔案存檔的標準和規范，建立符合本單位要求的檔案數據標準。其次，要建立全文數據庫搜索引擎，制定統一的數據管理體系，運用信息技術實現檔案數據的查詢、統計、檢索和利用。

2、改變傳統模式，優化檔案數據結構。大數據技術的核心是優化數據結構、快速提取數據價值。同樣的，在檔案數據庫中，如何制定大數據庫的建設方式，分析利用檔案數據價值，就是大數據檔案建設的核心工作。所以，在檔案大數據庫的建模階段，可以按照多種類型和價值鑒定方式對檔案數據進行分析，優化檔案數據建檔結構是將來大數據價值分析利用的關鍵。

3、提高檔案管理人才隊伍的信息化水平。“如果一份工作對它有利，它肯定是第一工具。”人才隊伍是檔案管理工作能夠快速提升的先決條件，在熟練掌握檔案管理所必須具備的技能上，必須加強檔案管理人員的信息技術培訓，提高對檔案數據的分析、處理、開發及再浦乍用的能力。

4、大力推進和推廣檔案數據平臺應用。建立數據庫、完善檔案制度、搭建應用平臺，都只是為了更好更便捷地保管及利用檔案，告別傳統繁瑣的檔案查閱方式。但使檔案材料切實為人所用，充分發揮其在科技發展、歷史傳承、文化傳播等方面的突出作用，更要注重大力推進和推廣檔案數據平臺的應用，使社會各界了解檔案數據，同時托管檔案管理平臺、手機APP等工具，實時學握各類檔案資源，真正實現數據信息共享。

三、結語

大數據時代已滾滾而來，檔案管理工作也要融入到大數據的潮流中。因此，在發展檔案大數據管理的進程中，各單位要加大力度組建專業的檔案員隊伍，建設起涵蓋各種資源的大數據中心，完善數據交換標準和數據歸檔機制，向社會各界推廣數據平臺的應用，全面促進檔案資源更有效的利用。