關于提高檔案管理工作效率的思考

宋偉

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2018）8-255-01

摘要 隨著我國經濟水平的不斷提高，目前很多單位在進行檔案管理的時候還是采用傳統的方式，這樣就會導致檔案管理工作的效率比校低。本文主要分析了目前檔案管理工作中存在的問題，并提出了相應的解決措施。

關鍵詞 提高 檔案管理 工作效率 思考

一、當前檔案管理工作中存在的問題

（一）工作人員綜合素質有待提升

很多單位的負責人沒有認識到檔案管理工作的重要性，因此也沒有足夠的重視。導致在招聘檔案管理人員的時候沒有對專業性做出要求，這些人員在進行檔案管理的時候只是將其堆放在架子上或是放在檔案盒里，沒有對檔案進行科學的整理和規劃，導致在實際工作中不能充分發揮出檔案的作用。一些檔案管理人員的素質比較低，工作態度不認真，很難有效的對檔案進行管理。單位發展的過程中涉及到的檔案比較多，繁多的檔案對管理人員提出了更高的要求，如果檔案管理人員的綜合素質比較低的話，那么就不能有效的解決檔案管理過程中發生的各種問題，從而降低檔案管理工作的效率。

（二）相關管理軟件普砌變不高

隨著科學技術的不斷發展，很多單位在進行檔案管理的時候都使用到了計算機技術。但是一些檔案管理人員已經習慣了傳統的檔案管理方式，不能適應新的技術。這樣就會導致一些單位仍然在使用傳統的紙質檔案，但是隨著經濟的不斷發展，檔案的數量越來越多，如果使用傳統的紙質檔案進行整理和查閱，十分不方便。

（三）利用率低及重復歸檔問題

很多單位在進行檔案管理的時候使用的都是比較傳統的管理制度，傳統管理制度中進行借閱的的時候步驟比較多，比如借閱的時候首先應該填寫檔案借閱表，然后由主管部門領導審批，檔案管理員復核之后才能進行借閱，一些人員想要查看檔案的時候往往會由于借閱比較麻煩而放棄借閱，這樣就使得檔案的利用率大大降低，不能充分發揮出檔案應有的價值。根據紙質檔案相關管理辦法，某些文件需要永久保管，這樣一級單位和二級單位都會保存同一份文件，這樣在若干年后進館的時候就會出現重復歸檔的問題。

二、關于提升檔案管理工作的思考

（一）提高檔案管理人員的綜合素質

要想保證檔案管理工作效率有所提高，首先應該提高檔案管理人員的綜合素質。首先應該保證檔案管理人員具有一定的專業性月卜目還要定期的對檔案管理人員進行知識技能的培訓，使得檔案管理人員的技能水平不斷提高。要讓相關人員認識到檔案管理工作具有一定的復雜性和重要性，使得檔案管理人員的責任意識有所提高。同時還應該定期的對檔案管理人員的專業技能進行考核，并實行一定的獎懲制度，激勵檔案管理人員的工作積極性。

（二）強化與檔案管理工作有關軟件的開發

目前很多單位的檔案管理內容比較多，如果還使用傳統的管理方式，就會使檔案管理工作的效率降低。現在一些先進的計算機軟件不僅可以實現檔案的查閱，還可以高效的對檔案進行管理，比如實現一些收集、分析等技術性的工作，充分發揮出計算機軟件的作用。因此要大力加強計算機軟件技術的使用，并且加大相關資金的投人力度，積極的開發出適合檔案管理工作的計算機軟件，使得檔案管理工作的效率有所提高。

（三）提高檔案的利用價值

隨著時代的不斷發展，傳統的紙質檔案也逐漸暴露出了很多的弊端，使用紙質檔案需要浪費大量的紙張，不符合現在生態環保的理念，而且檔案管理人員在進行檔案整理以及存檔的時候，經常需要花費大量的時間。一些人員需要借閱檔案的時候會由于比較繁多的傳統借閱流程而放棄借閱，這樣也會使檔案處于長期無人問津的狀態，降低檔案的利用價值。因此要加強對檔案管理人員的計算機使用培訓，逐步用電子檔案代替紙質檔案，這樣進行檔案整理和使用的時候只需要通過計算機就可以完成，充分發揮出檔案的利用價值。

（四）完善檔案管理相關制度

雖然很多單位已經意識到檔案管理的重要性，并且也建立了一些檔案管理制度。但是在實際的工作中，除了相關制度不完善之外，檔案管理人員的執行力度比較低也是一個重要的問題。相關單位需要借鑒國內外比較先進的檔案管理方式，將一些比較繁瑣的方式進行精簡，建立起比較高效完善的檔案管理制度。因此在建立完善的檔案管理制度前提下，要讓檔案管理人員學習相關的法律法規，學習其他單位先進的理念和好的做法，讓檔案管理人員能夠懂得守法，并且進一步提高制度的執行力。

（五）加強檔案管理的意識

目前很多單位的檔案管理意識比較淡薄，使得檔案管理工作不能有效的進行，因此要通過加強檔案管理的管理意識來提高檔案管理工作的效率。通過培訓學習的方式讓相關人員了解到檔案管理對單位發展的重要性，并且除了提高單位管理者的意識外，還應該加強檔案管理人員的相關意識，充分的發揮出檔案的價值。

三、結語

檔案管理工作影響著單位的正常運行，隨著科技的不斷發展，傳統的檔案管理工作已經不能滿足辦公自動化的需要。單位要加強對檔案管理人員的專業培訓，并且積極的使用一些先進的管理軟件，使得檔案管理工作的效率得到提高，充分發揮出檔案的價值。

參考文獻：

[1]劉淑仙.關于如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].人才資源開發，2015 （24）：158-158.