精細化理念在辦公室管理中的應用

聞鈺婷

中圖分類號：F270 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2018）8-263-01

摘要 精細化管理理念應用到辦公室管理中，是辦公室管理工作適應企業轉型發展新任務、新形勢與新要求昕作出的重大嘗試，更是全面提高辦公室整體綜合管理水平和服務效能的必經之路。因此本文通過分析精細化理念在當前辦公室管理中應用的必要性，從而提出如何有效地將精細化理念落實應用在辦公室管理當中，以供同行們借鑒參考。

關鍵詞 精細化理念 辦公室管理 應用

隨著我國市場經濟的迅速發展，各大行業內部競爭愈發激烈，企業除了需要提高自身產品的質量以外，還需要不斷提高內部管理水平。因此，企業為了內部管理的高效性，精細化管理理念順應而出，精細化管理是一項社會分工；細致且服務較優的管理模式，具有一定的科學性和明確性等特征。辦公室作為企業內部協調和管理的重點，是負責溝通上下、協調左右并保證企業工作順利運轉的核心和樞紐。在辦公室管理中充分應用精細化理念，不僅能夠提升工作質量和辦公效率，也更能夠減少辦公室處理事情所需要的時間和資源，同時還大大提高了企業的市場競爭力水平。

一、辦公室管理工作引入精細化理念的必要性

（一）市場經濟發展的必然要求

社會主義市場經濟的發展必然帶動各行業的創新和改革，同時，不同規模企業的出現也必定引發企業之間的激烈競爭。因此企業除了要不斷加強自身技術水平且提高產品質量以外，還需要加大自身內部管理的力度，避免辦公室工作由于權責不明和制度缺陷等原因帶來辦公效率低下或形象不佳等不良影響，最終阻礙辦公室管理工作職能的有效發揮。

此外，定位精準、分工明確且管理細致的精細化管理對辦公室管理工作有明顯的促進作用，可以有效應對當前企業辦公室管理工作中出現的分工模式單一和制度約束力低下等問題，從而有效提升辦公室工作效率，協調部門工作提高企業整體工作水平，并進一步完善企業形象。

（二）對企業整體發展和競爭力提升有重要意義

辦公室作為一個企業的綜合性部門，是企業內部行政管理和事務性管理的重要組成部分，同時，市場競爭的日趨激烈和企業內的不斷發展也對辦公室管理工作也提出了更高的要求。因此，辦公室管理工作應該與時俱進，管理人員要不斷轉變管理理念，采取更適合和更科學的管理模式和管理理念，通過引人精細化理念更好地發揮辦公室的整體服務職能，全面提升企業辦公室的工作水平，從耐足進企業的整體發展。

辦公室職能的發揮水平和狀況直接影響了企業的整體工作成效，未徹底在辦公室管理工作中落實精細化理念將引發崗責體系缺失、權利責任無法落實、工作效率低下等不利現象，因此，精細化理念對于企業整體發展和提于境爭力具有很大意義，是提高辦公室管理效率和質量的最自接有效的方式。

二、辦公室管理中落實精細化理念的有效措施

（一）強化辦公室工作人員精細化管理意識和服務意識

在實際工作中，需要從每一位辦公室相關管理人員和工作人員的細節入手，不斷增強其服務意識，全面提升個人的綜合素質和業務能力；同時，需要辦公室人員掌握豐富的接待禮儀知識，還需要其奠定良好的心理素質和擁有高度協調能力，樹立服務創新意識，在開展服務工作時靈活應對各類問題和突發情況，運用精細化理念適應不同工作要求，及時改進工作中的不足之處，積極將被動服務意識轉變為主動服務模式。

（二）健全精細化管理制度

精細化管理理念下，需要構建基于企業實際辦公室管理需求的管理體系，通過專業性、細致性和科學性的崗位職責劃分工作內容，制定不同崗位的工作權責和考核指標，明確辦公室工作人員具體工作內容和項目，這樣才能保證辦公室各項工作井然有序進行，推動企業整體工作正常順利運轉。

另外，健全力、公室精細化管理制度，還需要設立辦公室日常和長期管理目標，培養辦公室人員的規章制度意識；通過完善細致的管理規章制度，確定各個崗位的工作內容、工作范圍和相互關系，不斷實現員工對于自身崗位職責的精準定位，從而充分保證辦公室工作的有章可循和穩定運行，進一步提升員工的精細化工作能力。

（三）建立辦公室管理工作考核體系

崗位責任的落實需要依靠科學的考核評價體系，合理的獎懲機制是對員工工作態度的有效激勵，因此，建立完善的辦公室管理工作考核體系能夠更好落實精細化理念，對辦公人員的工作業績進行更有效評估。在精細化理念的指導下，必須以精準、公平、全面和細致為原則基礎，精確檢驗工作結果，最大限度地保障號核評估體系的有效運行。

考核體系的項目需要根據不同企業的實際工作需求確立，大致分為業務工作和綜合基礎兩個類別，接著按照崗位責任書內具體的規定內容，科學分配各類工作成效所占的考核比例，在號核結束后基于結果對員工的崗位和薪資作出具體實際安排，發揮精細化管理的信息傳遞和反饋作用。通過上述方式建立的辦公室管理號核體系，能夠為企業推進辦公室精細化管理、提高整體行政職能發揮巨大作用。

三、結語

綜上所述，辦公室管理精細化是一種科學先進的管理理念和管理要求，更是一種全新的管理模式。辦公室管理工作作為企業信息交流溝通的中心樞紐，發揮著促進企業內各部門協調合作的重要職能。精細化理念的引入可以有效落實辦公室管理職責，將工作權責明確規范到個人，監督并整合管理中的問題與不足；通過精細化管理，不斷提升辦公室管理工作的積極性和工作效率，提高企業的內外市場競爭能力，從而打造更優秀的企業辦公室文化和良好的辦公環境。

參考文獻：

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